Odpowiedź:

Jeżeli podróż zleceniobiorców służy zlecającemu, jest w jego interesie, to wydatki jakie w związku z tym ponosi stanowią koszty uzyskania przychodu. O ile w ogóle u podróżujących wystąpi przychód podatkowy, na warunkach określonych w ustawie podatkowej zastosowanie będzie miało zwolnienie od PIT.

Uzasadnienie:

Udzielając odpowiedzi na pytania Czytelnika, w pierwszej kolejności należy wskazać, że zgodnie z dyspozycją przepisu art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f., przychodami osoby fizycznej, o ile ustawodawca podatkowy nie postanowił inaczej, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. W konsekwencji tego, należy stwierdzić, że jeżeli zleceniobiorcy otrzymują od zlecającego świadczenia niepieniężne służące wyłącznie odbywaniu podróży w interesie zleceniodawcy, wartość takich świadczeń nie generuje po stronie odbywających podróże przychodu podatkowego.

Gdyby zleceniodawca zwracał współpracującym z nim zleceniobiorcom koszty podróży, wówczas wraz z takim osoby te uzyskiwałyby przychód podatkowy. Jednak sam fakt, iż podatnicy uzyskał przychód podatkowy nie zawsze przesądza o tym, że wartość uzyskanych przez osoby fizyczne świadczeń musi być uwzględniona w rachunku podatkowym (tj. przy obliczaniu podstawy opodatkowania i samego podatku).

W art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) u.p.d.o.f. ustawodawca podatkowy wskazał, że wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem. Jednocześnie zastrzeżone zostało, że wolny od podatku jest przychód do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

W art. 21 ust. 13 u.p.d.o.f. zostało doprecyzowane, że zwolnienie stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

– w celu osiągnięcia przychodów, lub

– w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

– przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

– przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5 u.p.d.o.f., w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Jeżeli zatem w analizowanym przypadku zleceniobiorcy wykonują świadczenia mające wygenerować przychód pod stronie zlecającego to przekazywane im zwroty kosztów, na warunkach właściwych dla podróży służbowej pracownika, korzystają ze zwolnienia w PIT.

Odnosząc się do kwestii kosztów należy wskazać, że nie ma przeszkód aby uwzględniać w kosztach podatkowych wydatki jakie ponoszone są w związku z podróżami jakie w sprawach podatnika odbywają osoby nie będące ich pracownikami (oczywiście z zastrzeżeniem szczególnych przepisów dotyczących kosztów używania samochodów osobowych – co tutaj nie ma zastosowania). Istotnym jest aby podatnik wykazał celowość wyjazdu osoby współpracującej a co za tym idzie i wydatków jakie w związku z nim są ponoszone. Dla bezpieczeństwa podatkowego warto byłoby w umowach zlecenia zawierać zapisy wprost wskazujące, że zleceniobiorcom odbywającym podróże służbowe przysługują świadczenia identyczne jak pracownikom odbywającym podróże służbowe. Z uwagi bowiem na to, że inaczej niż to jest w przypadku pracownika, jeżeli podróżuje osoba, która nie jest pracownikiem, na zlecającym odbycie podróży nie spoczywa z mocy prawa obowiązek finansowania przejazdów, noclegów etc. powinien (zlecający) wykazać  nie tylko celowość ale również uzasadnić, to że on powinien był sfinansować podróż.

Radosław Kowalski, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego

Odpowiedzi udzielono 17 października 2014 r.