Koszt sporządzenia skanu dokumentu kształtuje się na niższym poziomie niż sporządzenie kopii w formie papierowej. Sporządzenie skanu dokumentu nie wymaga ponoszenia kosztów związanych z eksploatacją tonera i zakupem papieru, które to koszty stanowią znaczący udział w kosztach sporządzania kopii w formie papierowej. przy kalkulacji kosztów związanych ze sporządzeniem skanu dokumentu uwzględniono zatem: koszty eksploatacji urządzenia skanującego i koszty pracy pracownika.
Jedną stawkę za stronę zeskanowanego dokumentu przewiduje projekt zmiany rozporządzenia ministra rozwoju i finansów w sprawie wysokości opłaty za sporządzenie kopii oraz odpisu dokumentów. Opłata za sporządzenie kopii dokumentu papierowego ma wynosić 0,40 zł za jedną stronę dokumentu zeskanowanego.
