Do Rzecznika Praw Obywatelskich wpłynęła skarga na przetwarzanie danych osobowych dotyczących niepełnosprawności dziecka pracownika przez pracodawcę. Wskazano, że przepisy obligują pracownika, który chce skorzystać z dodatkowego urlopu wychowawczego w związku z niepełnosprawnością dziecka, do dołączenia do wniosku kopii orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecka. Orzeczenia takie zawierają dane wrażliwe, które powinny być szczególnie chronione. Zdaniem skarżącej obowiązujące przepisy godzą w prawo do prywatności i ochrony danych osobowych dzieci z niepełnosprawnościami.
Czytaj również: Urlop wychowawczy a urlop wypoczynkowy>>
Prywatność i ochrona danych osobowych a sytuacja prawna dziecka
RPO ocenia, że z perspektywy prawa do prywatności i ochrony danych osobowych ramy prawne w niewłaściwy sposób kształtują sytuację prawną takiego dziecka, zwłaszcza po uzyskaniu przez nie pełnoletności. Pracodawca uzyskuje bowiem dostęp do pełnej treści orzeczenia. Zawarty jest tam szeroki zakres danych osobowych, łącznie z danymi wrażliwymi dotyczącymi zdrowia i informacjami na temat koniecznej pomocy socjalnej.
W myśl art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracodawca jest w szczególności obowiązany: przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Oznacza to, że pracodawca będzie przechowywał dane osobowe dziecka pracownika nawet po ustaniu stosunku pracy i osiągnięciu przez to dziecko pełnoletniości.
Według RPO jest to trudne do zaakceptowania zarówno w świetle przepisów unijnych (zasada minimalizacji przetwarzania danych), jak również ustrojowych (zasada ochrony życia prywatnego).
Art. 9 ust. 1 RODO zabrania przetwarzania danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej. Art. 9 ust. 2 RODO przewiduje wyjątki od tej zasady; dopuszcza przetwarzanie tzw. danych wrażliwych, jeśli zostanie spełniona jedna ze wskazanych w tym przepisie przesłanek. Sytuacja taka ma m.in. miejsce, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.
- Dokonując oceny kwestionowanych przepisów, należy mieć jednak także na uwadze zasadę minimalizacji przetwarzania danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Zgodnie z nią dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane – napisał Rzecznik Praw Obywatelskich w wystąpieniu do Agnieszki Dziemianowicz-Bąk, ministra rodziny, pracy i polityki społecznej.
Jak dalej podkreśla, zasada minimalizacji wprowadza kryteria ograniczające zbieranie i dalsze przetwarzanie danych osobowych. Odpowiada to motywowi 39 RODO, że dane osobowe powinny być przetwarzane tylko, gdy celu przetwarzania nie można w rozsądny sposób osiągnąć innymi sposobami. Dane muszą być odpowiednie i stosowne do osiągnięcia celu ich zebrania, lecz zarazem nie mogą być nadmierne. Przetwarzanie danych w zakresie zbędnym dla osiągnięcia celu oznacza zatem naruszenie RODO.
Co istotne, prawo do prywatności, o którym stanowi art. 47 Konstytucji, zagwarantowane jest m.in. w aspekcie ochrony danych osobowych, przewidzianej w art. 51 Konstytucji RP. Może ono może podlegać ograniczeniom na zasadach art. 31 ust. 3 Konstytucji, ale musi to mieć formę ustawową i być proporcjonalne.
W ocenie RPO nie istnieje uzasadniona potrzeba, aby pracodawca przetwarzał tak szeroki zakres danych osobowych dziecka pracownika, jaki jest zawarty w orzeczeniu o niepełnosprawności/stopniu niepełnosprawności. Wątpliwości budzi nie tylko przetwarzanie danych wrażliwych dziecka, ale także okres ich przechowywania i niemożność kwestionowania przetwarzania tych danych przez dziecko. Zdaniem RPO istnieją rozwiązania, które pozwoliłyby na osiągnięcie tożsamego celu (udzielenia dodatkowego urlopu wychowawczego) bez konieczności dołączania do wniosku kopii orzeczenia. Podobne stanowisko zajęła Rzeczniczka Praw Dziecka. Wątpliwości w tej kwestii przedstawiał również Prezes UODO.
Cena promocyjna: 84.55 zł
|Cena regularna: 89 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 66.75 zł
Dziemianowicz-Bąk: To pracodawca ma chronić wszystkie dane
W odpowiedzi na wystąpienie Rzecznika minister Agnieszki Dziemianowicz-Bąk przypomniała, że pracownik zatrudniony co najmniej 6 miesięcy ma prawo do urlopu wychowawczego w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem zgodnie z art. 186 Kodeksu pracy. Wymiar urlopu wychowawczego wynosi do 36 miesięcy. Urlop jest udzielany na okres nie dłuższy niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia. Natomiast, jeżeli z powodu stanu zdrowia potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecko wymaga osobistej opieki pracownika, może być udzielony dodatkowy urlop wychowawczy w wymiarze do 36 miesięcy, jednak na okres nie dłuższy niż do ukończenia przez dziecko 18 roku życia.
