Przepisy Kodeksu pracy przewidują trzy grupy sytuacji, w których nierozpoczęty urlop wypoczynkowy może – albo musi - być z przesunięty:
- przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy (art. 165 k.p.),
- ważne przyczyny wskazane przez pracownika nie stanowiące jednak przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy (art. 164 k.p.);
- szczególne potrzeby pracodawcy (art. 164 k.p.).
Czytaj również: Odmowa urlopu na żądanie w okresie intensywnego zapotrzebowania na pracę>>
Przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy
Art. 165 k.p. wskazuje przykładowy katalog, najczęściej występujących przyczyn nieobecności w pracy skutkujących koniecznością przesunięcia nierozpoczętego urlopu wypoczynkowego (czyli uniemożliwiających rozpoczęcie urlopu):
- czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
- odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
- powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienie się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienie się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
- urlop macierzyńskiego (a także ojcowski, rodzicielski, na warunkach urlopu macierzyńskiego).
Ważne! Nie jest to katalog zamknięty. Urlop nierozpoczęty ulega przesunięciu w przypadku każdej sytuacji usprawiedliwiającej nieobecność w pracy.
Musimy w tym zakresie sięgnąć do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r., poz. 1632), w którym wskazano, że przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Przykład: Pracownik miał zaplanowany urlop wypoczynkowy. Dzień przed pierwszym dniem urlopu wpłynęło zwolnienie lekarskie „na dziecko” (konieczność opieki nad chorym dzieckiem – zasiłek opiekuńczy).
Konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad chorym dzieckiem jest jedną z bezpośrednio wymienionych we wskazanym wyżej rozporządzeniu przyczyn usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy. Sytuacja ta uniemożliwia rozpoczęcie urlopu. Jeżeli pracownik „wziął zwolnienie” i uzyskuje zasiłek opiekuńczy to urlop nie może się rozpocząć.
Zaznaczmy, że sytuacja taka jaką jest konieczność opieki nad chorym członkiem rodziny nie przerywa już rozpoczętego urlopu (art. 166 k.p.). Jeżeli więc zwolnienie wpłynęłoby kilka dni później to do przerwania urlopu potrzebna byłaby zgoda pracodawcy.
Wzór dokumentu w LEX: Wniosek pracownika o przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego (art. 164 k.p.) >
Wiosek pracownika
W art. 164 par. 1 k.p. przewidziana została możliwość przesunięcia terminu urlopu w indywidualnych przypadkach w sytuacjach, w których wystąpią zdarzenia uniemożliwiające wykorzystanie przez pracownika urlopu w przewidzianym terminie.
Ważnymi przyczynami wskazanymi w tym przepisie są okoliczności, które uniemożliwiają pracownikowi wykorzystanie urlopu zgodnie z jego zamierzeniami, zgodnie z przeznaczeniem urlopu wypoczynkowego, które to jednak nie są przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy. Takimi przyczynami może być np. wydarzenie rodzinne uniemożliwiające wyjazd, nieuzyskanie wolnego przez partnerkę (partnera) itp.
Przesunięcie terminu urlopu w tym przypadku wymaga:
- uzasadnionego wniosku pracownika (wskazania ważnych przyczyn),
- zgody pracodawcy.
Ważne! Pracodawca każdorazowo swobodnie ocenia wagę wskazanej przez pracownika przyczyny i także swobodnie podejmuje decyzję dotyczącą zgody na przesuniecie terminu urlopu.
W uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 27 listopada 1997 r. (sygn. akt I PKN 393/97) wskazano, że pracodawca nie jest obowiązany do udzielenia urlopu poza terminem wynikającym z planu urlopów, a jedynie może to uczynić na wniosek pracownika umotywowany „ważnymi przyczynami” (art. 164 par. 1 K.p.), podlegającymi ocenie m.in. z punktu widzenia funkcji urlopu. Zarzutu nadużycia prawa nie można więc stawiać pracodawcy odmawiającemu przesunięcia terminu urlopu ze względu na cele sprzeczne z jego wypoczynkową funkcją, chyba że przemawiałby za tym szczególny interes osobisty lub rodzinny pracownika.
Poradnik w LEX: Czego może domagać się pracownik w przypadku odwołania z urlopu albo przesunięcia terminu urlopu? >
Pracodawca powinien zatem każdorazowo ocenić wniosek analizując to, czy wskazane przyczyny są obiektywnie ważne (ocena z punktu widzenia zasad współżycia społecznego, zachowania „wypoczynkowej” funkcji urlopu) oraz – co nie zostało wprost wyrażone w treści art. 164 par. 1 k.p. ale jak najbardziej ma znaczenie – potrzeby zakładu pracy. Zwrócić należy bowiem uwagę na to, że skoro podana przyczyna nie jest przyczyną usprawiedliwiającą nieobecność w pracy to co do zasady pracownik będzie w czasie, w którym miał być na urlopie świadczyć pracę, to zaś może w bardzo istotny sposób ingerować w rozplanowaną obsadę, efektywne świadczenie pracy przez pracownika może być w danym terminie niekiedy wręcz niemożliwe organizacyjnie.
Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Wynagrodzenia, urlopy i czas pracy. Ochrona zatrudnienia i świadectwa pracy. Organizacje pracodawców, związki zawodowe i spory zbiorowe >>
Czytaj w LEX: Urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia >
Szczególne potrzeby pracodawcy
Możliwość jednostronnego (tzn. bez uzgodnienia tego z pracownikiem) przesunięcia terminu urlopu przez pracodawcę nie jest całkowicie swobodna – obejmuje te sytuacje, w których z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 par. 2 k.p.), a okoliczności te nie były znane pracodawcy w chwili sporządzania planu urlopów lub ustalenia z pracownikiem terminu urlopu (np. awaria, kontrola skarbowa wymagająca obecności księgowego).
Przykład: Nie można uzasadnić przesunięć ustalonych w planie urlopów terminów urlopów na okres wakacyjny tym, że w okresie tym w związku ze specyfiką działalności firmy corocznie jest zwiększone zapotrzebowanie na pracę. Sytuacja ta jest znana, powtarzalna, wynika z przyjętego sposobu prowadzenia działalności, jej przedmiotu itp.
Może jednak uzasadnić przesunięcie terminu urlopu to, że akurat w okresie ustalonego urlopu nawarstwiło się dużo nieobecności z różnych powodów, na które pracodawca nie ma wpływu (choroby, urlopy związane z rodzicielstwem) i nieobecność „urlopowa” kolejnej osoby groziłaby poważnym zakłóceniem działalności.
Ważne! Przesunięcie terminu urlopu powoduje zmianę planów urlopowych pracowników. Jeżeli pracownicy podjęli już konkretne wydatki dotyczące organizacji urlopu, tj. dokonali przedpłat, lub ponieśli inne koszty bezpośrednio związane z zaplanowanym wypoczynkiem, zaś przesunięcie urlopu nastąpiło z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, to pracodawca jest obowiązany do zwrotu pracownikowi poczynionych wydatków. Jeżeli odszkodowanie jest przewidziane w sytuacji odwołania z urlopu, to tym bardziej dotyczy zaplanowanego urlopu i poniesionych w związku z tym konkretnych wydatków (wyrok WSA w Gorzowie Wlkp. z 28 kwietnia 2010 r., sygn. akt I SA/Go 56/10).
Więcej w LEX: Zasady udzielania i wykorzystywania urlopu wypoczynkowego >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
