Spółka posiada flotę samochodów służbowych, z której korzystają w celach prywatnych i służbowych pracownicy. Chcielibyśmy doliczać do przychodów pracownika koszty związane z utrzymaniem poszczególnych samochodów, które dotyczą celów prywatnych. Każdy samochód ma przyporządkowaną osobę i jego koszty są wydzielone w rachunku wyników (koszty miesięcznego leasingu, ubezpieczenia, paliwa, utrzymania samochodu).
W jaki sposób rozdzielić koszty utrzymania samochodów w zakresie służbowym od zakresu prywatnego?
Czy w powyższym przypadku koszt parkingu przy budynku biurowym-magazynowym, za który płaci spółka, również powinien być doliczony do przychodów pracownika?
Przepisy ustaw podatkowych nie regulują, w jaki sposób dokonać ustalenia w jakiej części samochód służbowy jest wykorzystywany dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej a w jakiej dla potrzeb prywatnych pracowników. W omawianej sprawie odpowiednie rozwiązanie należy wypracować w oparciu o dotychczasowe stanowisko organów podatkowej w tej sprawie.
Przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307) – dalej u.p.d.o.f., ani też przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.p. – nie dają odpowiedzi na zadane przez Państwa pytanie.
Stąd też, w mojej opinii odpowiedzi warto poszukać w indywidualnych interpretacjach wydanych przez organy podatkowe.
W przedstawionej sprawie można odnieść się do interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 19 stycznia 2011 r., ITPB2/415-970/10/ENB oraz interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 10 listopada 2010 r., IPPB4/415-665/10-2/SP.
W pierwszej z interpretacji organ uznał za prawidłowe rozliczanie kosztów używania samochodów służbowych do celów służbowych i prywatnych w oparciu o czas faktycznego wykorzystywania samochodów do obu ww. celów.
Podatnik w treści interpretacji wskazał, że udostępniania pracownikom samochody służbowe. Zasady tego udostępniania określa ustanowiony regulamin, który stanowi, że uprawnionemu pracownikowi zezwala się na użytkowanie samochodów służbowych w celach prywatnych po uprzednim uzyskaniu zgody pracodawcy. Pracownik jest zobowiązany do składania w firmie oświadczenia o korzystaniu z samochodu służbowego w celach prywatnych za każdy miesiąc kalendarzowy w terminie do 5 dnia następnego miesiąca (oświadczenie zawiera ilość godzin używania pojazdu do celów prywatnych). Właśnie na podstawie wspomnianego oświadczenia pracodawca oblicza wartość nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika. Wartość nieodpłatnego świadczenia ustalana jest przy zastosowaniu stawki za czas faktycznego użytkowania samochodu służbowego w celach prywatnych. Wysokość tej stawki podatnik określał następująco:
- w przypadku samochodów służbowych będących własnością firmy - na podstawie cen rynkowych, w szczególności cen usług świadczonych przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów,
- w przypadku samochodów użytkowanych przez firmę na podstawie umowy leasingu – na podstawie ponoszonych przez pracodawcę opłat leasingowych za określony samochód służbowy, opłat za ubezpieczenie oraz opłat za przeglądy techniczne określonego samochodu służbowego.
Podatnik wskazał, że określa wysokość przychodów z tzw. nieodpłatnych świadczeń poszczególnych pracowników w oparciu o stawkę godzinową, wyliczoną jako 1/24 stawki za dobę, obliczoną na podstawie ponoszonych przez firmę opłat leasingowych za użytkowanie określonego samochodu, opłat z tytułu ubezpieczenia tego samochodu oraz opłat za jego przeglądy techniczne.
Uwagi
W mojej opinii, na analogicznej zasadzie – tj. w oparciu o faktyczny czas wykorzystywania parkingu dla celów prywatnych pracowników podatnik powinien ustalić wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu nieodpłatnego udostępnienia pracownikom miejsca parkingowego przed budynkiem swojej siedziby.
Przykład
W drugiej z interpretacji podatnik również wskazał, że czas używania pojazdu do celów prywatnych pracowników oraz do celów służbowych określany jest w oparciu o ilość godzin w ciągu miesiąca, w których samochód służbowy pozostawał do dyspozycji prywatnej pracownika. Podatnik przedstawił przykłady obliczeń wskazane poniżej:
Algorytm 1 - rozliczenia kosztów używania pojazdu.
1) Użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych.
W celu określenia, w jakim stopniu samochód jest używany dla celów służbowych i prywatnych podatnik określa ilość godzin w ciągu miesiąca, w których samochód służbowy pozostaje do dyspozycji do celów prywatnych pracownika.
2) Obliczenie stawki godzinowej świadczenia.
W celu ustalenia stawki godzinowej świadczenia, miesięczna kwota czynszu najmu samochodu (ewentualnie innych kosztów utrzymania pojazdu) dzielona jest przez ilość godzin w miesiącu przy zastosowaniu 16 godzinnej doby (tj. po wyłączeniu pory nocnej).
