Odpowiedź:
Skoro wspólnicy używają swoich prywatnych samochodów, to koszty tego używania powinny być rozliczane w ewidencji przebiegu, zwanej potocznie "kilometrówką". W ramach limitu wynikającego z kilometrówki (ilość przejechanych kilometrów razy właściwa stawka za kilometr) podatnicy mogą zaliczać wydatki poniesione w związku z używaniem samochodu do kosztów uzyskania przychodów.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.), nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji, wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Przepisy dość enigmatycznie regulują natomiast sytuację odwrotną, gdy wspólnik używa firmowego auta do celów prywatnych. Koszty użytku prywatnego nie są powiązane z przychodami uzyskiwanymi przez spółkę, a tym samym nie stanowią one kosztu uzyskania przychodów. Problem jednak w tym, że w praktyce nie ma jak podzielić kosztów. Poza nielicznymi wydatkami (tankowanie na wakacjach) nie sposób jest uznać, czy mamy do czynienia  z wydatkiem firmowym, czy prywatnym. Dlatego też większość przedsiębiorców (w tym wspólników) księguje w koszty firmy wszystkie (albo prawie wszystkie) wydatki na samochód.
Wspólnik spółki osobowej nie jest jej pracownikiem, wobec czego nie można naliczać mu przychodu według zasad obowiązujących u pracowników od dnia 1 stycznia 2015 r. (chodzi o ryczałtowe naliczanie przychodu z tytułu używania służbowego auta).
Paweł Ziółkowski, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono 30 stycznia 2015 r.