Udane rozmowy biznesowe, cz. 1

Negocjacje to nieodłączny element pracy doradcy podatkowego. Niezależnie od tego, z kim i na jaki temat prowadzona jest rozmowa należy zdawać sobie sprawę z często nieuświadomionych czynników, od których może w znacznej mierze zależeć wynik sprawy.

Komunikacja to proces wymiany informacji, ale także wzajemnego oddziaływania na jej uczestników.

Rozmowa z potencjalnym klientem na temat rozpoczęcia współpracy czy rekrutacja pracownika odbywa się w określonym otoczeniu, które może mieć wpływ na komunikację pomiędzy stronami. Istotną kwestią jest wybór miejsca, w którym odbędzie się rozmowa. Może to być siedziba kancelarii – czyli na własnym gruncie, u klienta czy kontrahenta lub w miejscu neutralnym. Negocjacje na własnym terytorium powodują, że czujemy się pewniejsi, bezpieczniejsi. Z drugiej strony, gospodarza obowiązują pewne reguły i wymogi gościnności. Z kolei negocjowanie na terytorium drugiej strony stawia pod znakiem zapytania warunki, w jakich będzie prowadzona rozmowa i na samym początku może osłabić naszą pozycję. Istnieje także ryzyko wywarcia nacisku poprzez zastosowanie technik manipulacyjnych, np. niekorzystne usadowienie uczestników negocjacji, niesprzyjające warunki lokalowe utrudniające swobodne prowadzenie rozmów itp.

Dobrym kontaktom sprzyja wygoda – lepsze wrażenie stwarza ulokowanie rozmówców przy jednym stole, najlepiej obok siebie. Zajęcie miejsc naprzeciwko siebie i oddzielenie biurkiem sugeruje konfrontację i przewagę jednej ze stron i to już na wstępie rozmowy. W wielu biurach rozmowy biznesowe są prowadzone w osobnych pomieszczeniach, często przy okrągłym stole, a w razie braku odpowiednich warunków lokalowych, w pomieszczeniu gdzie poza biurkiem znajduje się stolik, przy którym toczą się rozmowy. Takie warunki pozwalają zakomunikować życzliwe i partnerskie nastawienie do drugiej strony.

Poza miejscem prowadzenia rozmów duże znaczenie odgrywa pora dnia. Nie należy ustalać bardzo wczesnych lub późnych godzin na spotkania biznesowe. Warto pamiętać, że czas może być wykorzystany jako środek nacisku – przedłużanie negocjacji  - branie drugiej strony na zmęczenie - może służyć nakłonieniu do zmiany dotychczasowego stanowiska. Podobny skutek można osiągnąć naciskając na szybkie zakończenie rozmów , uzasadniając to np. kolejnym ważnym spotkaniem lub późną porą. Czas prowadzenia rozmów powinien być uzgodniony w taki sposób, aby był dogodny dla obu stron i nie stanowił elementu, który może wpłynąć na wynik negocjacji.