Czy faktura dokumentująca zakup usługi kształcenia może stanowić dowód księgowy podlegający ujęciu w księgach rachunkowych płatnika?

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego Firma prowadzi pełną księgowość. Pracownikowi na podstawie zawartych umów opłacono studia podyplomowe, wpłacając bezpośrednio na konto uczelni równowartość całego kosztu studiów. Otrzymaliśmy fakturę, na której nabywcą jest nasz pracownik, a płatnikiem firma. Czy jest to prawidłowo wystawiona faktura? Czy firma może ująć fakturę w księgach?

Odpowiedź:

Tak, faktura dokumentująca zakup usługi kształcenia została wystawiona prawidłowo i może stanowić dowód księgowy podlegający ujęciu w księgach rachunkowych płatnika (tu: jednostki zadającej pytanie).

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.  Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) – dalej u.p.t.u. faktura dokumentująca dostawę towarów bądź świadczenie usług powinna w szczególności zawierać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika (tj. sprzedającego) i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. W analizowanej sytuacji nabywcą usługi (tu: studia podyplomowe) jest pracownik firmy, a zatem faktura została wystawiona prawidłowo. Stanowi dokument potwierdzający zakup usługi kształcenia w ramach studiów podyplomowych.

Zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika (tu: w ramach studiów podyplomowych), z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą stanowi podnoszenie kwalifikacji zawodowych w rozumieniu art. 103(1) § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p. W takiej sytuacji pracownikowi – w myśl art. 103(1) § 2 k.p. – przysługują:

1) urlop szkoleniowy;

2) zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Na mocy zaś art. 103(3) k.p. pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe pracodawca może przyznać dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. W tym celu pracodawca musi zawrzeć z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe pisemną umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron (art. 103(4) § 1 k.p.). Na mocy tejże umowy – jak wynika z treści pytania – w analizowanej sytuacji pracodawca pokrywa koszty kształcenia podyplomowego pracownika, a zatem jest płatnikiem. Fakt ten został odzwierciedlony na fakturze dokumentującej zakup usługi kształcenia. Należy bowiem podkreślić, iż w przedmiotowej sytuacji nabywca i płatnik to dwie różne osoby, a zatem określenie, iż nabywcą usługi jest firma dokonująca płatności byłoby nieprawdziwe.

W tym miejscu warto zauważyć, iż przepisy art. 106e-106f u.p.t.u. zawierają katalog podstawowych i najważniejszych elementów, jakie powinna zawierać faktura. Żaden przepis tejże ustawy nie zawiera natomiast określenie, iż katalog elementów faktury jest katalogiem zamkniętym i nie może zostać poszerzony o inne informacje. Takimi innymi informacjami mogą być np. logo sprzedawcy, zamieszczane dość często na fakturach, czy – jak w analizowanej sytuacji – informacja o płatniku. Tak więc, przedmiotowa faktura, zawierająca zarówno informację o nabywcy usługi, jak i o płatniku, została wystawiona prawidłowo i może stanowić dowód księgowy w rozumieniu art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.), a w konsekwencji podstawę ujęcia w księgach rachunkowych kosztów świadczenia na rzecz pracowników.

Dorota Mikulska, autorka współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego

Odpowiedzi udzielono 28.08.2015 r.