Po pierwsze, w umowach warto dodać zapis o nadaniu uprawnień dla pracownika czy managera biura księgowego, aby mógł on pobierać faktury z KSeF. Warto pamiętać, że wśród uprawnień, jakie mogą zostać nadane dla biura rachunkowego, poza pobieraniem faktur kosztowych, jest m.in.:

  • nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF,
  • wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

Ważne doprecyzowanie daty poboru dokumentów z KSeF

Ponadto zaleca się dokładne doprecyzowanie w umowie daty poboru dokumentów z KSeF.  Niewątpliwie pobór dokumentów kosztowych z KSeF znacząco wpłynie na zniwelowanie uciążliwego problemu związanego ze zbyt późnym dostarczeniem dokumentów przez klientów. Natomiast dostrzegam też w tym jedno ryzyko, a mianowicie pobór wszystkich dokumentów kosztowych z KSeF i ujęcie ich w rachunku podatkowym klientów. Na tym etapie, przy braku dodatkowej weryfikacji ze strony klienta powstanie ryzyko zaksięgowania wydatku niezwiązanego z działalnością gospodarczą. Dlatego też, dobrze jest zastrzec w umowie o świadczenie usług tzw. klauzulę domniemania, iż pobrane dokumenty mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a sam klient musi pilnować, iż decydując się na wystawienie faktury na firmę powinna ona dokumentować wydatek związany z działalnością gospodarczą, a nie prywatny.   Brak takiej uważności ze strony Klienta może  spowodować ryzyko podatkowe w postaci ujęcia wydatków niezwiązanych z działalnością i w konsekwencji narazi to klienta na zaległości podatkowe.

Trzy modele współpracy

I ostatnia – najistotniejsza kwestia to wypracowanie odpowiedniego modelu współpracy z klientami w zakresie wystawiania faktur. Otóż możliwe są trzy modele współpracy tj.:

  • biuro wystawia i wysyła faktury do KSeF,
  • klient wystawia faktury, a biuro wysyła do KSeF,
  • klient sam wysyła i wysyła faktury do KSeF.

Osobiście rekomendowałabym trzeci wariant. Jeśli już biura zdecydują się na wystawianie faktur w imieniu klienta i ich wysyłkę do KSeF istotne będzie stworzenie takich zapisów umownych z których będzie jednoznacznie wynikać, że rola biura sprowadza się jedynie do technicznego wystawienia dokumentu faktury. Niezbędne jest to w celu ograniczenia odpowiedzialności biura za tzw. puste faktury czyli dokumenty, które nie odzwierciedlają rzeczywistych operacji i zdarzeń gospodarczych.

Podsumowując, wprowadzenie KSeF to wielkie wyzwanie dla biur rachunkowych i klientów, nie tylko w kwestiach organizacyjnych, ale również formalnych. Aby sprostać oczekiwaniom nowej rzeczywistości i zabezpieczyć swoje interesy - właściciele biur rachunkowych powinni już wdrożyć odpowiednie kroki, aby precyzyjnie ustalić zakres obowiązków i ustrzec się przed potencjalną odpowiedzialnością i konsekwencjami finansowymi.

AUTOR : Agnieszka Piętak, Manager w MDDP Outsourcing