Umowa między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Stanów Zjednoczonych Ameryki o statusie sił Zbrojnych Stanów Zjednoczonych Ameryki na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zwana „umową SOFA” przewiduje zwolnienie z VAT z tytułu dokonywanych zakupów towarów i usług przez siły zbrojne Stanów Zjednoczonych, zwanych dalej „siłami zbrojnymi USA” lub na ich rzecz, przeznaczonych do wyłącznego użytku tych sił zbrojnych lub też do zaopatrzenia ich wojskowej usługowej działalności wspierającej. Co do zasady zwolnienie to stosuje się w chwili sprzedaży poprzez zastosowanie przy sprzedaży stawki podatku VAT w wysokości 0%, jeżeli transakcja potwierdzona jest odpowiednim dokumentem wydanym przez siły zbrojne USA. Rozwiązanie to stosowane jest zatem przez podatników podatku od towarów i usług zarejestrowanych, jako „podatnicy VAT czynni”.

Aby opodatkować sprzedaż na rzecz sił zbrojnych USA stawką podatku VAT 0% Podatnik musi otrzymać od sił zbrojnych USA (lub podmiotu dokonującego zakupów na ich rzecz) dokumenty, które potwierdzają uprawnienie do skorzystania z takiej preferencji podatkowej, tj.:
- wypełnione odpowiednio przez siły zbrojne USA i przez Ministra Obrony Narodowej lub jego upoważnionego przedstawiciela świadectwo zwolnienia z podatku VAT i podatku akcyzowego oraz
- zamówienie dotyczące towarów lub usług wykazanych w tym świadectwie zwolnienia (wraz z ich specyfikacją).
W przypadku posiadania pojedynczego poświadczenia, zwalniającego z konieczności stemplowania i podpisywania świadectwa przez właściwy organ RP, tj. Ministra Obrony Narodowej lub jego upoważnionego przedstawiciela, niezbędne jest dołączenie do świadectwa zwolnienia kopii takiego pojedynczego poświadczenia przez siły zbrojne USA.

Przepisy nie precyzują formy, w jakiej zamówienie powinno zostać sporządzone. Zatem zamówieniem towarów i usług (wraz ze specyfikacją) jest taki dokument, na podstawie którego możliwe jest ustalenie rodzaju i ilości towarów mających być przedmiotem dostawy oraz rodzaju usług świadczonych na rzecz sił zbrojnych USA. Oznacza to, że zamawiane towary lub usługi muszą być wyszczególnione w posiadanym przez podatnika dokumencie pochodzącym od sił zbrojnych USA lub podmiotu dokonującego zakupów na rzecz tych sił zbrojnych.

Z praktycznego punktu widzenia podatnik powinien otrzymać wskazane dokumenty przed lub w momencie dokonania sprzedaży. Zamówienie wraz ze specyfikacją, co do ilości i rodzaju towarów lub usług, umożliwia mu bowiem przygotowanie transakcji zgodnie z zamówieniem. Wypełnione świadectwo zwolnienia potwierdza natomiast uprawnienie do dokonania przez siły zbrojne USA zakupów nieobciążonych podatkiem VAT. Na podstawie tych dokumentów podatnik wystawia fakturę na dostawę towarów/świadczenie usług ze stawką podatku VAT 0%. Jeżeli podatnik nie posiada wspomnianych dokumentów w chwili sprzedaży, nie oznacza to, że nie może sprzedać towarów lub wyświadczyć usług przy zastosowaniu stawki podatku VAT 0% i że od razu musi opodatkować taką transakcję stawką VAT właściwą dla danego towaru lub usługi w kraju. Przepisy przewidują bowiem możliwość dostarczenia do podatnika tych dokumentów w terminie późniejszym, przy czym podatnik powinien je posiadać najpóźniej przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, tj. nie później niż 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu (lub kwartale – w przypadku podatników, którzy wybrali taki okres rozliczeniowy), za który podatnik rozlicza tę transakcję. Taka decyzja o umożliwieniu nabywcy dostarczenia świadectwa zwolnienia w terminie późniejszym, należy zawsze wyłącznie do decyzji podatnika i oparta jest o zaufanie i współpracę z nabywcą.
Nieotrzymanie świadectwa zwolnienia i zamówienia wraz ze specyfikacją w wyznaczonym terminie uniemożliwia podatnikowi zastosowanie stawki podatku VAT 0% do dostaw towarów i świadczenia usług na rzecz sił zbrojnych USA. W przypadku, gdyby mimo braku stosownych dokumentów, podatnik zastosował do dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz sił zbrojnych USA stawkę podatku VAT 0% obowiązany jest do skorygowania wystawionej faktury i opodatkowania takiej sprzedaży stawką właściwą dla danego towaru lub usługi w kraju. Ponadto gdyby faktura taka została uwzględniona w złożonej deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, podatnik powinien dokonać również korekty takiej deklaracji.

W sytuacji, gdy siły zbrojne USA (lub podmiot dokonujący zakupów na ich rzecz) nie przedstawią omawianych dokumentów, a w konsekwencji nie będą spełnione warunki do zastosowania stawki 0% w odniesieniu do sprzedaży na rzecz sił zbrojnych USA, podatnik powinien wystawić w trzech egzemplarzach fakturę, z których dwa otrzymuje nabywca (chyba, że mamy do czynienia z fakturami przesyłanymi lub udostępnianymi w formie elektronicznej), w której wykazana zostanie stawka podatku VAT właściwa dla nabywanych przez te podmioty towarów i/lub usług.