24 czerwca 2024 r., cztery dni po podpisaniu przez prezydenta, została opublikowana w Dzienniku Ustaw ustawa o ochronie sygnalistów (dalej jako: ustawa). Publikacja ta finalizuje prawie trzyletnią sagę związaną z jej uchwalaniem.
Czytaj też: Ustawa o ochronie sygnalistów wejdzie w życie już za trzy miesiące
Kogo i kiedy dotyczy obowiązek
Ustawa wejdzie w życie w terminie 3 miesięcy od daty opublikowania w Dz.U., czyli w dniu 25 września 2024 r. Oznacza to, iż do tego dnia wszystkie podmioty publiczne oraz prywatne (w szczególności spółki prawa handlowego), zatrudniające powyżej 50 osób, są zobligowane: wdrożyć kanały przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach, opracować i przyjąć procedury przyjmowania i rozpatrywania tych zgłoszeń oraz zapewnić efektywną ochronę sygnalistów w danej organizacji.
Praktyka pokazuje, że pomimo znajomości założeń ustawy od dawna, zdecydowana większość podmiotów objętych tym obowiązkiem nie rozpoczęła wcześniej prac wdrożeniowych, czekając na ostateczny kształt ustawy. Ten moment właśnie nadszedł.
Zgodnie z uzasadnieniem ustawy, obowiązek obejmuje bardzo szerokie grono podmiotów: w przybliżeniu ponad 30 tys. podmiotów prawa prywatnego oraz ok. 12 tys. podmiotów prawa publicznego. Wszystkie te podmioty są zobligowane w przeciągu najbliższych 3 miesięcy przeprowadzić wdrożenie powyższych obowiązków wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów.
Biorąc pod uwagę powyższe liczby oraz fakt, że okres wdrożenia przypadnie na okres wakacyjny, sporo podmiotów zadaje sobie pytanie, z czym może się wiązać brak wdrożenia w terminie.
Czytaj więcej w LEX: Ochrona sygnalistów - nowe obowiązki pracodawców >
Sankcje za brak wdrożenia
Wbrew często powielanej w rozmowach informacji, nieuchwalenie procedury przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń nie wiąże się z karami administracyjnymi nakładanymi czy to na podmiot zobowiązany, czy osoby zarządzające.
Z perspektywy formalnoprawnej brak wdrożenia może wiązać się natomiast z odpowiedzialnością karną osób odpowiedzialnych za ustanowienie procedury (w spółkach - co do zasady zarząd). Zgodnie z ustawą, kto nie ustanawia procedury lub ustanawia ją z naruszeniem wymogów z ustawy, podlega karze grzywny. Co bardzo istotne, ustawa łagodzi jednak tę odpowiedzialność wskazując, że brak wdrożenia procedury będzie wykroczeniem, a nie przestępstwem. Powoduje to szereg istotnych skutków – w tym w szczególności brak wpisu ewentualnej osoby, wobec której orzeknięto grzywnę z tego tytułu do Krajowego Rejestru Karnego.
Warto wskazać jednak, że w pewnych przypadkach brak wdrożenia może wiązać się jednak z odpowiedzialnością karną za popełnienie przestępstwa. Zgodnie z ustawą, kto chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Brak wdrożenia procedury z pewnością może zostać potraktowany jako uniemożliwienie lub istotne utrudnianie dokonania zgłoszenia, dlatego w pewnych przypadkach może to być istotna okoliczność umożliwiająca skazanie z tego artykułu.
Czytaj też w LEX: Procedury whistleblowingu - jak efektywnie wdrożyć je w organizacji? >
Podsumowując: kary z tytułu braku wdrożenia może nie są tak drakońskie, jak z tytułu naruszeń prawa ochrony konkurencji i konsumenta czy przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, niemniej odpowiedzialność karna osób zarządzających powinna zmusić do nadania wdrożeniu ochrony sygnalistów odpowiedniej ważności.
Zamieszanie wokół prawa pracy
Warto zwrócić szczególną uwagę na zmiany jakie wprowadził w ustawie Senat. Zmiany te zostały zaakceptowane przez Sejm i zostały uwzględnione (a więc również zaakceptowane) w ustawie podpisanej przez Prezydenta.
Istotna zmiana o jakiej mowa to usunięcie z obligatoryjnego zakresu przedmiotowego ustawy zagadnień prawa pracy. W wersji pierwotnie uchwalonej przez Sejm do zakresu minimum wymaganego przez dyrektywę (które m.in. wskazują naruszenia związane z zamówieniami publicznymi, ochroną konsumentów, ochrony środowiska czy ochrony prywatności i danych osobowych) zostały dodane zagadnienia dotyczące naruszeń związanych z: prawem pracy, korupcją oraz konstytucyjnymi wolnościami i prawami człowieka i obywatela.