Przykład
- czynsz najmu wyniósł w miesiącu 3000 zł
- ilość godzin w miesiącu 31 dni x 16 h = 496 h
- stawka godzinowa świadczenia 3000 zł /496 h = 6 zł/1 h
3) Obliczenie wartości pieniężnej świadczenia.
Wartość świadczenia stanowi iloczyn ilości godzin w ciągu miesiąca, w których samochód służbowy pozostaje do dyspozycji do celów prywatnych (jest to różnica pomiędzy 16 h a ilością godzin spędzonych w pracy) oraz stawki godzinowej świadczenia.
Przykład
- czas spędzony w pracy: 220 h
- czas spędzony prywatnie: (496 – 220) = 276 h
- wartość nieodpłatnego świadczenia: 276 h x 6 zł = 1656 zł
Algorytm 2 – rozliczenia kosztów zużycia paliwa.
1) W celu określenia kosztu paliwa zużywanego przez pracownika podczas przejazdów prywatnych określana jest ilość kilometrów przebytych przez pracownika do celów służbowych oraz prywatnych w okresie jednego miesiąca.
2) Współczynnik paliwa zużytego do celów prywatnych stanowi iloraz kilometrów przebytych w ciągu miesiąca przez pracownika do celów prywatnych przez łączną sumę kilometrów przebytych w ciągu miesiąca do celów prywatnych i służbowych.
Przykład
- ilość kilometrów przebytych do celów prywatnych: 200 km
- ilość kilometrów przebytych do celów służbowych i prywatnych: 1000km
- współczynnik paliwa zużytego do celów prywatnych: 200 km/1000 km = 0,2
3) Określenie wartości pieniężnej zakupionego paliwa w okresie jednego miesiąca odbywa się przy uwzględnieniu zakupionego w ciągu miesiąca paliwa. Określenie wartości pieniężnej świadczenia w naturze (jakim jest paliwo na cele prywatne pracowników) stanowi iloczyn łącznej wartości pieniężnej paliwa zakupionego przez podatnika oraz współczynnika paliwa zużytego do celów prywatnych.
Przykład
- wartość pieniężna paliwa zakupionego do celów prywatnych i służbowych: 500 zł
- współczynnik paliwa zużytego do celów prywatnych: 0,2
- wartość pieniężna świadczenia w naturze: 500 zł x 0,2 = 100 zł
Łączna wartość świadczeń obliczona zgodnie z powyższymi algorytmami będzie traktowana jako przychód ze stosunku pracy.
Przykład
- wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia: 1656 zł
- wartość pieniężna świadczenia w naturze: 100 zł
- łączna wartość świadczeń: 1656 zł 100 zł = 1756 zł.
W jaki sposób rozdzielić koszty utrzymania samochodów w zakresie służbowym od zakresu prywatnego?
Czy w powyższym przypadku koszt parkingu przy budynku biurowym-magazynowym, za który płaci spółka, również powinien być doliczony do przychodów pracownika?
Przepisy ustaw podatkowych nie regulują, w jaki sposób dokonać ustalenia w jakiej części samochód służbowy jest wykorzystywany dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej a w jakiej dla potrzeb prywatnych pracowników. W omawianej sprawie odpowiednie rozwiązanie należy wypracować w oparciu o dotychczasowe stanowisko organów podatkowej w tej sprawie.
Przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307) – dalej u.p.d.o.f., ani też przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.p. – nie dają odpowiedzi na zadane przez Państwa pytanie.
Stąd też, w mojej opinii odpowiedzi warto poszukać w indywidualnych interpretacjach wydanych przez organy podatkowe.
W przedstawionej sprawie można odnieść się do interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 19 stycznia 2011 r., ITPB2/415-970/10/ENB oraz interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 10 listopada 2010 r., IPPB4/415-665/10-2/SP.
W pierwszej z interpretacji organ uznał za prawidłowe rozliczanie kosztów używania samochodów służbowych do celów służbowych i prywatnych w oparciu o czas faktycznego wykorzystywania samochodów do obu ww. celów.
Podatnik w treści interpretacji wskazał, że udostępniania pracownikom samochody służbowe. Zasady tego udostępniania określa ustanowiony regulamin, który stanowi, że uprawnionemu pracownikowi zezwala się na użytkowanie samochodów służbowych w celach prywatnych po uprzednim uzyskaniu zgody pracodawcy. Pracownik jest zobowiązany do składania w firmie oświadczenia o korzystaniu z samochodu służbowego w celach prywatnych za każdy miesiąc kalendarzowy w terminie do 5 dnia następnego miesiąca (oświadczenie zawiera ilość godzin używania pojazdu do celów prywatnych). Właśnie na podstawie wspomnianego oświadczenia pracodawca oblicza wartość nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika. Wartość nieodpłatnego świadczenia ustalana jest przy zastosowaniu stawki za czas faktycznego użytkowania samochodu służbowego w celach prywatnych. Wysokość tej stawki podatnik określał następująco:
- w przypadku samochodów służbowych będących własnością firmy - na podstawie cen rynkowych, w szczególności cen usług świadczonych przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów,
- w przypadku samochodów użytkowanych przez firmę na podstawie umowy leasingu – na podstawie ponoszonych przez pracodawcę opłat leasingowych za określony samochód służbowy, opłat za ubezpieczenie oraz opłat za przeglądy techniczne określonego samochodu służbowego.
