Odpowiedź:
Zapis o wyższej kwocie odpisu na ZFŚS powinien znaleźć się w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania przed dokonaniem zwiększonego odpisu, dzięki czemu będą one w całości kosztem uzyskania. Pieniądze otrzymane w formie odpisu (także zwiększonego) stanowią środki ZFŚS i mogą być przeznaczane na dowolne cele socjalne zgodne z regulaminem ZFŚS.
Uzasadnienie:
Ustawodawca narzuca wysokość odpisów na ZFŚS. Pracodawca może jednak tę wysokość zmienić. Zgodnie bowiem z art. 4 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.) – dalej u.z.f.ś.s. – u pracodawców zobowiązanych do tworzenia ZFŚS układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz; może również postanawiać, że fundusz ten nie będzie tworzony - nie dotyczy pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.
U pracodawców określonych, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w tych sprawach może zawierać regulamin wynagradzania. Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na ZFŚS lub nietworzenia tego funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Powyższe powoduje, że zapis o zwiększonym odpisie powinien znaleźć się w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania. Z oczywistych względów zapis ten powinien pojawić się przed przekazaniem wyższej kwoty.
Zgodnie z art. 6 ust. 1 u.z.f.ś.s. odpisy i zwiększenia oraz kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych, o których mowa w art. 3-5 i 6a tej ustawy (a więc także odpisy ustalone w trybie art. 4 u.z.f.ś.s.), obciążają koszty działalności pracodawcy.
Jest to o tyle istotne, że w myśl art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 851 z późn. zm.) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika; kosztem uzyskania przychodów są jednak:
a) podstawowe odpisy i wpłaty na te fundusze, jeżeli obowiązek lub możliwość ich tworzenia w ciężar kosztów określają odrębne ustawy,
b) odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek ZFŚS.
W efekcie, aby zwiększony odpis był KUP, powinien być stosowny zapis w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania, a kwota odpisu musi być przekazana na konto funduszu.
Kwota przekazana w formie zwiększonego odpisu zasila ZFŚS i może być wydatkowana na ogólnych zasadach określonych przede wszystkim w art. 8 ust. 1-2 u.z.f.ś.s.
Z przepisów wynika, że postanowienia w sprawie ustalenia innej wysokości odpisów na ZFŚS mogą być ustalone tylko w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania. Podwyższenie odpisów uchwałą (np. zarządu) jest pozbawione sensu, gdyż nadwyżka odpisów ponad wielkości ustawowe nie będzie kosztem uzyskania.
Paweł Ziółkowski, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono 20 listopada 2014 r.
W jakim dokumencie należy umieścić zapis o wyższej kwocie odpisu na ZFŚS?
Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego KsięgowegoSpółka jest pracodawcą zatrudniającym powyżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracownicy spółki nie są objęci zbiorowym układem pracy. Spółka w 2014 r. ma zamiar podwyższyć odpisy na ZFŚS powyżej odpisu podstawowego. Spółka chce zaliczyć podwyższone odpisy do kosztów uzyskania przychodu za rok 2014. Spółka przeleje na rachunek ZFŚS kwotę tytułem zwiększonego odpisu zgodnie z dokumentem o podwyższeniu odpisu.W jakim dokumencie i kiedy spółka musi zawrzeć zapisy o możliwości zwiększenia odpisów na ZFŚS, aby zwiększone odpisy stanowiły KUP?Czy można tego dokonać w dokumencie dowolnym np. w załączniku do regulaminu ZFŚS, czy tylko i wyłącznie w regulaminie wynagradzania?Czy zwiększone odpisy mogą być przeznaczone na dowolne cele zgodne z regulaminem ZFŚS spółki np. na świadczenia świąteczne?