Na etapie prac senackich wielu senatorów wskazywało, że rozszerzenie zakresu na prawo pracy to istotne rozszerzenie w stosunku do wymogów dyrektywy oraz że przełoży się ono na istotne obciążenie dla pracodawców, wskazywano również, że istnieją już inne organy, które powinny stać na straży kwestii ochrony praw pracowniczych (jak np. Polska Inspekcja Pracy).
Co ta zmiana oznacza w praktyce? Oznacza to, że podmioty zobowiązane mogą same zdecydować, czy będą przyjmować i rozpatrywać zgłoszenia dotyczące prawa pracy (w tym dotyczące mobbingu czy dyskryminacji). Możliwe są różne podejścia do tego zagadnienia w trakcie prac wdrożeniowych. W pierwszej kolejności można wskazać, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby kwestie prawa pracy objąć zakresem zgłoszeń – podmioty zobowiązane mogą dowolnie rozszerzać zakres rozpatrywanych zgłoszeń ponad to czego wymaga ustawa. W praktyce w wielu przypadkach rozszerzenie polega na objęciu zakresem rozpatrywanych zgłoszeń wszystkich naruszeń niegodnych z prawem lub mających na celu obejście prawa (bez wyszczególniania poszczególnych dziedzin). Również często w praktyce spotyka się rozszerzenie zakresu o naruszenia obowiązujących w danym podmiocie regulacji wewnętrznych i standardów etycznych.
Na drugim biegunie są podmioty zobowiązane, które zdecydują się na przyjmowanie i rozpatrywanie jedynie tych zgłoszeń, które wymusza ustawa. W tych przypadkach z pewnością pojawią się w przyszłości trudne pytania co zrobić ze zgłoszeniami, które dotyczą innych dziedzin lub trudno je do konkretnych dziedzin zakwalifikować. Formalnie takie zgłoszenia można pozostawić bez rozpoznania, ale praktyka często pokazuje, że zgłoszenia czasem ewoluują: na etapie zgłoszenia dotyczą jednego zagadnienia a dopiero po rozpoznaniu (czasem nawet wstępnym) okazują się dotyczyć (także) innych zagadnień.
Zobacz szkolenie online w LEX: Ochrona sygnalistów - nowe obowiązki pracodawców >
Możliwym i czasem spotykanym rozwiązaniem jest również wprowadzenie dwóch systemów zgłoszeń: jednego, obejmującego zakres obligatoryjny z ustawy (z ewentualnymi rozszerzeniami) i przewidujący przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń zgodnie z wymogami ustawy (etapy postępowania, terminy, itp.) i drugiego obejmującego zagadnienia prawa pracy (w tym ochrony przed mobbingiem i dyskryminacją), przewidującego przyjmowanie i rozpatrywanie tych zgłoszeń w trybie odrębnym (niekoniecznie zgodnym z wymogami Ustawy). Czas pokaże, które system będą najczęstsze w praktyce.
Czytaj też w LEX: Ochrona sygnalistów - procedura zgłoszeń wewnętrznych krok po kroku >
Wdrożenia czas zacząć
W najbliższym czasie czeka nas sporo pracy związanej z projektowaniem, uzgadnianiem i ustalaniem ostatecznego kształtu procedur przyjmowanie i rozpatrywania zgłoszeń. Konieczne będzie także uzgodnienie i przeprowadzenie odpowiedniej polityki informacyjnej oraz przeszkolenie właściwych osób (w szczególności tych, którzy mają zajmować się przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń).
Jak uczy doświadczenie prac wdrożeniowych poprzednich, podobnych rozwiązań legislacyjnych, ci którzy przepracują z należytą starannością etap wdrożeniowy, wejdą w ten obowiązek przygotowani. Będą oni wykorzystywać procedurę zgłoszeń nieprawidłowości do szerzenia kultury zgodności w organizacji i wyłapywania ewentualnych nieprawidłowości.
Zobacz też szkolenie online: Wdrożenie przepisów o sygnalistach w biurze rachunkowym >
W przypadku natomiast podmiotów, które przeprowadzą wdrożenie „aby ograniczać ilość zgłoszeń”, „po linii najmniejszego oporu” czy „najniższym kosztem” (autentyczne cytaty z rozmów z osobami odpowiedzialnymi za wdrożenie), prawdziwe problemy zaczną się w momencie otrzymania pierwszych zgłoszeń już po wejściu w życie ustawy.
Zbigniew Pindel, radca prawny, partner associate w zespole Doradztwa w Zakresie Zarządzania Zgodnością w Deloitte Legal
Czytaj też w LEX: Whistleblowing jako przejaw dbałości o dobro zakładu pracy >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
