Pytanie

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę podpisał z pracodawcą umowę użyczenia samochodu prywatnego do celów służbowych. W związku z tym prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu.
Czy pracodawca musi podpisywać każdą pozycję wpisu, czy może zrobić to zbiorczo po zakończeniu miesiąca?
Czy ewidencja ta może być prowadzone komputerowo?

Odpowiedź

Taka ewidencja może być prowadzona komputerowo. Pracodawca może potwierdzić ewidencję poprzez złożenie podpisu raz w miesiącu.

Uzasadnienie

Jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f., ponoszone przez pracodawców na rzecz pracowników wydatki związane z używaniem przez pracowników ich prywatnych samochodów, przy spełnieniu określonych warunków mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie jednak z art. 23 ust. 5 u.p.d.o.f., aby było to możliwe przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Nie ma zatem potrzeby aby pracodawca podpisywał każdą pozycje wpisu – wystarczy, że pracodawca potwierdzi ewidencję poprzez złożenie podpisu raz w miesiącu.

  Zobacz książkę "Samochody a VAT i podatki dochodowe" dostępną w ksiegarni internetowej Profinfo >>

Ustawodawca nie wskazuje w jakiej formie powinna być prowadzona taka ewidencja. Taka ewidencja może być zatem prowadzona zarówno w wersji papierowej jak i w wersji elektronicznej. Istotne jest jedynie, aby w przypadku prowadzenia ewidencji w formie komputerowej pracodawca miał możliwość dokonania na koniec miesiąca stosownego potwierdzenia. W takim więc celu, po dokonaniu wpisów za dany miesiąc ewidencja prowadzona w formie elektronicznej powinna zostać wydrukowana i przedłożona do podpisu dla pracodawcy.

Odpowiedź pochodzi z programu Vademecum Głównego Księgowego

Zobacz też: