Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego

Jakie można zastosować koszty uzyskania przychodu rozliczając pracownika z przychodów w rozliczeniu rocznym, jeśli przez jeden miesiąc pracownik przebywał na zasiłku chorobowym, a poza tym pracował pełny rok kalendarzowy?

Czy można zastosować maksymalną kwotę kup przysługującą za rok, czy tylko za 11 miesięcy?

I analogicznie, jeśli pracownik podjął pracę od stycznia, ale pierwsze wynagrodzenie (za styczeń) było wypłacone w lutym, czy również z rozliczeniu rocznym można zastosować kwotę 1335 zł, czy tylko za 11 miesięcy?

Odpowiedź:

W przypadku gdy w danym miesiącu jedynym przychodem pracownika był zasiłek chorobowy, to koszty uzyskania przychodów za ten miesiąc nie przysługują również w rozliczeniu rocznym.

W przypadku gdy w styczniu pracownik świadczył pracę, ale nie uzyskał przychodów ze stosunku pracy w tym miesiącu z powodu obowiązującego w zakładzie pracy terminu wypłaty wynagrodzenia, ryczałtowe koszty uzyskania przychodów za ten miesiąc może uwzględnić w zeznaniu rocznym.

Uzasadnienie:

Do przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej stosuje się ryczałtowe koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w przepisach art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f. 

Koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej wynoszą:

– 111,25 zł miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

– 139,06 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1668,72 zł, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.  

Warunkiem zastosowania kosztów uzyskania przychodów jest uzyskanie przychodów ze stosunku pracy. Nie ma tu znaczenia faktyczne świadczenie pracy, czy pozostawanie w stosunku pracy. Jeśli zatem pracownik był nieobecny w pracy ale uzyskał przychód ze stosunku pracy koszty przy obliczaniu zaliczki mogą być zastosowane. Ważne jest aby uzyskany przez pracownika przychód miał związek z łączącym pracownika stosunkiem pracy.

Zasiłek chorobowy za cały miesiąc a koszty uzyskania przychodów w rozliczeniu rocznym

Wynagrodzenie za czas choroby stanowi przychód ze stosunku pracy natomiast zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego stanowią przychód z innych źródeł, do którego obliczając zaliczkę na podatek nie stosuje się kosztów uzyskania przychodów (art. 20 ust. 1 i 2 u.p.d.o.f.). Jeśli pracownik cały miesiąc choruje pracownicze koszty uzyskania przychodów będą przysługiwały ale tylko w przypadku gdy oprócz zasiłku chorobowego pracownik uzyskał wynagrodzenie lub inne świadczenia zaliczane do przychodów ze stosunku pracy np. wynagrodzenie chorobowe. W przypadku gdy przychód ze stosunku pracy (wynagrodzenie chorobowe) jest niższy niż kwota kosztów, koszty zostają obniżone do wysokości uzyskanego przez pracownika przychodu.

Takie stanowisko przedstawił Podlaski Urząd Skarbowy w interpretacji indywidualnej z dnia 2 lutego 2007 r.,  PO-II/423/74/EF/06. Jak czytamy w uzasadnieniu „Do przychodu z pracy (jako źródła określonego w art. 12) mają zastosowanie koszty uzyskania przychodu określone w art. 22 ust. 2. Natomiast świadczenia w postaci zasiłków z ubezpieczenia społecznego, otrzymane przez pracownika (w tym również za pośrednictwem zakładu pracy) stanowią przychód z innych źródeł. Dla tego źródła przychodu ustawa z 26.07.1991 r. nie przewiduje kosztu uzyskania przychodu”.

Minister Finansów w piśmie z dnia 31 maja 1993 r. PO 2/10-8010-0938/93, uznał, ze „Jeżeli pracownik nie uzyskał żadnych przychodów (w rozumieniu art. 12 ustawy) ze stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy lub pracy nakładczej, gdyż np.: przez cały miesiąc korzystał ze zwolnienia lekarskiego, przebywał na urlopie bezpłatnym lub urlopie wychowawczym – koszty uzyskania przychodów za ten miesiąc nie mogą być odliczone. W opisanej sytuacji odliczenie kosztów nie będzie możliwe zarówno od wypłacanego przez zakład pracy zasiłku chorobowego jak i w obliczeniu kosztów uzyskania przychodów za cały rok podatkowy.”

Oznacza to, że w przypadku gdy w danym miesiącu jedynym przychodem pracownika był zasiłek chorobowy, to koszty uzyskania przychodów za ten miesiąc nie przysługują również w rozliczeniu rocznym.

Wypłata wynagrodzenia do 10-go dnia następnego miesiąca a koszty uzyskania przychodów

Jak wynika z treści pytania pracownik został zatrudniony w styczniu 2015 r. i świadczył pracę w 2015 r. przez 12 miesięcy. Ponieważ zgodnie z obowiązującymi przepisami wewnątrzzakładowymi wynagrodzenie pracownika jest wypłacane do 10 dnia następnego miesiąca płatnik zastosował koszty uzyskania przychodów za 11 miesięcy i takie koszty wykazał w informacji PIT-11 sporządzonej za 2015 r. W przypadku gdy w styczniu pracownik świadczył pracę ale nie uzyskał przychodów ze stosunku pracy w tym miesiącu z powodu obowiązującego w zakładzie pracy terminu wypłaty wynagrodzenia, ryczałtowe koszty uzyskania przychodów za ten miesiąc może uwzględnić w zeznaniu rocznym. Pracownik w rozliczeniu za 2015 r., będzie mógł wykazać koszty za 12 miesięcy, nie więcej niż 1335 zł w przypadku gdy uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego.

Takie stanowisko przedstawił Minister Finansów w cytowanym już piśmie z dnia 31 maja 1993 r., PO 2/10-8010-0938/93. Jak czytamy w piśmie „W sytuacji, gdy zakład pracy w ciągu roku podatkowego nie dokonywał systematycznych wypłat wynagrodzeń (np. z powodu kłopotów płatniczych, zmiany terminu wypłat itp.) i w związku z tym przy obliczaniu zaliczek nie mógł odliczyć od przychodów pracownika kosztów za miesiące, w których pracownik nie otrzymywał wynagrodzenia (przychodów) – przy obliczaniu podatku za cały rok podatkowy zakład pracy powinien uwzględnić przysługujące pracownikowi koszty uzyskania również za te miesiące, w których pracownik świadczył pracę a nie otrzymywał wynagrodzenia, bowiem koszty uzyskania związane są bezpośrednio ze świadczeniem pracy przez pracownika wynikającym z umowy, który to obowiązek pracownik spełnił.”.

Barbara Tomaszewska,

autorka współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego

Odpowiedzi udzielono 29.04.2016 r.