Jak prowadzić ewidencję zwrotów i reklamacji?
Zwroty produktów oraz reklamacje towarów bądź usług, które wymagają oddania części lub całości zapłaconej kwoty, należy uwzględniać w oddzielnej dokumentacji. Ewidencję tego typu można prowadzić np. w formie zeszytu, segregatora lub teczki. Od podatnika zależy również, czy dokumentacja zostanie opatrzona danymi dotyczącymi jego firmy oraz kasy fiskalnej – nazwą kancelarii, NIP-em, adresem oraz numerem ewidencyjnym urządzenia.
Rozporządzenie MF z 14 marca 2013 roku szczegółowo wymienia informacje, które należy umieścić w każdym wpisie.
- Poszczególne pozycje w ewidencji zwrotów i reklamacji powinna zawierać datę sprzedaży, nazwę produktu lub usługi, która umożliwia jednoznaczną identyfikację, termin dokonania zwrotu bądź reklamacji, wartość brutto oddanego przedmiotu oraz kwotę podatku, zwracaną należność i odpowiadającą jej wartość podatku. Wpis musi również zostać uzupełniony o dwa dokumenty: potwierdzenie transakcji oraz protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji podpisany przez sprzedawcę i klienta - tłumaczy Marcin Ciechowicz, ekspert Polskiego Centrum Kas Fiskalnych.
Błędna kwota na paragonie fiskalnym. Co zrobić?
Funkcjonujące przepisy dopuszczają możliwość skorygowania paragonu zawierającego błędy, np. niepoprawną należnością za towar bądź usługę lub nieodpowiednią liczbę produktów. Nie można jednak wykorzystać do tego kasy fiskalnej, gdyż nie posiada ona funkcji pozwalającej na skasowanie zarejestrowanej transakcji. Dlatego ustawodawca wprowadził przepis, który obliguje podatników do prowadzenia ewidencji oczywistych pomyłek.
Regulacje prawne wyjaśniają, jakie informacje powinny się znaleźć w każdym wpisie do tego typu dokumentacji. Poprawna adnotacja w ewidencji błędów musi zawierać wartość sprzedaży brutto i podatku należnego nieprawidłowo zarejestrowanej transakcji oraz krótki opis przyczyn i okoliczności wystąpienia pomyłki. Do wpisu należy też dołączyć oryginał paragonu, w przypadku którego stwierdzono ewidentny błąd.
Forma gromadzenia wpisów do tego typu dokumentacji jest uzależniona od woli właściciela przedsiębiorstwa. Analogicznie jak w przypadku zwrotów i reklamacji, można przeznaczyć do tego zeszyt, segregator lub teczkę.
- W przypadku stosowania więcej niż jednej kasy rejestrującej, warto stworzyć dla każdego z urządzeń odrębną ewidencję błędów na paragonach. Pozwoli to zachować porządek w dokumentach - podpowiada Ciechowicz.
Uwzględnienie błędnego paragonu w ewidencji pomyłek nie zwalnia z obowiązku wystawienia poprawnego potwierdzenia zapłaty. Do tego bowiem obliguje ustawa o podatku VAT, która wymaga od podatnika korzystającego z kasy fiskalnej poprawnego zarejestrowania każdej sprzedaży na rzecz osoby fizycznej.
Sporządzenie wpisów, które będą zawierały wszystkie wymagane informacje, to jednak nie wszystko.
- Zarówno ewidencja zwrotów i reklamacji, jak i ta uwzględniająca ewidentne pomyłki na paragonach, stanowi podstawę do ujęcia korekty sprzedaży w dokumentacji rachunkowej kancelarii - podkreśla ekspert PCKF.
