- Zgłaszam sprzeczność przepisów art. 94 pkt. 9b Kodeksu pracy z art. 5 rozporządzenia parlamentu europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Jednocześnie zgłaszam brak zasadności narzuconego w art. 94 pkt. 9b Kodeksu pracy obowiązku pracodawcy do przechowywania dokumentacji wymienionej w par. 6 rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, przez cały okres zatrudnienia pracownika i 10 lat po ustaniu zatrudnienia, ze względu na obowiązujący w Kodeksie pracy art. 291 mówiący o 3 letnim terminie przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, od roku, w którym roszczenie zostało wymagalne. Tym samym zgłaszam potrzebę jak najszybciej wprowadzonej zmiany w art. 94 pkt. 9b Kodeksu pracy polegającej na zróżnicowaniu okresu przechowywania akt pracowniczych i pozostałej dokumentacji w sprawach ze stosunku pracy – napisała w zgłoszeniu do naszej akcji „Poprawmy prawo” Czytelniczka - pani Iwona.
Czytaj również: Przechowywanie wniosku związanego z czasem pracy zależne od podstawy wnioskowania>>
Obowiązek pracodawcy do zmiany
Wskazany przez nią art. 94 pkt. 9b Kodeksu pracy (dalej: k.p.) wymienia wśród podstawowych obowiązków pracodawcy przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Tymczasem ww. rozporządzenie RODO w art. 5 dotyczącym zasad przetwarzania danych osobowych (ust. 1 lit. e) mówi o przechowywaniu w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.
- Głównym problemem polskiego prawodawcy, nie tylko w zakresie przepisów prawa pracy, jest ciągle występujący brak sporządzania przez projektujących prawo przewidzianej w RODO oceny skutków dla regulacji prawnych, w której wieloaspektowo analizowana byłaby zgodność planowanych przepisów z zasadami i wymogami określonymi w RODO. W szczególności taka analiza powinna dotyczyć przewidywanych w prawie krajowym okresów przechowywania danych osobowych i ich zgodności z ogólną zasadą z RODO – ograniczenia przechowania. Z tego punktu widzenia niewystarczające dla spełnienia wymagań z RODO jest samo wskazanie takiego okresu przechowywania bez jego uzasadnienia, ponieważ okres ten może nie być niezbędny dla realizacji celów przetwarzania danych, w tym może zaistnieć jego niekomplementarność z innymi przepisami prawa wpływającymi na czas przetwarzania - mówi serwisowi Prawo.pl prof. Grzegorz Sibiga z Instytutu Nauk Prawnych PAN.
Czytaj w LEX: Notatki służbowe w pracowniczych aktach osobowych > >
Cena promocyjna: 75.65 zł
|Cena regularna: 89 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 71.2 zł
Jak trzeba zmienić prawo i dlaczego
W opinii naszej Czytelniczki zmiany można to poprawić poprzez zmianę np. art. 94 k.p. tak, aby pracodawca był w szczególności obowiązany na podstawie pkt. 9a prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację pracowniczą, na którą składają się akta osobowe pracowników oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, z zastrzeżeniem, że: a) akta osobowe pracowników przechowuje się przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres ich przechowywania; b) dokumentację w sprawach związanych z ze stosunkiem pracy przechowuje się przez okres wynikający z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
- Wnoszę o: 1. Włączenie, w rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, do części B akt osobowych dokumentów dotyczących: a) ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 k.p.), b) stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), c) stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.), d) stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140[1] par. 1 k.p.), e) stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140[1] par. 2 k.p.), f) ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 k.p.), g) zgody pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 k.p.) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 par. 2 k.p.), h) zgody pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 par. 1 k.p.); 2. wyłączenie z części B akt osobowych dokumentów dotyczących wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej – napisała w zgłoszeniu Czytelniczka.
A jak uzasadnia potrzebę tych zmian?
- Od 1 stycznia 2019 r. wprowadzona została do art. 94 pkt. 9a Kodeksu pracy definicja „dokumentacji pracowniczej”, na którą składają się 1. akta osobowe pracowników oraz 2. pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Natomiast w art. 94 pkt. 9b kodeksu pracy nakazano pracodawcy przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Nieopatrznie, zamysł ustawodawcy o skróceniu przechowywania akt pracowniczych, doprowadził do wydłużenia okresu przechowywania pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wymienionej w par. 6 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Skutkuje to tym, że pracodawcy są zobowiązani gromadzić i przechowywać PRZEZ DZIESIĄTKI LAT nie tylko akta osobowe (co jest w pełni zasadne), ale i pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wymienioną we ww. rozporządzeniu. I tak np. okres przechowywania kart urlopowych pracowników z 5 lat wydłużył się na cały okres zatrudnienia i min. 10 lat po ustaniu zatrudnienia. Wśród dokumentacji, wymienionej we ww. rozporządzeniu, której przechowywanie zostało bezzasadnie WYDŁUŻONE jest między innymi ewidencja czasu pracy, wnioski pracownika na wyjścia osobiste, karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej itp. – napisała p. Iwona.
