Informacje o wynikach kontroli trzeźwości pracodawca przechowa w aktach pracownika

Informacje o dacie, godzinie i minucie badania przeprowadzonego w ramach kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu oraz wyniku tego badania, wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości lub obecność środka działającego podobnie do alkoholu w organizmie pracownika, pracodawca będzie przechowywał w dodawanej części E akt osobowych pracownika. Projekt rozporządzenia w tej sprawie został właśnie opublikowany.

W poniedziałek na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji pojawił się projekt rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego dotychczasowe przepisy w sprawie dokumentacji pracowniczej (nr 83). W poniedziałek też projekt przekazany został Radzie Dialogu Społecznego do konsultacji (ministerstwo dało 21 dni na jego zaopiniowanie) oraz trafił do uzgodnień międzyresortowych i  konsultacji publicznych. Datowana na 27 stycznia wersja projektu rozporządzenia stanowi wykonanie przepisów Kodeksu pracy, a dokładnie podpisanej właśnie przez prezydenta Andrzeja Dudę jego nowelizacji, wprowadzającej kontrolę trzeźwości pracowników przez pracodawców oraz kontrolę obecność środka działającego podobnie do alkoholu w organizmie pracownika.

ROZPORZĄDZENIE z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej >

Czytaj również: Lewiatan: Przepisy o kontroli trzeźwości pracowników budzą wątpliwości>>

Kontrola trzeźwości a akta osobowe pracownika

Zgodnie z nowym, dodawanym ust. 4 w par. 4 rozporządzenia, dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika będą przechowywane w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowane będą odpowiednio numery E1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów będzie dotyczyło każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, usuwana będzie cała wydzielona część dotycząca tej informacji, a pozostałym przyporządkowywane będą następujące po sobie numery.

Ściągi kadrowego: Jakie dokumenty powinny zawierać poszczególne części akt osobowych? >>>

Jak przypominają autorzy projektu, nowela nakłada na pracodawcę obowiązek przekazania nowozatrudnionemu pracownikowi, objętemu kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, przed dopuszczeniem go do pracy, informacji o wprowadzeniu ww. kontroli, grupach lub grupie pracowników objętych kontrolą i sposobie jej przeprowadzania, w tym rodzaju urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czasie i częstotliwości jej przeprowadzania. Informacje te pracodawca będzie przekazywał pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej. Spełnienie tego obowiązku ma być weryfikowane dzięki uzupełnieniu katalogu dokumentów przechowywanych w części B akt osobowych pracownika o potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania.

- W aktach osobowych pracowników będą również przechowywane dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonej przez pracodawcę oraz dokumenty związane z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego – podkreśla MRiPS.

Czytaj też: Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej >>>

Czytaj też: Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia >>>

Pracodawca będzie więc przetwarzał informacje o dacie, godzinie i minucie badania przeprowadzonego w ramach kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu oraz wyniku tego badania wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości lub obecność środka działającego podobnie do alkoholu w organizmie pracownika, a informacje te będzie przechowywał w dodawanej części E akt osobowych pracownika.

Według propozycji ministerstwa, informacje te pracodawca będzie przechowywał w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania. W przypadku, gdy zastosowana będzie kara upomnienia, kara nagany lub kara pieniężna pracodawca przechowuje informacje o dacie, godzinie, minucie badania na obecność środków działających podobnie do alkoholu
lub kontroli trzeźwości oraz wyniki wskazujące na stan po użyciu alkoholu, stan nietrzeźwości lub stan po użyciu środków podobnych do alkoholu do czasu uznania kary za niebyłą.

Nie będzie natomiast przechowywana informacja o braku alkoholu w organizmie pracownika, bo jak twierdzi MRiPS, nie jest to celowe, bowiem nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji dla pracownika, nie dokumentuje żadnego naruszenia obowiązków przez pracownika.

Rozporządzenie ma wejść w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.