Odpowiedź:

Zakładając, że podatnik wykonuje działalność gospodarczą (tej informacji zabrakło w pytaniu), może zaliczać do kosztów uzyskania wydatki na samochód, którego właścicielem jest żona i bank. Zaliczenie do kosztów powinno następować w ramach kilometrówki.

Uzasadnienie:

Według zasady ogólnej wyrażonej w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f. – kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 u.p.d.o.f.
Powyższe oznacza, że aby dany wydatek mógł być zaliczony do kosztów uzyskania musi mieć celowy charakter, czyli po prostu być ściśle związany z wykonywaną działalnością gospodarcza. W przypadku samochodu ustalenie istnienia takiego związku jest wręcz prymitywnie proste – wystarczy, że podatnik używa pojazdu w celu dojechania na miejsce świadczenia usług.
Istotny jest jednak katalog wyłączeń. W myśl art. 23 ust. 1 pkt 46 u.p.d.o.f. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów (taki zapis jest w ustawie) z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Zgodnie z art. 23 ust. 5 i 7 u.p.d.o.f. przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
W efekcie podatnik może bez konieczności spełniania dodatkowych formalności zaliczać w koszty wydatki związane z użytkowaniem pojazdu żony do celów własnej działalności (dla formalności można na piśmie sporządzić umowę użyczenia, ale miedzy małżonkami nie jest to konieczne). Do kosztów podatnik będzie mógł zaliczać:
– kwotę faktycznych wydatków, jeżeli są niższe od kwoty z kilometrówki (ilość kilometrów razy stawka),
– kwotę wynikającą z kilometrówki, jeżeli wydatki ją przekraczają.

Paweł Ziółkowski, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono  6.05.2016 r.