Współczesne przedsiębiorstwa są coraz bardziej uzależnione od technologii, co jest widoczne także w obszarze fakturowania. Wprowadzany 1 lipca 2024 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest doskonałym przykładem integracji technologii z prawem i podatkami. Jak to bywa z nowościami, pojawiają się pewne wyzwania i kwestie praktyczne wymagające rozwiązania. W tym artykule skupimy się na kilku kluczowych aspektach związanych z KSeF, które warto już teraz przeanalizować i omówić.

Faktury korygujące w nowej odsłonie

Mimo wielu zapewnień i – w teorii – uproszczeń, jednym z głównych wyzwań w KSeF staną się faktury korygujące. Nowe przepisy KSeF eliminują noty korygujące, co skutkuje koniecznością korekty każdej pomyłki przez sprzedawcę. Z pewnością zwiększy to zakres obowiązków administracyjnych przedsiębiorstw i liczbę faktur korygujących. Ponadto, jeśli to nabywca wykryje błąd (np. związany z okolicznością, której świadomość mają w pierwszej kolejności nabywcy), konieczny będzie każdorazowy kontakt ze sprzedającym, co przedłuży proces poprawiania drobnych pomyłek.

Innym interesującym aspektem są zmiany dotyczące rozliczenia korekt in minus. Do tej pory zasady rozpoznania w czasie tych dokumentów są uzależnione od spełnienia wprowadzonych w pakiecie SLIM VAT kryteriów. Po wprowadzeniu KSeF teoretycznie procedura będzie prostsza – prawo do korekty zaistnieje w chwili wystawienia (dla sprzedawcy) i odbioru (dla nabywcy) faktury. Niemniej jednak, literalne brzmienie nowych przepisów nie jest proste, a ustawodawca zdecydował się wprowadzić tutaj szereg nowych wyjątków, obejmujących m.in. korektę w sytuacji awarii KSeF czy wystawianie faktur na podmiotów zagranicznych. Tym samym ustalenie, czy dana faktura podlega konkretnemu reżimowi prawnemu, może okazać się skomplikowane i wymagać więcej czasu, szczególnie gdy użytkownik KSeF zdecyduje się na pełną automatyzację procesu.

Aktualizacja umów, regulaminów i procedur

W świetle nowych regulacji kluczowa staje się również potrzeba dostosowanie umów, regulaminów oraz procedur. Zmiany w definicji daty wystawienia i odebrania faktury mogą wpływać na ustalane z kontrahentami warunki dotyczące terminów płatności czy moment dostarczenia faktury. Przedsiębiorstwa będą musiały również przewidzieć ewentualne problemy techniczne lub braki dostępu do systemu. W związku z tym należy rozważyć przemodelowanie obowiązujących umów w zakresie fakturowania i kalkulowania terminów płatności w świetle zdefiniowanych na terminów wystawienia i otrzymania faktury. Konieczne będzie również ustalenie statusu podatkowego klienta i zweryfikowanie, czy mamy do czynienia z podmiotem zagranicznym.

Modyfikując te dokumenty, należy rozważyć, w jaki sposób dostarczać faktury podmiotom zwolnionym z VAT, gdyż do 1 stycznia 2025 r. nie będą one zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF. W praktyce może się więc okazać, że tacy kontrahenci nie będą świadomi konieczności sprawdzania KSeF pod kątem nowych faktur zakupowych, co może skutkować opóźnieniami w płatnościach. Wewnętrzne procedury firmy również powinny ulec zmianie. Działania w tym zakresie powinny zostać podjęte możliwie szybko – znaczna część umów zawartych przez przedsiębiorców już obecnie i tych, które zostaną podpisane w nadchodzących tygodniach powinna już uwzględniać sposób fakturowania właściwy dla modelu faktur ustrukturyzowanych.

Kluczowym dla sprawnego obiegu dokumentów będzie uwierzytelnianie, autoryzacja oraz procedury umożliwiające ich zmianę czy odwoływanie w zależności od roli pracownika. Pozwoli to na bezpieczne funkcjonowanie KSeF w przedsiębiorstwie i sprawną weryfikację osób odpowiedzialnych za wystawiane faktury. Procedury wewnętrzne powinny być również jak najbardziej przejrzyste w zakresie odpowiedzialności pracowników za wystawiane faktury i nadzoru ich przełożonych w tym zakresie.

Schema e-faktury

Niemniej ważne będzie prawidłowe wypełnienie e-faktury, krytyczne dla jej poprawności technicznej i merytorycznej. Szczególną uwagę należy poświęcić węzłowi Adnotacje i poprawnemu uzupełnieniu na każdej fakturze informacji o obecności specjalnych mechanizmów VAT. Doświadczenie wskazuje, że wiele podmiotów przygotowujących się do wdrożenia systemu nie przechowuje danych odnoszących się do opisanych w tym węźle szczególnych mechanizmów rozliczenia VAT.

Kolejnym wyzwaniem będzie prawidłowe wskazanie stawki VAT. Struktura logiczna e-faktury definiuje bowiem inny zestaw pól dla każdej transakcji nieuwzględniającej kwoty VAT na fakturze (m.in. dla WDT, eksportu czy odwrotnego obciążenia).

