Czy diety za zagraniczne podróże służbowe przedsiębiorcy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na koniec każdego miesiąca czy wyłącznie po powrocie do kraju?

Przepisy nie mówią nic o momencie zaliczania do kosztów diet z tytułu podróży służbowych przedsiębiorców. Uwzględniając jednak, że podatek dochodowy rozliczany jest w systemie miesięcznym (lub kwartalnym), w przypadku podróży trwających na przełomie miesiąca (kwartału) zasadnym wydaje się rozliczenie diet na koniec tego okresu.

Pytanie

Czy diety za zagraniczne podróże służbowe przedsiębiorcy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na koniec każdego miesiąca czy wyłącznie po powrocie do kraju?
Osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą polegającą na opiece nad osobami starszymi lub niepełnosprawnymi. Prowadzi PKPiR na zasadach ogólnych. Swoje usługi świadczy wyłącznie na terenie Niemiec, dla firmy z siedzibą w Polsce. Wyjazdy nie trwają dłużej niż trzy miesiące.
Czy przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu diety przysługujące za podróż służbową za granicę?
W jaki sposób rozliczyć diety, na koniec każdego miesiąca czy w ciągu 14 dni po powrocie do kraju?
Na koniec każdego miesiąca usługodawca wypłaca diety (jest to forma zaliczki) i wystawiany jest dowód wewnętrzny - rozliczenie diet.
Czy w takim wypadku należy to uznać za przychód?
Czy zaliczkę można rozliczyć po powrocie z Niemiec razem z rozliczeniem diet przysługujących podatnikowi?

Odpowiedź

Przepisy nie mówią nic o momencie zaliczania do kosztów diet z tytułu podróży służbowych przedsiębiorców. Uwzględniając jednak, że podatek dochodowy rozliczany jest w systemie miesięcznym (lub kwartalnym), w przypadku podróży trwających na przełomie miesiąca (kwartału) zasadnym wydaje się rozliczenie diet na koniec tego okresu.

Uzasadnienie

Podróże służbowe przedsiębiorców nie zostały uregulowane prawnie. Praktycznie jedyna regulacja znajduje się w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych , zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Tymczasem pracownikom diety przysługują za każdy dzień podróży. Przepisy mówią co prawda o konieczności ich rozliczenia w ciągu 14 dni od dnia ich zakończenia, ale nie ma przeszkód, żeby w przypadku dłuższych wyjazdów rozliczać diety miesięcznie. Tym samym jest to dopuszczalne także w przypadku przedsiębiorców.

Innymi słowy, jeżeli na koniec każdego miesiąca kontrahent wypłaca diety, to przedsiębiorca powinien potraktować to co do zasady jako przychód. Jeżeli jednak jest to rozliczenie zaliczkowe, a zaliczka ta dotyczy usług wykonanych w późniejszych okresach, przychód nie powstanie - zob. art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy Kluczowe znaczenie mają w tym przypadku zapisy umowy.

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego

Przywołane akty prawne

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.)