Podatnik wskazał, że określa wysokość przychodów z tzw. nieodpłatnych świadczeń poszczególnych pracowników w oparciu o stawkę godzinową, wyliczoną jako 1/24 stawki za dobę, obliczoną na podstawie ponoszonych przez firmę opłat leasingowych za użytkowanie określonego samochodu, opłat z tytułu ubezpieczenia tego samochodu oraz opłat za jego przeglądy techniczne.
Uwagi
W mojej opinii, na analogicznej zasadzie – tj. w oparciu o faktyczny czas wykorzystywania parkingu dla celów prywatnych pracowników podatnik powinien ustalić wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu nieodpłatnego udostępnienia pracownikom miejsca parkingowego przed budynkiem swojej siedziby.
Przykład
W drugiej z interpretacji podatnik również wskazał, że czas używania pojazdu do celów prywatnych pracowników oraz do celów służbowych określany jest w oparciu o ilość godzin w ciągu miesiąca, w których samochód służbowy pozostawał do dyspozycji prywatnej pracownika. Podatnik przedstawił przykłady obliczeń wskazane poniżej:
Algorytm 1 - rozliczenia kosztów używania pojazdu.
1) Użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych.
W celu określenia, w jakim stopniu samochód jest używany dla celów służbowych i prywatnych podatnik określa ilość godzin w ciągu miesiąca, w których samochód służbowy pozostaje do dyspozycji do celów prywatnych pracownika.
2) Obliczenie stawki godzinowej świadczenia.
W celu ustalenia stawki godzinowej świadczenia, miesięczna kwota czynszu najmu samochodu (ewentualnie innych kosztów utrzymania pojazdu) dzielona jest przez ilość godzin w miesiącu przy zastosowaniu 16 godzinnej doby (tj. po wyłączeniu pory nocnej).
Przykład
- czynsz najmu wyniósł w miesiącu 3000 zł
- ilość godzin w miesiącu 31 dni x 16 h = 496 h
- stawka godzinowa świadczenia 3000 zł /496 h = 6 zł/1 h
3) Obliczenie wartości pieniężnej świadczenia.
Wartość świadczenia stanowi iloczyn ilości godzin w ciągu miesiąca, w których samochód służbowy pozostaje do dyspozycji do celów prywatnych (jest to różnica pomiędzy 16 h a ilością godzin spędzonych w pracy) oraz stawki godzinowej świadczenia.
Przykład
- czas spędzony w pracy: 220 h
- czas spędzony prywatnie: (496 – 220) = 276 h
- wartość nieodpłatnego świadczenia: 276 h x 6 zł = 1656 zł
Algorytm 2 – rozliczenia kosztów zużycia paliwa.
1) W celu określenia kosztu paliwa zużywanego przez pracownika podczas przejazdów prywatnych określana jest ilość kilometrów przebytych przez pracownika do celów służbowych oraz prywatnych w okresie jednego miesiąca.
2) Współczynnik paliwa zużytego do celów prywatnych stanowi iloraz kilometrów przebytych w ciągu miesiąca przez pracownika do celów prywatnych przez łączną sumę kilometrów przebytych w ciągu miesiąca do celów prywatnych i służbowych.
Przykład
- ilość kilometrów przebytych do celów prywatnych: 200 km
- ilość kilometrów przebytych do celów służbowych i prywatnych: 1000km
- współczynnik paliwa zużytego do celów prywatnych: 200 km/1000 km = 0,2
3) Określenie wartości pieniężnej zakupionego paliwa w okresie jednego miesiąca odbywa się przy uwzględnieniu zakupionego w ciągu miesiąca paliwa. Określenie wartości pieniężnej świadczenia w naturze (jakim jest paliwo na cele prywatne pracowników) stanowi iloczyn łącznej wartości pieniężnej paliwa zakupionego przez podatnika oraz współczynnika paliwa zużytego do celów prywatnych.
Przykład
- wartość pieniężna paliwa zakupionego do celów prywatnych i służbowych: 500 zł
- współczynnik paliwa zużytego do celów prywatnych: 0,2
- wartość pieniężna świadczenia w naturze: 500 zł x 0,2 = 100 zł
Łączna wartość świadczeń obliczona zgodnie z powyższymi algorytmami będzie traktowana jako przychód ze stosunku pracy.
Przykład
- wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia: 1656 zł
- wartość pieniężna świadczenia w naturze: 100 zł
- łączna wartość świadczeń: 1656 zł 100 zł = 1756 zł.