Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego
Po czasie (3 miesiące) uznano zaświadczenie L4 jako spowodowane wypadkiem przy pracy. wypłata wyrównania do 100% chorobowego tj. zasiłku ZUS nastąpiła w bieżącej wypłacie.
Czy zasiłek powinien być wykazany w bieżącej deklaracji ZUS za miesiąc wypłaty wyrównania 20%, czy należało skorygować wstecznie deklaracje, w których wykazano zaniżone wynagrodzenie chorobowe?
Czy ZUS weryfikuje miesiąc, za który jest L4 z faktycznym miesiącem wypłaty wyrównania i czy jest to błąd dużej wagi?
Czy pracodawca może warunkować zmianę kwalifikacji L4 na wypadkowe dostarczeniem dodatkowego oświadczenia/zaświadczenia lekarza, że L4 jest spowodowane wypadkiem przy pracy?
Odpowiedź:
Zgodnie z przepisami z zakresu ubezpieczeń społecznych wykazania wypłaconych zasiłków w raportach imiennych oraz rozliczenia ich w deklaracji ZUS DRA można dokonać w miesiącu wypłaty. Pracodawca, który dokonuje przekwalifikowania wynagrodzenia chorobowego na zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego może dokonać korekt za okres wstecz jedynie z wykazaniem kwot brutto wypłacanych w poprzednich miesiącach. Dopłatę brakujących 20% zasiłku jest obowiązany rozliczyć w miesiącu jej wypłaty.
Uzasadnienie:
Pracownikowi za okres niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy od pierwszego dnia przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego w wysokości 100 % podstawy wymiaru - tak stanowi art. 6 ust. 1, art. 8 ust. 1 oraz art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322 z późn. zm.).Podstawowym dokumentem do wypłaty świadczeń za okres niezdolności do pracy w postaci wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego jest zaświadczenie lekarskie wystawione na druku ZUS ZLA. Natomiast w sytuacji, gdy niezdolność do pracy spowodowana została wypadkiem pracownika przy pracy, oprócz ZUS ZLA podstawę do wypłaty zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego stanowi protokół powypadkowy ustalający okoliczności i przyczyny wypadku, sporządzony zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 105, poz. 870 z późn. zm.).W niektórych sytuacjach pracodawca może mieć wątpliwości przy zakwalifikowaniu kolejnego zwolnienia lekarskiego, dostarczonego przez pracownika, jako spowodowane wypadkiem przy pracy. O powyższym przesądzić może wówczas dostarczenie przez pracownika zaświadczenia od lekarza o tym, iż przyczyną niezdolności do pracy jest wcześniejszy wypadek. Do czasu otrzymania pełnej dokumentacji, pozwalającej na ustalenie kwoty i rodzaju należnego pracownikowi świadczenia wypadkowego pracodawca może na podstawie samego zwolnienia lekarskiego dokonać wypłaty wynagrodzenia chorobowego i zasiłku w stawce 80 %. Dopiero po zebraniu pozostałej niezbędnej dokumentacji do uznania tej niezdolności do pracy za spowodowaną wypadkiem przy pracy jest obowiązany skorygować dokumenty za poprzednie miesiące. Należy przy tym pamiętać, że korygując dokumenty za dany miesiąc możemy wykazać jedynie kwoty świadczeń w nich wypłaconych. Dopłata 20% należnego świadczenia za wypadek przy pracy stanowi wyrównanie do 100 % stawki dziennej i należy wykazać ją z odpowiednim kodem świadczenia w raportach do ZUS w miesiącu jej wypłaty.Zgodnie z art. 41 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 121) – dalej u.s.u.s. płatnik składek jest zobowiązany do comiesięcznego składania raportów imiennych za zatrudnionych pracowników wykazując w nich zarówno okres niezdolności do pracy jak i kwoty wypłaconych z tego tytułu wynagrodzeń i zasiłków. Wypłacony zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego powinien być wykazany w tym samym miesiącu, w którym dokonano jego wypłaty. Powyższe uwarunkowane jest treścią art. 46 ust. 2 u.s.u.s. w myśl którego płatnik składek może dokonać w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA rozliczenia w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne tylko zasiłków wypłaconych w tym samym miesiącu.Kody świadczeń i przerw w opłacaniu składek zawarto w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (tekst. jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1844 z późn. zm.). Kodem świadczenia składającym się z trzech znaków:314 oznaczono zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego,318 oznaczono wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego.PrzykładPracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim od 11.03.2015 r. do 30.04.2015 r.W marcu 2015 r. wypłacono mu wynagrodzenie chorobowe 1680,00 zł za okres od 11.03.2015 r. do 31.03.2015 r. według 80 % stawki dziennej.W kwietniu 2015 r. wypłacono mu wynagrodzenie chorobowe 960,00 zł za okres od 01.04.2015 r. do 12.04.2015 r. oraz zasiłek chorobowy 1440,00 zł za okres od 13.04.2015 r. do 30.04.2015 r. według 80 % stawki dziennej.Pracodawca wykazał w.w. wypłaty w raporcie RSA:– w marcu 2015 r. z kodem świadczenia 331 kwotę 1680,00 zł i okres 11-31.03.2015 r.– w kwietniu 2015 r. z kodem świadczenia 331 kwotę 960,00 zł i okres 01-12.04.2015 r. oraz z kodem świadczenia 313 kwotę 1440,00 zł i okres 13-30.04.2015 r.W maju 2015 r. zwolnienie lekarskie za w.w. okres zostało uznane jako spowodowane wypadkiem przy pracy, w związku z czym pracodawca dokonał korekt i dopłaty 20 % kwoty należnego świadczenia wyrównującego stawkę dzienną do 100 %. Łączna kwota wyrównania zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego za okres od 11.03.2015 r. do 30.04.2015 r. wyniosła 1020,00 zł.W związku z powyższym pracodawca sporządził korekty raportów RSA za miesiące:– marzec 2015 r. wykazując z kodem świadczenia 314 kwotę 1680,00 zł i okres 11-31.03.2015 r.– kwiecień 2015 r. wykazując z kodem świadczenia 314 kwotę 2400,00 zł i okres 01-30.04.2015 r. W obu w.w. miesiącach wyzerowano również raporty RSA z kodem świadczenia 331 oraz w kwietniu 2015 r. z kodem świadczenia 313.Natomiast kwotę wypłaconego w maju 2015 r. wyrównania zasiłku 1020,00 zł wykazano w raporcie RSA za maj 2015 r. z kodem świadczenia 318 i okresem 11.03.2015 - 30.04.2015.
Joanna Królikowska, autorka współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono 4.09.2015 r.