I wskazała, że treść wniosku oraz dokumenty, które należy dołączyć do tego wniosku, reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 marca 2025 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz.U. poz. 322). - Wszystkie wymagane dokumenty, które należy przedstawić pracodawcy mają charakter dowodowy. Dokumentem stanowiącym podstawę do przyznania dodatkowego urlopu wychowawczego jest kopia prawomocnego orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecka, na które ma być udzielony urlop wychowawczy, w przypadku, o którym mowa w art. 186 par. 3 k.p. Zatem z punktu widzenia pracodawcy podstawowym dokumentem poświadczającym niepełnosprawność lub stopień niepełnosprawności dziecka – i w konsekwencji zobowiązującym pracodawcę do udzielenia dodatkowego urlopu wychowawczego – jest ww. kopia prawomocnego orzeczenia – wyjaśniła Agnieszka Dziemianowicz-Bąk. I dodała, że w przypadku, gdy ujawnione okoliczności w ww. orzeczeniu mogłyby mieć negatywny wpływ na pracownika lub jego dziecko oraz istniałoby zagrożenie ujawnienia danych szczególnie chronionych, pracownik obowiązany jest przedstawić do wglądu pracodawcy kopię prawomocnego orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecka, a pracodawca na wniosku lub w notatce służbowej może sporządzić informację o ww. orzeczeniu oraz poświadczyć zapoznanie się z jego treścią. W przypadku kontroli pracodawcy przez Państwową Inspekcję Pracy, pracownik będzie zobowiązany do okazania ww. orzeczenia, ponieważ kopia orzeczenia stanowi podstawowy dowód udzielenia przez pracodawcę dodatkowego urlopu wychowawczego.
Co więcej, według MRPiPS, pracodawca zakłada i prowadzi akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika zgodnie z par. 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2024 r., poz. 535). Wobec tego pracodawca zobowiązany jest, żeby w teczce osobowej gromadził dokumenty związane z zatrudnieniem konkretnej osoby, a nie dotyczące określonego stosunku pracy. Nie jest też możliwe założenie teczki grupowej, zawierającej dokumenty kilku pracowników.
- Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci papierowej musi być szczególnie chroniona przed dostępem osób nieupoważnionych. Należy ją więc przechowywać w miejscu zabezpieczonym, np. w zamykanych szafach lub pomieszczeniach, do których dostęp mają jedynie upoważnione osoby. Pracodawca musi też zadbać, aby warunki przechowywania dokumentów nie groziły ich utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem. Reasumując, obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej pracowników prowadzonej w formie papierowej w warunkach umożliwiających zachowanie poufności (zgodnie z art. 94 pkt 9b k.p.) oraz zabezpieczających przed dostępem osób nieupoważnionych (par. 8 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej), co koresponduje z zasadami ochrony danych osobowych wprowadzonymi od 25 maja 2018 r. przez RODO – podkreśla minister w odpowiedzi. Zaznacza przy tym, że dokumentacja pracownicza tworzona w formie papierowej powinna być przechowywana w taki sposób, by nie miały do niej dostępu osoby, które nie mają stosownego upoważnienia administratora danych osobowych. - Jeśli zatem omawiane dokumenty przechowywane są np. w pokoju działu kadr, do którego mają dostęp zainteresowani pracownicy, to powinny być zabezpieczone, np. przez umieszczenie w szafie zamkniętej na klucz. W przypadku gdy dokumentacja pracownicza znajduje się w wyodrębnionym pomieszczeniu, wystarczającym zabezpieczeniem dostępności i poufności danych może być zamknięcie na klucz drzwi do tego pomieszczenia – wskazuje MRPiPS. Resort przypomina, że pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (podstawowy okres przechowywania). Do dokumentacji tej ma też zastosowanie art. 94(4) Kodeksu pracy. - Po wszystkich ww. okresach przechowywania pracownik ma jeszcze jeden miesiąc na odebranie dokumentacji, zatem do upływu tego okresu pracodawca nie może tej dokumentacji zniszczyć – zauważa Agnieszka Dziemianowicz-Bąk. - Podsumowując to pracodawca zobowiązany jest do ochrony wszystkich danych osobowych oraz do zachowania w tajemnicy informacji, o których dowiedział się z dokumentów przedłożonych mu przez pracownika o dodatkowy urlop wychowawczy – dodała minister na końcu pisma.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
