Pytanie

Firma zakupiła na aukcji internetowej (od użytkownika z Wielkiej Brytanii) towary handlowe przeznaczone do odsprzedaży. Jedynym dowodem dokonania zakupu jest wydruk komputerowy z serwisu PayPal potwierdzający dokonanie płatności. Na potwierdzeniu tym znajduje się nazwa przedmiotu zakupu (w języku angielskim), cena jednostkowa w GBP, ilość, kwota w GBP, koszt wysyłki w GBP, łączna suma w GBP, kurs wymiany waluty z danego dnia oraz wartość w zł. Na potwierdzeniu nie znajdują się dane sprzedającego a jedynie jego nick z serwisu internetowego.
Czy na podstawie takiego dowodu można zaksięgować wydatek jako towar w PKPiR?
Jakie są konsekwencje nie wpisania wydatków w towar?

Odpowiedź

Wydatek z tytułu poniesienia zapłaty za towary handlowe nabyte na aukcji internetowej od sprzedawcy z Wielkiej Brytanii może być udokumentowany dowodem dokonania opłaty w postaci wydruku komputerowego z serwisu PayPal, mogącego być podstawą zapisów w PKPiR jako "inny dowód", o ile będzie oznaczony numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie, a także o ile będzie on stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierać będzie co najmniej:
1) wiarygodne określenie wystawcy (serwisu PayPal), skoro nie jest możliwe podanie nazwy i adresu dostawcy znanego jedynie z identyfikatora używanego w serwisie eBay,
2) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
Ewentualne niewykazanie kosztów zakupu towarów handlowych spowoduje, że PKPiR zostanie uznana za nierzetelną.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f. - osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.
Na podstawie art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f., kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 u.p.d.o.f.

Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - dalej r.p.k.p.r.Na mocy § 12 ust. 3 pkt 2 r.p.k.p.r. podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są inne dowody, wymienione w § 13 i 14 r.p.k.p.r., stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
1) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Z kolei na podstawie § 13 pkt 5 r.p.k.p.r. za dowody księgowe uważa się również inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 r.p.k.p.r.

Zobacz książkę "Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych" dostępną w księgarni internetowej Profinfo >>

Zatem w sytuacji opisanej w pytaniu wydatek z tytułu poniesienia zapłaty za towary handlowe nabyte na aukcji internetowej w serwisie eBay od sprzedawcy z Wielkiej Brytanii może być udokumentowany dowodem dokonania opłaty w postaci wydruku komputerowego z serwisu PayPal i ujęty w kosztach uzyskania przychodów, o ile dowód ten będzie oznaczony numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie, a także o ile będzie on stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierać co najmniej dane określone w § 12 ust. 3 pkt 2 r.p.k.p.r.

Zgodnie z § 11 ust. 4 pkt 3 oraz ust. 5 r.p.k.p.r. ewentualne niewykazanie kosztów zakupu towarów handlowych stanowić będzie o uznaniu księgi za nierzetelną.Odpowiedź pochodzi z programu Vademecum Głównego Księgowego