Podatkowe rozliczanie majątku służbowego używanego dla celów prywatnych

Zdarza się, że pracodawcy lub pracownicy używają majątek służbowy dla celw prywatnych. Kwestię tę można rozpatrywać zarwno w odniesieniu do przedsiębiorcw wykorzystujących do celw prywatnych składniki majątku przedsiębiorstwa lub użyczających bezpłatnie ten majątek pracownikom, jak też w odniesieniu do osb wykorzystujących dla własnych potrzeb majątek pracodawcy. Pojawia się w związku z tym pytanie, jak prawidłowo pod względem podatkowym rozliczyć koszty używania majątku służbowego dla celw prywatnych.

W takiej sytuacji Ministerstwo Finansów sugeruje, aby w przypadku, w której osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą wykorzystuje do celów osobistych składniki majątku używane w tej działalności, oraz sytuację, w której przedsiębiorca (osoba fizyczna i osoba prawna) udostępnia majątek przedsiębiorstwa pracownikowi do celów osobistych, należy mieć na uwadze art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) oraz art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), zgodnie z którymi kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i analogicznie art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Z uwagi na wskazane powyżej definicje kosztów, koszty związane z używaniem składników majątku do celów innych niż działalność gospodarcza nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów w tej działalności.

Przychód ten odpowiada równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu (dzierżawy) nieruchomości, ustalonego na podstawie przeciętnej wysokości czynszów stosowanych w danej miejscowości przy najmie (dzierżawie) nieruchomości tego samego rodzaju. W przypadku nieodpłatnego przekazania nieruchomości, o którym mowa w art. 13 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. udostępnienia na cele społecznie użyteczne oraz związkom zawodowym, wydatki ponoszone przez podatnika związane z tą nieruchomością nie stanowią kosztów podatkowych zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 24 tej ustawy.

Natomiast w sytuacji używania przez pracownika do celów osobistych majątku powierzonego przez pracodawcę, w związku z wykonywaniem zadań służbowych, zastosowanie ma art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym przychodami, z zastrzeżeniem art. 14–16, art. 17 ust. 1 pkt 6 i 9, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartości otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Zgodnie z brzmieniem ust. 2 art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem art. 12 ust. 2 tej ustawy, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania. Natomiast wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj.:

• jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia – według cen stosowanych wobec innych odbiorców,
• jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu,
• jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku – według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku,
• w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia raz czasu i miejsca udostępnienia.

Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, to zgodnie z ust. 2b wskazanego wyżej przepisu przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według zasad określonych w ust. 2 lub 2a, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika (stanowisko Departamentu Podatków Dochodowych Ministerstwa Finansów, Biuletyn Skarbowy nr 4/2007).