Ryczałt za pranie odzieży roboczej bez podatku

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest zwolniony z podatku dochodowego. Nie będzie też powiększał podstawy oskładkowania - wyjasnia ekspert Vademecum Głównego Księgowego.

Pytanie

Jak najkorzystniej w świetle obowiązujących przepisów, zarówno dla pracownika jak i pracodawcy, ustalić i wypłacać ekwiwalent za pranie odzieży roboczej?
Firma zatrudnia 20 spawaczy, do niedawna dostarczała i prała odzież roboczą firma zewnętrzna. Obecnie pracownicy zostali wyposażenie w 2 komplety ubrań roboczych.
Jak ustalić koszty poniesione przez pracownika, żeby ekwiwalent był zwolniony z podatku dochodowego i składek ZUS?

Odpowiedź

Ryczałt za pranie odzieży roboczej jest zwolniony z podatku.

Uzasadnienie

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest świadczeniem BHP. Jeśli pracodawca nie może zapewnić samodzielnie odpowiednich warunków jej stosowania (prania) to może czynności tę powierzyć pracownikowi, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. W przypadku więc, gdy ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej zostanie przyznany pracownikowi na podstawie art. 2379 § 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy to podlega zwolnieniu z opodatkowania zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f. jako ekwiwalent za świadczenia przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Ekwiwalent by korzystał ze zwolnienia, musi odpowiadać jednak kosztom ponoszonym przez pracownika (ustalonym na podstawie przedłożonych przez pracownika dowodów ich poniesienia (faktur, paragonów) albo skalkulowanym na podstawie aktualnych cen energii, środków piorących itp. - tak m.in. minister finansów w interpretacji z 10 października 2012 r., IPPB4/415-574/12-4/JK). Może także być ustalany w wysokości odpowiadającej aktualnym cenom usług pralniczych na rynku oraz wymaganej częstotliwości prania (por. stanowisko wyrażone m.in. w interpretacji ministra finansów z 7 lutego 2013 r., ITPB2/415-1014/12/MU).

Na podobnych zasadach ekwiwalent pieniężnych za pranie odzieży roboczej nie będzie powiększał podstawy oskładkowania (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zob. interpretację ZUS z 11 kwietnia 2013 r., WPI/200000/451/381/2013).

Odpowiedź pochodzi z programu Vademecum Głównego Księgowego