Jak dalej podkreśla, w wyniku błędu legislacyjnego, pracodawca, oprócz teczek akt osobowych, jest zmuszony gromadzić od 2019 r. masę dokumentów dotyczących danego pracownika, których ważność po latach staje się nieistotna, zważywszy na fakt, że uprawnienia pracownicze wygasają po 3 latach od momentu ich wymagalności. - Skala problemu rośnie wraz z ilością pracowników zatrudnianych przez pracodawcę i z upływem kolejnych lat od 2019 r. Pracodawcy nie mogą niszczyć dokumentacji, której ważność już się przedawniła, wraz wygaśnięciem roszczeń ze stosunku pracy, np. kart urlopowych, usprawiedliwień spóźnień, wniosków o wyjścia prywatne itp. Powstają pytania: 1. Po co przechowywać ww. dokumenty? Czy pracownik, np. po 20 latach może domagać się prawa do nieudzielonego mu np. urlopu wypoczynkowego, czy innego świadczenia? 2. Dlaczego narzucać pracodawcy ponoszenie kosztów lokalowych na przechowywanie nieistotnej po upływie wymaganego okresu dokumentacji – pisze w zgłoszeniu p. Iwona. Jak twierdzi, pracodawcy zatrudniający np. 1000 pracowników, mając 1000 teczek akt osobowych, muszą założyć dodatkowe 1000 teczek na dokumentację pracowniczą, której nie mogą zniszczyć po uzasadnionym okresie przechowywania, to też teczki te po kilkudziesięciu latach zatrudnienia tych osób będą pęczniały i ostatecznie pracodawcy będą mieli coraz większe problemy z ich przechowywaniem. - W tym miejscu wskazuję na łamanie zapisów art. 5 rozporządzenia RODO o: 1) „ograniczeniu przechowywania” danych 2) „ograniczenie celu” - zbieraniu danych w konkretnych i prawnie uzasadnionych celach 3) „minimalizacji danych”, tj. o przechowywaniu adekwatnym, stosownym oraz ograniczonym do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane – zaznaczyła na koniec.
Zobacz również w LEX: Akta osobowe pracowników - sposób prowadzenia > >
Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Wynagrodzenia, urlopy i czas pracy. Ochrona zatrudnienia i świadectwa pracy. Organizacje pracodawców, związki zawodowe i spory zbiorowe >>
Postulat zrozumiały
Zdaniem Roberta Lisickiego, radcy prawnego, dyrektora Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan, postulat dotyczący skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej jest zrozumiały. - Przechowywanie takiej dokumentacji, czyli akt osobowych i pozostałej dokumentacji w sprawach ze stosunku pracy, przez okres 10 lat po roku kalendarzowym, w którym rozwiązano stosunek pracy, jest istotnym obciążeniem dla pracodawców. W ramach nowelizacji przepisów w 2018 r. udało się doprowadzić do skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Niestety pojęciem pozostałej dokumentacji w sprawach ze stosunku pracy zostały objęte dokumenty dotyczące czasu pracy czy wykorzystywania urlopu wypoczynkowego – mówi serwisowi Prawo.pl Robert Lisicki. I przypomina, że wcześniej dokumenty dotyczące czasu pracy przechowywano przez okres odpowiadający przedawnieniu roszczeń ze stosunku pracy, czyli 3 lat.
Jak twierdzi Robert Lisicki, kwestia skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, a w szczególności ewidencjonowania czasu pracy, jest wciąż istotna dla pracodawców i warto byłoby podjąć działania w tym zakresie. - Na pewno na poparcie zasługuje postulat przeniesienia dokumentacji pracy zdalnej z akt osobowych do pozostałej dokumentacji w sprawach ze stosunku pracy. Nie tylko ze względu na postulowane skrócenie okresu przechowywania tej dokumentacji, ale również postać jej przechowywania. Wszystkie dokumenty w ramach akt osobowych powinny być przechowywanej w tej samej postaci, tj. w praktyce najczęściej papierowej. Dokumentacja w sprawach ze stosunku pracy może być przechowywana w innej od akt osobowych postaci, czyli np. elektronicznej – podkreśla dyrektor Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan. I dodaje: - Warto zwrócić uwagę, iż pracodawcy mają obecnie często do czynienia z dwoma okresami przechowywania dokumentacji. Dla okresów zatrudnienia, mających miejsce przed 1 stycznia 2019 roku, akta osobowe i dokumenty płacowe są przechowywane przez 50 lat. Jeśli pracownik został zatrudniony w firmie w latach 1999–2018, można skrócić okres przechowywania dokumentacji do 10 lat, ale wymagało to złożenia do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie: oświadczenia (ZUS OSW) oraz raportu informacyjnego (ZUS RIA). Niewiele firm skorzystało z tej możliwości.
Sprawdź w LEX: Charakter dowodowy świadectwa pracy > >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
