Pracownik ma prawo do wypoczynku. Wynika to wprost z art. 14 Kodeksu pracy (dalej: K.p.). Nie oznacza to jednak, że może pójść na urlop w dowolnym przez siebie momencie, bez porozumienia z pracodawcą. Planowaniu organizacji pracy służy plan urlopów. W wielu firmach sporządzany z góry na cały rok kalendarzowy, z reguły już w styczniu. Co też budzi spore emocje wśród pracowników.
- Żaden przepis Kodeksu pracy nie wskazuje, że plan urlopów musi być tworzony na cały rok kalendarzowy. To powszechna praktyka, że pracodawcy narzucają plany roczne, ale są one trudne do realizacji. Często jest bowiem tak, że ani pracodawca nie jest stanie zaplanować pracy na cały rok, bo nie wie do końca, co będzie się działo w jego biznesie na przestrzeni roku, zwłaszcza obecnie, w szybko zmieniającej się rzeczywistości, ani też pracownicy nie są w stanie zaplanować całego swojego urlopu na cały rok kalendarzowy z góry. W związku z tym bywa to przedmiotem sporów i dyskusji – mówi serwisowi Prawo.pl dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska, radca prawny, partnerka zarządzająca kancelarią People & Law Jaroszewska-Ignatowska Sarek-Sadurska. I dodaje: - Ja doradzam zawsze pracodawcom robienie kwartalnych planów urlopowych, bo na kwartał jesteśmy w stanie zaplanować i naszą działalność biznesową, i to, co będzie się działo u nas prywatnie.
Czytaj również: Firma może nie wpuścić na teren zakładu pracownika wysłanego na zaległy urlop>>
Co mówi kodeks pracy o urlopach wypoczynkowych
Zgodnie z kodeksem pracy, pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, a prawa do urlopu pracownik nie może się zrzec (art. 152 k.p.). Jego wymiar wynosi 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat i 26 dni - jeżeli jest zatrudniony co najmniej 10 lat. W przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę ww. wymiar urlopu, a niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia (art. 154 par. 1 i 2 k.p.). Zgodnie zaś z art. 161 k.p., pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Co więcej, na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych – tak stanowi art. 162 kodeksu pracy.
Czytaj też w LEX: Urlop wypoczynkowy - zasady udzielania i przedawnienie >
W zakładzie pracy, jak mówi z kolei art. 163 k.p., urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan ten ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167(2), czyli 4 dni urlopu na żądanie.
Jeżeli w zakładzie pracy jest organizacja związkowa, to związki zawodowe będą musiały się zgodzić się na to, żeby takiego planu urlopów w firmie nie było. A jeżeli w firmie nie ma organizacji związkowej, to sam pracodawca decyduje o tym, czy ma plan, czy nie. Jeżeli takiego planu nie ma, to wówczas – jak mówi art. 163 kodeksu pracy - termin urlopu ustalany jest w porozumieniu z pracownikiem. W praktyce oznacza to, że termin urlopu wypoczynkowego ma pasować zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy.
Sprawdź w LEX: Czy plan urlopu powinien zostać podpisany przez pracodawcę? >
Co ważne, w myśl art. 163 par. 2 k.p., plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Przesunięcie terminu urlopu jest możliwe, ale może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Przesunięcie terminu urlopu dopuszczalne jest także z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.
Sprawdź w LEX: Czy pracownik zatrudniony na 2 miesiące powinien planować urlop w planie urlopów rocznych? >
![[E-book] Kodeks pracy. Komentarz](/gfx/prawopl/_thumbs/produkty_foto/81676/kp_w4_gersdorf_rgb,mXqL62OeqFTLkrXdmIyYmw.jpg)
Plany urlopowe – narzędzie nielubiane, ale przydatne
Zdaniem dr Iwony Jaroszewskiej-Ignatowskiej, plany urlopowe to jest narzędzie nielubiane, ale jest naprawdę efektywne. I w wielu firmach, jak twierdzi, nadal obowiązują plany urlopów. Dotyczy to w szczególności firm produkcyjnych, czyli takiego rodzaju biznesu, gdzie są też plany produkcji i potrzebna liczba pracowników, by ten plan wykonać. Powstają tam plany produkcyjne , wiadomo, jakie jest=będzie natężenie pracy i jaka jest potrzebna liczba osób do tego, aby linia produkcyjna w ogóle ruszyła albo była efektywna i pozwalała na to, by plan produkcyjny został zrealizowany. Tam pracodawcy mają plany urlopowe, tak jak mają harmonogramy czasu pracy i plany produkcji. - Plany nie muszą być roczne. Plany roczne nie sprawdzają się w praktyce – przyznaje. Dlatego, jak twierdzi, plany można robić na kwartał i wtedy ten plan się sprawdza, bo i pracownicy wiedzą, jakie będą mieć plany prywatne na taki czas i pracodawcy są w stanie przewidzieć swoje potrzeby biznesowe. - Ja zawsze doradzałam kwartalne plany urlopowe i doradzam je mieć. Najtrudniej jest bowiem, gdy planu urlopów nie ma, bo wtedy termin urlopu trzeba uzgodnić z pracownikiem, a to może być dla pracodawców dużym wyzwaniem – podkreśla dr Jaroszewska-Ignatowska.
