Z pewnością pozytywne opinie uwiarygadniają profesjonalizm przedsiębiorstwa i są uznawane za bardziej miarodajne od zapewnień o wysokiej jakości usług formułowanych przez samego zainteresowanego. Warto rozważyć zwrócenie się do obsługiwanych podmiotów o napisanie krótkiego listu z oceną dotychczasowej współpracy. W tym celu zaraz po wykonaniu usługi jednorazowej należy poprosić osobę, która była wyznaczona do kontaktów z kancelarią lub biurem o wystawienie referencji. Można to zrobić w formie listu, w którym tę prośbę uzasadni się zakończeniem świadczenia usługi, pomyślnym przebiegiem współpracy i sygnalizowanym w jej trakcie zadowoleniem klienta z efektów działań biura (kancelarii).
W przypadku stałej współpracy o referencje można zwrócić się z okazji okrągłej rocznicy kooperacji lub pomyślnego zakończenia ważnego projektu. W piśmie powinny być uwzględnione następujące elementy:
- Nazwa firmy udzielającej referencji.
- Adresat referencji (nazwa biura/kancelarii).
- Okres współpracy.
- Zakres współpracy (wykonane czynności).
- Ocena współpracy.
- Rekomendacja usług innym podmiotom.
Zwracając się o referencje można przesłać klientowi formularz z miejscami do wypełnienia, aby ułatwić mu opracowanie tego typu pisma.
Alternatywą dla zamieszczenia na firmowej stronie internetowej zeskanowanego listu z referencjami jest zamieszczenie tylko logotypu klienta. W przypadku specjalizacji w określonych branżach lub czynnościach warto odpowiednio podzielić listy z referencjami, aby po pierwsze zaakcentować specjalizację, a po drugie ułatwić odwiedzającym stronę zapoznanie się z interesującymi ich informacjami.
Niektóre biura sceptycznie podchodzą do zamieszczania na swoich stronach referencji w obawie przed ujawnieniem danych kluczowych zleceniobiorców, które mogą być wykorzystane przez konkurencję. Aby ograniczyć to ryzyko najlepiej zwracać się o rekomendacje do wieloletnich klientów, co do których nie ma wątpliwości odnośnie lojalności zadowolenia z obsługi przez biuro/kancelarię.
