Pytanie
Czy przy prowadzeniu gastronomii obowiązkowe jest sporządzanie protokołu strat do udokumentowania zepsutych produktów?
Odpowiedź
Aby dany wydatek mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi być prawidłowo udokumentowany. Dowodem powstania strat w towarach spowodowanej ich zepsuciem bądź upływu daty przydatności do spożycia jest protokół strat/zniszczenia.
Uzasadnienie
Wydatki poniesione na zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych stanowią koszty uzyskania przychodów.
Jak wynika z § 3 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – dalej r.p.k.p.r., towarami handlowymi są to wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym, a więc towary, które z założenia mają zostać odsprzedane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Natomiast materiały (surowce) podstawowe to materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; materiałami podstawowymi są również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania - puszki, butelki) – § 3 pkt 1 lit. b r.p.k.p.r.
Zgodnie z ogólną zasadą przyjętą w art. 22 ust. 4 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f. koszty uzyskania przychodu potrącane są tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.
Za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia kosztu) – art. 22 ust. 6b u.p.d.o.f.
Podatnicy ewidencjonują zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych w księdze w cenie ich zakupu. Zapisu dokonujemy niezwłocznie po otrzymaniu towaru lub materiału najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
Dochodem z działalności gospodarczej jest różnica między przychodami a kosztami ich uzyskania. Różnica ta jest pomniejszona lub powiększona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego.
Wydatki na towary i materiały zakupione w ciągu roku zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu z chwilą poniesienia kosztu. Jeżeli jednak 31 grudnia danego roku składniki te nadal będą na stanie magazynowym, to o ich wartość zostanie pomniejszony koszt uzyskania przychodu danego roku. Ten same koszty zostaną jednak podwyższone o wartość towarów i materiałów, które poprzednio figurowały w spisie z natury, ale w międzyczasie zostały sprzedane.
Towary i materiały, które nie zostały sprzedane lub zużyte w ciągu roku podatkowego do przygotowania posiłków winny być ujęte w remanencie. Braki wynikające z porównania wielkości zakupów i sprzedaży lub zużycia towarów i materiałów podstawowych niewykazane w remanencie mogą – w przypadku kontroli urzędu skarbowego – zostać potraktowane jako niewykazana sprzedaż. Ustalenia takie mogą stać się podstawą do weryfikacji prawidłowości rozliczenia dokonanego przez podatnika. Dlatego też w celu wykazania, że ewentualne różnice są efektem ich likwidacji spowodowanej zepsuciem towarów lub upływem terminu ich ważności do spożycia, podatnik winien sporządzać protokoły zniszczenia/strat.
Protokół strat
Protokół taki winien zawierać dane na temat:
- jego numeru,
- daty sporządzenia,
- danych osoby sporządzającej,
- daty zniszczenia/straty,
- przyczyn zniszczenia towarów,
- nazwy, ilości i wartości zniszczonego/utraconego towaru;
- dodatkowych informacji o przeznaczeniu zniszczonych towarów czy łącznej kwoty zniszczonych towarów i być podpisany przez osoby sporządzające protokół i uczestniczące w likwidacji towarów.
Protokół zawierający szczegółowy opis zdarzenia, którego przyczyną było zniszczenie/strata towarów, wykaz towarów które uległy uszkodzeniu oraz wartość poniesionej straty będzie podstawą do zaewidencjonowania zdarzenia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Wartość zniszczonych towarów należy wyksięgować z kolumny 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych" zapisując łączną kwotę straty ze znakiem "minus". A następnie tę samą kwotę, już ze znakiem dodatnim ująć w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki".
Podstawą księgowania będzie protokół więc zdarzenie ujmuje się pod datą jego sporządzenia, a jako numer dowodu podaje się numer protokołu zniszczenia towarów.
Obowiązek sporządzania protokołów strat/zniszczenia dotyczy również podatników opodatkowanych na ryczałcie. Zgodnie z art. 20 ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- dalej u.z.p.d., podatnicy ci również są zobowiązani sporządzić spis z natury m.in. towarów handlowych i materiałów (surowców) podstawowych na koniec każdego roku podatkowego, dokonać jego wyceny i wpisania do ewidencji przychodów.
Odpowiedź pochodzi z programu Vademecum Głównego Księgowego
| Dowiedz się więcej z książki | |
 |
Podatki dochodowe. 522 wyjaśnienia i interpretacje
|