Pytanie
Spółka prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu od 1 maja 2014 r. dla pojazdów, dla których złożyła informację na formularzu VAT-26. Do prowadzenia tej ewidencji Dyrektor Zarządu wyznaczył osobę odpowiedzialną za prowadzenie tej ewidencji według regulaminu zatwierdzonego przez zarząd Spółki. Odpowiedzialność za prowadzenie tej ewidencji została wpisana do zakresu obowiązków. Nadzór nad prawidłowym sporządzeniem ewidencji sprawuje kierownik działu realizacji. Ewidencja jest prowadzona w formie elektronicznej.
Kiedy powinna ona być podpisana przez pracodawcę - czy koniecznie w następującym dniu?
Jak rozumieć jeden z wymogów prowadzenia tej ewidencji - wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu przy formie elektronicznej, obejmujący:
a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel wyjazdu,
c) opis trasy (skąd – dokąd),
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem – potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem?
Przy formie elektronicznej przecież osoba kierująca pojazdem nie może dokonać tych wpisów.
Jak opisać dokładnie cel wyjazdu służbowego? W spółce są często wyjazdy służbowe do sklepów po zaopatrzenie.
Czy w rubryce "cel wyjazdu" wystarczy określenie "zaopatrzenie", czy trzeba dokładnie wpisywać co dokładnie się kupowało?
Takie samo pytanie w przypadku wyjazdu do instytucji finansowej np WFFOŚIGW - sprawy związane z załatwieniem pożyczki. Spółka założyła do ewidencji legendę do każdego miesiąca, gdzie dokładnie jest opisany cel wyjazdu, co rozumie się pod hasłem np. "zaopatrzenie". Mam obawy, czy nie jest to stwierdzenie zbyt ogólnikowe i czy nie trzeba opisać, co dokładnie.
Odpowiedź
Jeżeli wpisów w ewidencji przebiegu pojazdu dokonuje pracownik, podatnik obowiązany jest potwierdzać autentyczność wpisów osoby kierującej pojazdem na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Jeśli okresem tym jest miesiąc, to na koniec miesiąca, a jeśli kwartał to na koniec kwartału. Nie jest wymagane codzienne podpisywanie takiej ewidencji przez podatnika.
Przepisy jasno stanowią, że wpisów w ewidencji winny dokonywać osoby kierujące pojazdem. Dokonywanie takich wpisów przez inne osoby może powodować zakwestionowanie przez organy podatkowe prawa do odliczenia pełnej kwoty podatku naliczonego.
Cel wyjazdu winien być opisany jak najbardziej precyzyjnie. Moim zdaniem nie jest jednak konieczne opisywanie rodzaju nabytych towarów, czy szczegółów umowy pożyczki.
Jeśli celem wyjazdu jest zaopatrzenie wystarczy wpisać dane kontrahenta. Organ podatkowy weryfikując zapisy ewidencji może ustalić, jeśli uzna za stosowne, czy podatnik faktycznie dokonał zakupu w tym dniu, u tego dostawy.
Uzasadnienie
Zgodnie z art. 86a ust. 6 i 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - dalej u.p.t.u., ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:
1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel wyjazdu,
c) opis trasy (skąd - dokąd),
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
- potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 1 września 2014 r., IBPP2/443-463/14/RSz, wyjaśnił, że zapis w ewidencji przebiegu pojazdu z punktu widzenia potwierdzenia wykorzystania pojazdu do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej podatnika - nie powinien wzbudzać wątpliwości.
Co istotne, w przypadku wadliwości prowadzonej ewidencji (np. niepełne zapisy, luki w poszczególnych pozycjach, sprzeczne zapisy, niezgodność w zakresie stanu licznika ze stanem rzeczywistym, itp.) nie będzie spełniona jedna z przesłanek warunkujących uznanie pojazdu za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Może to oznaczać, że podatnikowi przysługiwać będzie w takim przypadku jedynie prawo do ograniczonego odliczenia VAT od wszystkich wydatków ponoszonych od początku używania tego pojazdu.
W interpretacji indywidualnej z 13 kwietnia 2015 r., IPTPP4/4512-10/15-4/JM, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi nie zakwestionował praktyki podpisywania ewidencji przebiegu pojazdu, w tym prowadzonej elektronicznie, przez prokurenta spółki.
Celem tego podpisu jest potwierdzenie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, co wynika wprost z art. 86a ust. 7 pkt 4 u.p.t.u. Nie chodzi zatem o potwierdzenie rzetelności wpisu.
Odpowiedź pochodzi z programu Vademecum Głównego Księgowego.