Za koszt uzyskania przychodów uznaje się wydatek, poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Zasada ta wynika z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Wydatki, spełniające definicję kosztu, muszą pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzonym biznesem, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.
Zobacz w LEX: Koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej - postępowanie krok po kroku >>
Związek z przychodem trzeba udowodnić
Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, z wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niemogące pomniejszyć przychodów. Dodać należy, że na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego. Takie podejście jest reprezentowane w interpretacjach podatkowych wydawanych przez organy podatkowe (patrz np. pismo dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 27 maja 2020 r., nr 0115-KDIT3.4011.174.2022.2.MJ).
Czytaj w LEX: Wydatki na spotkania biznesowe w restauracjach w kosztach podatkowych >>
Zobacz również: Rozliczając roczny PIT, trzeba pamiętać o przysługujących ulgach >>
Karty podarunkowe jako koszt uzyskania przychodów
Wydatki na karty podarunkowe przeznaczone dla kontrahentów w celu zachęcenia ich do współpracy bezsprzecznie wykazują związek z przychodami. Wydatki tego rodzaju mają cel marketingowy i ostatecznie zmierzają do zwiększenia kwoty przychodów. Jednakże o definitywnej kwalifikacji wydatków na zakup kart podarunkowych dla klientów przesądzi fakt, że nie są to wydatki na reprezentację. Stosownie bowiem do art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Pamiętajmy jednak, że wymienienie w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności. Tylko wydatki na zakup tych usług gastronomicznych stanowiących koszty uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, których jedynym (głównym) celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz, podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 23 ust. 1 pkt 23 tej ustawy (tak np. NSA w wyroku z dnia 18 października 2013 r., sygn. akt II FSK 2168/13).
Czytaj w LEX: Wydatki poniesione na usługi gastronomiczne podczas spotkań z kontrahentami w restauracji - omówienie orzecznictwa >>
Cena promocyjna: 179.1 zł
|Cena regularna: 199 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: zł
Reprezentacja to nie koszt podatkowy
Podkreślić należy, że w ustawa o PIT nie definiuje pojęcia reprezentacja ani też nie odsyła do innych przepisów prawa. Brak ustawowej definicji słowa „reprezentacja” oznacza, że należy posłużyć się wykładnią językową. Ta natomiast przez długie lata była przedmiotem częstych sporów z organami podatkowymi, a co za tym idzie, wyroków Naczelnego Sądu Administracyjnego.
Generalnie można powiedzieć, że przez reprezentację rozumie się okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Przenosząc tę definicję na grunt ustawy o PIT należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej zmierzające do stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę.
Czytaj w LEX: Kwiaty w firmie a koszty uzyskania przychodów >>>
Czytaj w LEX: Wydatki na alkohol jako koszty podatkowe >>>
Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie dobrego obrazu firmy, działalności podatnika, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Jak wynika z powyższego jednoznaczne określenie, czy dany wydatek wpisuje się w wydatki reprezentacyjne wymaga odrębnej oceny i jest możliwe na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów tych wydatków, ustalenia kręgu adresatów, okoliczności, w jakich dochodzi do wydatkowania środków. Zakładając, że ww. wydatek nie ma cech reprezentacji przyjąć należy, że stanowi on koszt uzyskania przychodów w myśl przepisów ustawy o PIT.
Czytaj w LEX: Prezenty dla kontrahentów oraz spotkania z klientami a koszty uzyskania przychodu >>
Podatnik decyduje o wydatku
Na koniec dodać należy, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.
Czytaj w LEX: Opodatkowanie nagród związanych ze sprzedażą premiową - omówienie orzecznictwa >>
Trzeba również pamiętać o tym, że fakt, iż dany wydatek nie został ujęty w art. 23 ustawy o PIT nie uprawnia do automatycznego przyjęcia domniemania, że wszystkie pozostałe koszty, które nie są wymienione w tym przepisie, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Skoro jednym z warunków zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, kryterium uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodów sprowadza się w istocie do ustalenia, czy mógł się on potencjalnie przyczynić do osiągnięcia przychodów, bez względu na to, czy ów skutek się ziści. Wykazywany związek przyczynowo-skutkowy powinien mieć charakter obiektywny.
Czytaj w LEX: Upominki na rzecz klientów i kontrahentów a koszty uzyskania przychodów - LINIA ORZECZNICZA >>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