Nie można też zapomnieć o formatowaniu danych w KSeF. NIP nie może zawierać myślników, a daty muszą być prezentowane w konkretnym formacie. Biorąc również pod uwagę potencjalne zmiany w schemie, firmy będą musiały być gotowe na ciągłe aktualizacje i modyfikacje swoich systemów do nowych wymogów czy to samej schemy czy przepisów ustawy o VAT.

Wybór dostawcy

Jednym z wyzwań dla biznesu jest wybór rozwiązania lub dostawcy usług odpowiadających za komunikację z KSeF. Mimo szerokiego wachlarza dostawców oferujących rozwiązania do KSeF, wybór odpowiedniego dostawcy wcale nie jest łatwy.  Z jednej strony jakość rozwiązań, koszty wdrożenia oferowane przez dostawców potrafią się od siebie znacząco różnic, z drugiej niejednokrotnie przedsiębiorcy nie mają zidentyfikowanych potrzeb ich własnych organizacji, co może skutkować wdrożeniem rozwiązań do KSeF nieprzystających do wymagań biznesowych.

Pierwsze i najważniejsze z wyzwań nich to zapewnienie ciągłości działania rozwiązania do komunikacji z KSeF. Jest to o tyle istotne, iż niejednokrotnie systemu wykorzystywane do wystawiania faktur obecnie, nie były projektowane jako systemy online, które w dodatku nie tylko odpowiadać będą za wysłanie danych do systemu KSeF, ale także będą te dane odbierać.

Dodatkowo, w sytuacji awarii systemu KSeF lub systemu wykorzystywanego przez podatnika do komunikacji z KSeF, możliwość szybkiego przejścia do trybu awaryjnego, łatwego wygenerowania faktur offline oraz zapisy umów SLA z dostawcami będą odgrywały kluczową rolę.

Niemniej ważnym aspektem jest elastyczność dostawcy w zakresie dostosowania się do zmieniających się regulacji podatkowych. Jednym z aspektów, który należy ocenić jest z jednej strony świadomość regulacji podatkowych dostawcy rozwiązania do KSeF, z drugiej dostawca powinien szybko reagować na zmiany w przepisach i wprowadzać odpowiednie modyfikacje w oferowanym systemie.

Na uwagę zasługuje także koszt i poprawność zintegrowania nowego systemu z istniejącymi narzędziami przedsiębiorstwa, jak również zapewnienie dodatkowych funkcjonalności, wykraczających poza wymagania formalne, a które to mogą być istotne dla użytkowników biznesowych. Wizualizacja faktury, archiwizacja faktu i załączników czy obsługa obiegu faktur zakupowych mogą znacząco ułatwić pracę i zwiększyć efektywność procesów. Wybierając dostawcę systemu KSeF, warto zwrócić uwagę nie tylko na spełnienie podstawowych wymagań, a te wymagają wcześniejszego przeanalizowania z użytkownikami systemu.

Czytaj również: Wdrożenie KSeF bez doradcy podatkowego będzie trudne >>

Wdrożenie to nie wszystko

Kiedy myślimy o systemach elektronicznych, takich jak KSeF, często skupiamy się na etapie wdrożenia, zapominając jednocześnie o bardzo ważnej fazie, jaką jest utrzymanie systemu i wsparcie powdrożeniowe. W praktyce, zaraz po implementacji, rozpoczyna się nieustanny proces monitorowania, aktualizacji i dostosowywania do zmieniających się warunków i przepisów. Istotne jest, określenie jasnego podziału obowiązków zarówno po stronie dostawcy, jak i wewnętrznego zespołu. Monitoring komunikatów Ministerstwa Finansów, śledzenie zmian w przepisach VAT czy monitorowanie działania API i aktualizacji schemy to tylko niektóre z elementów, które wymagają bieżącej uwagi. I tutaj znów pojawia się aspekt przemyślanej architektury systemowej rzutującej na koszty ewentualnych modyfikacji, który powinien być wykonany na etapie analizy przedwdrożeniowej.

Niemniej ważna jest także elastyczność i zdolność do rozbudowy systemu w miarę rosnących potrzeb przedsiębiorstwa. Nowe wytyczne dotyczące formatu faktur (zmiana schemy, zmiana architektoniczna KSeF), wprowadzenie nowych narzędzi czy integracji będzie skutkować mniejszymi lub większymi zmianami w systemach. Dlatego tak ważne jest, by system KSeF nie tylko był zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi, ale także mógł być łatwo modyfikowany i rozbudowywany. Współpraca z dostawcą, który potrafi szybko reagować i dostosowywać system jest kluczowa. Dlatego też, wybierając dostawcę systemu KSeF, warto zwrócić uwagę nie tylko na funkcjonalności w momencie wdrożenia, ale także na jego zdolności do wsparcia w fazie utrzymania i rozbudowy systemu w przyszłości.

Michał Szwed, Managing Partner CRIDO,

Tomasz Groszyk, Senior Manager CRIDO

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.