W celu ograniczenia ryzyka rozprzestrzenia się w firmach koronawirusa i innych chorób pracodawcy masowo wyposażają biurowe łazienki i kuchnie w ręczniki papierowe, mydła antybakteryjne i inne środki higieniczne. Wydatki na ten cel można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy wynika też z prawa pracy.
Zobacz w LEX: Koronawirus - uprawnienia i obowiązki pracodawcy i pracownika - szkolenie online >
Bezpieczeństwo i higiena pracy najważniejsze
Z kodeksu pracy wynika, że pracodawca ma obowiązek chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Powinien on także podejmować różnego rodzaju działania profilaktyczne. Chodzi tu m.in. o możliwość zarządzenia pracy zdalnej, ograniczenie czasu przebywania w biurze, zapewnienie środków higienicznych np. mydła antybakteryjnego i ręczników papierowych. Zakup płynów antybakteryjnych jest jednak teraz znacząco utrudniony. Firmy kupują więc spirytus, którzy pracownicy będą mogli wykorzystać do dezynfekcji.
Zobacz również: Pracodawcy starają się zabezpieczyć pracowników, którzy muszą pracować >>
Środki higieniczne są kosztem podatkowym
Zakup środków higienicznych można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Potwierdza to Izabela Rutkowska, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Savior Legal&Tax. Jej zdaniem, wydatki na ten cel to prostu realizacja podstawowych obowiązków pracodawcy w zakresie wyposażenia biura. Organy podatkowe nie ograniczają zaliczania do kosztów uzyskania przychodów mydła czy ręczników kupowanych przez firmy. Ekspertka podkreśla także, że argumentacja, iż zakup spirytusu nie może być kosztem nie jest właściwa. Wydatki na alkohol mogą być wyłączone z kosztów, ale tylko jeśli spełniają funkcję reprezentacji. Z ustawy o CIT wynika bowiem, że kosztem uzyskania przychodów nie są wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W przypadku odkażania biura czy przetarcia rąk spirytusem trudno jednak mówić o jakimkolwiek wydatku o charakterze reprezentacyjnym.
- Zakup spirytusu może więc być kosztem uzyskania przychodów. Od tych zakupów można też odliczyć VAT – podkreśla ekspertka.
Czytaj w LEX: Uprawnienia i obowiązki pracodawcy związane z koronawirusem >
Wydatki związane z profilaktyką zdrowia pracowników firma będzie mogła rozliczyć w momencie ich poniesienia. Mają bowiem charakter pośrednio związany z uzyskiwanymi przychodami. Podstawą rozliczenia będzie faktura.
Organy podatkowe w wydanych interpretacjach zgodnie podkreślają, że przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek - poza wyraźnie wskazanymi w ustawie niestanowiącymi kosztów - wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego związku z tymi przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia tego przychodu. W przypadku ewentualnej kontroli, skarbówka będzie mogła więc prosić o uzasadnienie zasadności zakupu wydatków. W obliczu epidemii koronawirusa, słuszność ponoszenia wydatków na dezynfekcję biura, nie powinna jednak budzić zastrzeżeń.
Czytaj w LEX: Zagrożenie koronawirusem a prawo do prywatności >
Inaczej w przypadku jednoosobowej działalności
Kosztów dezynfekcji nie będzie jednak mógł rozliczyć jednoosobowy przedsiębiorca, jeśli nie zatrudnia pracowników, i prowadzi działalność w mieszkaniu. Fiskus nie pozwala bowiem na zaliczanie do kosztów wydatków o charakterze osobistym. Zakup mydła, płynów antybakteryjnych czy spirytusu do dezynfekcji nie będą więc kosztem podatkowym. Tym samym nie będzie można od nich odliczyć VAT. Nie będą miały związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Organy podatkowe wydatki o charakterze osobistym oceniają w ten sposób, że prowadzenie działalności gospodarczej nie przesądza o tym, czy ktoś się myje czy nie. W ten sam sposób fiskus podchodzi również do ubrań kupowanych przez jednoosobowych przedsiębiorców. Ubranie byłoby im potrzebne, niezależnie od prowadzenia biznesu.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