Zobacz wzór dokumentu: Plan urlopów wypoczynkowych >
Problemy może nastręczać nie tylko samo udzielenie urlopu w porozumieniu z pracownikiem, który może chcieć wykorzystać urlop w terminie, który zupełnie nie pasuje pracodawcy ze względu na jego potrzeby biznesowe. Problem może pojawić się, gdy wszyscy pracownicy w zespole lub dziale chcą mieć urlopy w tym samym terminie, np. w lipcu lub w sierpniu albo gdy – zgodnie z najnowszym trendem - w firmach jest więcej pracowników, którzy nie mają dzieci w wieku szkolnym i ze względu na ceny wyjazdów chcą wykorzystać urlop w czerwcu lub we wrześniu. - Przez wiele lat mówiło się, że to pracownicy między sobą mają ustalać, kto kiedy bierze urlop, ale od paru lat mamy w firmach silny trend wspierania rodzicielstwa. I choć społecznie różne są głosy na ten temat, to przepisy na to pozwalają. Pracodawca może różnicować sytuację pracowników ze względu na ochronę rodzicielstwa. Trzeba bowiem pamiętać, że przepisy to dopuszczają. Pracodawca może więc powiedzieć, że pracownikom opiekującym się dziećmi np. do 8 roku życia będzie udzielał urlopów wypoczynkowym w okresach, kiedy są ferie szkolne czy wakacje. Wiadomo bowiem, że takie dzieci nie będą mogły same zostać w domu. I taką zasadę dotyczącą udzielania urlopów wypoczynkowych pracodawca może przyjąć – zauważa dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska.
Sprawdź w LEX: Czy pracodawca może stosować plany urlopowe tylko dla części pracowników? >
Plan urlopów jest dobry dla pracodawcy, bo pozwala zapewnić wymaganą obsadę pracowników w firmie. Aby utworzyć plan, w pierwszym etapie powinny być zbierane wnioski pracowników, kiedy chcieliby skorzystać z urlopu. Powinno to być weryfikowane z planami biznesowymi pracodawcy. W drugim etapie te wnioski powinny być naniesione na plan, który następnie powinien być zaakceptowany przez pracodawcę lub przełożonego i przekazany do wiadomości pracowników. Dopiero od tego momentu, jak podkreśla, plan jest wiążący dla obu stron. Zanim się to stanie, to mogą być prowadzone rozmowy a pracodawca może np. powiedzieć, że będzie nalegał na urlopy w sierpniu, bo wtedy jest mniej pracy.
- Wiążący, czyli podany do wiadomości pracowników plan urlopu oznacza, że jeżeli pracodawca będzie dokonywał przesunięć w planie z powodu sowich szczególnych potrzeb, to może to robić, ale może to wiązać się z różnymi kosztami dla pracodawcy, jeśli np. pracownik wykupi wycieczkę na podstawie tego planu. Jeśli natomiast to pracownik będzie chciał dokonać zmian w planie, to najpierw musi o to zawnioskować do pracodawcy. Ten może się na to zgodzić, ale nie musi – mówi dr Jaroszewska-Ignatowska. Potwierdza też, że pracodawca może chcieć rozpisania całego urlopu w roku kalendarzowym z wyjątkiem urlopu na żądanie i gdy w planie takiego urlopu nie będzie, to pracownik nie ma gwarancji, że ten urlop w tym terminie zostanie mu udzielony. Pracodawca będzie miał natomiast problem, jeśli zdarzy się, że pracownik nie wykorzysta całego urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym i będą mu powstawały zaległości urlopowe. W razie kontroli PIP, grozić może za to mu mandat. Pamiętajmy, że mandat nakładany jest na konkretną osobę, która takiego urlopu w terminie nie udziela, czyli na przełożonego pracownika.
Sprawdź w LEX: Jak długo przechowuje się plany urlopów wypoczynkowych? >
Sprawdź również książkę: [E-book] Kodeks pracy. Komentarz >>
A może tylko plan na okres wakacyjny?
Katarzyna Siemienkiewicz, ekspert ds. prawa pracy Pracodawców RP, potwierdza, że różne są metody ustalania planu urlopów. – Roczny plan jest coraz rzadziej stosowany, bo faktycznie ciężko jest przewidzieć, jak potem będzie odpowiadał potrzebom – wskazuje. Jej zdaniem, można przyjąć roczne plany, ale być elastycznym i otwartym na ewentualną ich zmianę. – Część pracodawców ustala plany urlopów tylko na czas wakacji. Dużo zależy tu od profilu firmy i doświadczeń pracodawców – podkreśla Katarzyna Siemienkiewicz. I dodaje: - Kodeks pracy zostawia w tym zakresie dużą swobodę pracodawcy. Przepisy nie mówią, jak ma wyglądać ten plan i do kiedy powinien być sporządzony. Każdy pracodawca może go dostosować do własnych potrzeb.
Sprawdź w LEX: Czy roczny plan urlopów może być dostępny dla wszystkich pracowników wewnątrz organizacji? >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
