Odpowiedź:
Zapis o wyższej kwocie odpisu na ZFŚS powinien znaleźć się w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania przed dokonaniem zwiększonego odpisu, dzięki czemu będą one w całości kosztem uzyskania. Pieniądze otrzymane w formie odpisu (także zwiększonego) stanowią środki ZFŚS i mogą być przeznaczane na dowolne cele socjalne zgodne z regulaminem ZFŚS.
Uzasadnienie:
Ustawodawca narzuca wysokość odpisów na ZFŚS. Pracodawca może jednak tę wysokość zmienić. Zgodnie bowiem z art. 4 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.) – dalej u.z.f.ś.s. – u pracodawców zobowiązanych do tworzenia ZFŚS układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz; może również postanawiać, że fundusz ten nie będzie tworzony - nie dotyczy pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.
U pracodawców określonych, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w tych sprawach może zawierać regulamin wynagradzania. Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na ZFŚS lub nietworzenia tego funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Powyższe powoduje, że zapis o zwiększonym odpisie powinien znaleźć się w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania. Z oczywistych względów zapis ten powinien pojawić się przed przekazaniem wyższej kwoty.
Zgodnie z art. 6 ust. 1 u.z.f.ś.s. odpisy i zwiększenia oraz kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych, o których mowa w art. 3-5 i 6a tej ustawy (a więc także odpisy ustalone w trybie art. 4 u.z.f.ś.s.), obciążają koszty działalności pracodawcy.
Jest to o tyle istotne, że w myśl art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 851 z późn. zm.) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika; kosztem uzyskania przychodów są jednak:
a) podstawowe odpisy i wpłaty na te fundusze, jeżeli obowiązek lub możliwość ich tworzenia w ciężar kosztów określają odrębne ustawy,
b) odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek ZFŚS.
W efekcie, aby zwiększony odpis był KUP, powinien być stosowny zapis w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania, a kwota odpisu musi być przekazana na konto funduszu.
Kwota przekazana w formie zwiększonego odpisu zasila ZFŚS i może być wydatkowana na ogólnych zasadach określonych przede wszystkim w art. 8 ust. 1-2 u.z.f.ś.s.
Z przepisów wynika, że postanowienia w sprawie ustalenia innej wysokości odpisów na ZFŚS mogą być ustalone tylko w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania. Podwyższenie odpisów uchwałą (np. zarządu) jest pozbawione sensu, gdyż nadwyżka odpisów ponad wielkości ustawowe nie będzie kosztem uzyskania.
Paweł Ziółkowski, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego 
Odpowiedzi udzielono 20 listopada 2014 r.