Zgodnie z nowymi wymogami sprawozdania finansowe i inne dokumenty finansowe będą musiały być sporządzane w formie elektronicznej i opatrywane podpisem elektronicznym. Zamiast składania do KRS, jak to miało miejsce dotychczas, sprawozdanie i inne dokumenty finansowe będą umieszczane w elektronicznym repozytorium dokumentów finansowych.


W okresie od 15 marca do 30 września ustawodawca przewidział rozwiązanie „przejściowe”. Zgodnie z nim dokumenty finansowe będą musiały być składane w formie elektronicznego zgłoszenia, jednak same dokumenty będą mogły być skanami papierowych wersji, podpisanymi podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP. Dopiero od 1 października wymagana będzie pełna elektronizacja przy sporządzaniu i składaniu dokumentów finansowych.


Prokurent nie złoży sprawozdania
Nowe przepisy przewidują, że zgłoszenie dokumentów rachunkowych do systemu oraz elektroniczne skany tych dokumentów (w okresie od 15 marca do 30 września) będą opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania (np. zarządu), wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator.
Jednocześnie, jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie będzie osoba fizyczna (np. komplementariuszem w spółce komandytowej jest spółka jawna lub z ograniczoną odpowiedzialnością), to zgłoszenie i skany będzie podpisywała co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.


W nowych regulacjach złożenie dokumentów finansowych do systemu będzie musiało być dokonane wyłącznie przez wskazane w przepisach osoby fizyczne, np. członka organu uprawionego do reprezentowania podmiotu (np. jednego członka zarządu spółki z ograniczoną (odpowiedzialnością) lub wspólnika uprawnionego do reprezentowania (np. jednego wspólnika spółki jawnej). Bez znaczenia będą więc zasady reprezentacji danego podmiotu obowiązujące przy składaniu innych oświadczeń, np. wymóg aby w imieniu spółki działali dwaj członkowie zarządu jednocześnie. Do złożenia dokumentów finansowych wystarczyć będzie bowiem działalnie jednej osoby.
W nowych regulacjach niemożliwe będzie za to złożenie dokumentów przez pełnomocnika procesowego, jak to się dzieje obecnie przy składaniu sprawozdania finansowego do KRS. Nie będzie możliwe także złożenie wniosku przez prokurenta, mimo iż prokura jest ujawniana w KRS.


Obcokrajowiec będzie musiał uzyskać PESEL
Istotne jest, że w nowym stanie prawnym do złożenia dokumentów finansowych konieczne będzie ujawnienie w KRS numeru PESEL osoby składającej. Numer ten nadawany jest jednak automatycznie co do zasady tylko obywatelom polskim.


Problem pojawia się więc w przypadku cudzoziemców, będących wspólnikami lub wchodzących w skład organów podmiotów z KRS, np. członków zarządów. Najczęściej nie mają oni nadanego numeru PESEL, nie mówiąc już o jego wpisaniu do KRS. W praktyce zdarzają się spółki wpisane do KRS, w których wszyscy członkowie zarządu są cudzoziemcami, niemającymi numeru PESEL. Po 15 marca przynajmniej jedna z takich osób będzie musiała mieć nadany numer PESEL, który będzie musiał być wpisany do KRS, tak aby możliwe było wypełnienie przez spółkę obowiązku złożenia sprawozdania finansowego do repozytorium.
Oznacza to, że zagraniczni wspólnicy reprezentujący spółki i członkowie zarządów, którzy nie mają nadanego numeru PESEL, powinni go jak najszybciej uzyskać. Łatwiej będą miały osoby posiadające zgodę na pobyt stały, gdyż w takim wypadku PESEL nadawany jest automatycznie przy meldunku. W przypadku osób mieszkających na stałe poza Polską konieczne będzie wykazanie w urzędzie gminy interesu prawnego oraz przedłożenie odpowiednich dokumentów, np. odpisu aktu urodzenia. W praktyce uzyskanie odpowiedniej dokumentacji może być czasochłonne. Same zaś wymogi budzą obawy obcokrajowców, którzy mają wątpliwości czy numer PESEL nie łączy się z polską rezydencją podatkową czy też z nadaniem polskiego obywatelstwa.


Po uzyskaniu numeru PESEL konieczne będzie wpisanie go do KRS. Wreszcie należy pamiętać, że samo zgłoszenie wraz z dokumentami finansowymi wymagać będzie kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo profilu ePUAP.
Cała ta procedura powinna być przed upływem ustawowego terminu na złożenie sprawozdania finansowego, który wynosi 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania przez właściwy organ, np. zgromadzenie wspólników. Wobec większości spółek w praktyce będzie to początek lipca.


Skutki przyjętej regulacji są więc paradoksalne. Zamiast odciążyć sądy rejestrowe te ostatnie będą w najbliższym czasie zalewane wnioskami o jak najszybsze wpisanie do KRS numeru PESEL zagranicznych wspólników lub członków zarządów. Jednocześnie do urzędów gmin będą nadpływać wnioski o nadanie w związku ze zmianami numeru PESEL tym osobom. Wszystko zaś toczyć się będzie pod presją czasu na złożenie sprawozdania za 2017 rok.


Konieczna ponowna nowelizacja
Nowelizacja zawiera także o wiele poważniejszy błąd. W przypadku spółek osobowych ustawodawca nie dostrzegł, że wspólnikiem uprawnionym do reprezentacji takiej spółki (np. spółki komandytowej) oprócz osoby fizycznej i polskiego podmiotu wpisanego do KRS może być także podmiot prawa obcego, np. spółka zagraniczna. W świetle nowych regulacji obowiązek złożenia dokumentów finansowych spółki osobowej ciążył będzie na wspólniku uprawnionym do reprezentacji, czyli np. w przypadku spółki komandytowej na komplementariuszu. Gdy tym ostatnim będzie wyłącznie podmiot zagraniczny, np. czeska lub niemiecka spółka, nie będzie w ogóle możliwe złożenie sprawozdania finansowego. Zagraniczne spółki nie są bowiem wpisane do polskiego KRS, podobnie jak numery PESEL osób ich reprezentujących. Nie będzie więc możliwe złożenie przez nie w imieniu polskiej spółki komandytowej sprawozdania finansowego.


Na skutek błędu ustawodawcy spółki osobowe, które są reprezentowane wyłącznie przez zagraniczne spółki, będą popadały w zwłokę w złożeniu sprawozdania finansowego. Może to negatywnie rzutować na ich wiarygodność wobec kontrahentów i powodować wszczęcie postępowań przez KRS i organy administracji skarbowej. Pozostaje więc liczyć, że ustawodawca jak najszybciej naprawi swój błąd.

Ksawery Wardacki, Jakub Organ, Kancelaria EY Law
 

Przeczytaj również: Rewolucja w składaniu sprawozdań finansowych >>