Osobowe akta pracownicze w postaci elektronicznej (tzw. e-teczki) ułatwiają przechowywanie dużych ilości dokumentów oraz zapewniają łatwość i szybkość dostępu. Znacznie prostsze jest wyszukiwanie w nich konkretnego dokumentu spośród setek innych, co jest znaczącą oszczędnością czasu. W przypadku dużych firm zatrudniających wielu pracowników, wiązać się to będzie również z konkretnymi korzyściami finansowymi.
Czytaj również: Firmy mogą nadzorować pracowników tylko w określonych celach i przypadkach>>
Korzyści i ryzyka związane z digitalizacją akt pracowniczych
Nie ubywa dokumentów, które pracodawca powinien przechowywać, dlatego też na digitalizację akt pracowniczych decydują się w szczególności pracodawcy zatrudniający wielu pracowników. Na skutek nowelizacji, pracodawcy wprowadzający do zakładów pracy kontrolę trzeźwości musieli na tę okoliczność założyć nową część pracowniczych akt osobowych (część E). Ustawodawca wprowadza też regularnie kolejne możliwości korzystania przez pracowników i pracodawców z elektronicznej postaci dokumentów. Przykładem mogą być nowe dokumenty wprowadzone do kodeksu pracy obszerną nowelizacją z 2023 r., takie jak wnioski i oświadczenia dotyczące pracy zdalnej czy wnioski o elastyczną organizację pracy.
Oczywistą korzyścią są także względy ekologiczne, zwłaszcza w kontekście wzrostu świadomości ekologicznej. Z perspektywy zrównoważonego rozwoju dostrzegana jest też społeczna odpowiedzialność pracodawcy prowadzącego dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej. E-teczka jest również bardziej odporna na zniszczenie, zgubienie czy utratę niż papierowe dokumenty.
Przy prowadzeniu akt pracowniczych w postaci elektronicznej należy jednak minimalizować zagrożenia z tym związane poprzez, przede wszystkim, spełnianie wymogów nałożonych w Rozporządzeniu o dokumentacji pracowniczej. System teleinformatyczny, w którym prowadzona jest dokumentacja, powinien regularnie tworzyć kopie zapasowe, co zminimalizuje ryzyko utraty danych, czyli jedno z największych ryzyk związanych z dokumentacją elektroniczną. Dostęp do elektronicznej dokumentacji pracowniczej powinien być zapewniony jedynie upoważnionym osobom, z umożliwieniem ich identyfikacji, co uchroni pracodawcę przed ryzykiem nieuprawnionego dostępu.
Zobacz w LEX: Ściągi kadrowego: Jakie dokumenty powinny zawierać poszczególne części akt osobowych? >
Jak przygotować się do digitalizacji akt pracowniczych?
Zarówno nowi pracodawcy, jak i pracodawcy zmieniający formę przechowywania akt z papierowej na elektroniczną muszą podjąć określone czynności. Taka dokumentacja powinna być odpowiednio zabezpieczona przed uszkodzeniem, utratą czy nieuprawnionym dostępem. Pracodawca ma obowiązek zapewniać jej integralność, polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzeniem zmian. Istotne jest także zapewnienie skutecznych możliwości wyszukiwania dokumentów, ich wydawania oraz funkcjonalności wydruku. Konieczne jest zatem wybranie odpowiedniego systemu teleinformatycznego.
Czytaj w LEX: Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej >
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej nie oznacza konieczności zawierania wszelkich umów, oświadczeń w takiej postaci. Możliwe jest sporządzanie dokumentów w formie papierowej, jednak niezbędne jest ich późniejsze odwzorowanie w systemie teleinformatycznym (najczęściej skanowanie). Digitalizacja akt pracowniczych wymaga także korzystania przez pracodawcę z kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, chociażby w celu potwierdzania zgodności odwzorowania cyfrowego z papierową wersją dokumentu. Odwzorowania powinny być przygotowane tak, aby możliwe było zapoznanie się z treścią dokumentu elektronicznego bez konieczności weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej.
Przygotowanie do wprowadzenia e-teczki obejmuje także sporządzenie odpowiednich procedur, które regulowałyby sposób postępowania z elektronicznymi aktami osobowymi pracowników, sposób informowania i zawiadamiania pracowników o zmianie postaci prowadzonej dokumentacji pracowniczej oraz jej odbioru czy sposób zabezpieczenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej.
W przypadku pracodawców zmieniających postać prowadzenia dokumentacji, obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty o:
- zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej;
- możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od przekazania tej informacji.
Pracodawca o możliwości odbioru dokumentacji ma obowiązek poinformować także byłego pracownika. W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej pracodawca może ją zniszczyć.
Podczas wdrożenia e-teczki w firmie warto jest także przeprowadzić szkolenia dla działów kadrowych dotyczących korzystania z systemu informatycznego oraz szkolenia informacyjne dla pracowników o przechowywaniu ich dokumentacji w formie elektronicznej, nadawaniu im dostępów itp.
Karolina Kalinowska, Senior Managing Associate, radca prawny, Deloitte Legal
Marta Dychto, Associate, aplikantka radcowska, Deloitte Legal
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
