Pytanie

Czy paragony za przejazd taksówką w mieście, w którym mam siedzibę, mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, czy musi być faktura albo rachunek?
Czy jeśli wyjeżdżam do innego miasta, te paragony mogą być zaliczane w całości na jednym dokumencie wewnętrznym odnośnie rozliczenia podróży służbowej?
Jak rozliczać taką podróż, jeżeli mam bilet kolejowy, faktury za nocleg, paragony za taksówki?
Jak to księgować w PKPiR - czy oddzielnie każdy dokument, czy połączyć je w jeden dokument wewnętrzny razem z dietami?

Odpowiedź

Przejazdy taksówkami powinny być udokumentowane fakturami lub rachunkami, a nie paragonami.
Koszty delegacji ujmuje się w PKPiR jako koszty podróży służbowej, razem z dietami.
Przejazdy taksówkami mogą być ujęte w kosztach uzyskania przychodów, o ile są związane z prowadzoną działalnością. Fakt posiadania w ewidencji środków trwałych samochodu nie pozbawia podatnika prawa do ujmowania w kosztach przejazdów taksówkami lub komunikacją miejską.
Ujęcie w kosztach biletów PKP lub PKS powinno być powiązane z rozliczeniem wyjazdu służbowego (rozliczenie delegacji).
Koszty biletów za przejazdy komunikacją miejską z miasta, w którym podatnik prowadzi działalność, mogą być ujęte w kosztach uzyskania przychodów - pod warunkiem ich stosownego udokumentowania (z treści przepisów wynika obowiązek posiadania faktury lub rachunku).

Uzasadnienie

Przepis § 12 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn.:Dz. U. z 2014 r. poz. 1037)- dalej r.p.k.p.r., stanowi, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są: faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące lub inne dowody, wymienione w § 13 i 14 r.p.k.p.r., stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Natomiast § 14 ust. 4-5 r.p.k.p.r. stanowi, iż zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Także wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi.
Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Skoro r.p.k.p.r. wymienia wprost rodzaje wydatków, jakie można udokumentować paragonami (zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych, a także zakup paliwa i olejów za granicą), należy przyjąć iż pozostałe wydatki - w tym na przejazdy taksówkowe - powinny być udokumentowane fakturami (rachunkami). Organy podatkowe niekiedy akceptują paragony, jeżeli z całokształtu wynika fakt poniesienia wydatku, ale na łaskawość organów raczej nie ma co liczyć - lepiej jest wziąć fakturę (rachunek).

Warunkiem ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatków na przejazdy taksówkami jest wykazanie ich związku z prowadzoną działalnością. Zgodnie bowiem z art. 22 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f., kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych przez ustawodawcę. Fakt używania w prowadzonej działalności samochodu - zarówno wprowadzonego, jak niewprowadzonego do ewidencji - nie wpływa na prawo podatnika do ujęcia w kosztach także przejazdów taksówkami lub komunikacją miejską. Należy jedynie pamiętać, aby każdy wydatek uzasadnić - opisując otrzymany rachunek (fakturę) w sposób wskazujący na związek wydatku z prowadzoną działalnością.

Koszty biletów PKP lub PKS są związane z podróżami służbowymi - zarówno pracowników, jak i przedsiębiorcy prowadzącego działalność. Uwzględniając, że bilety zazwyczaj są fakturami, albo - obok biletu dostaje się fakturę - nie powinno być uznane za błąd księgowanie biletu (faktury), w szczególności korzystania z prawa odliczenia VAT.

Koszty biletów MZK z miasta, w którym, podatnik prowadzi działalność (a zatem nie w ramach podróży służbowej), mogą być ujęte w kosztach pod warunkiem, że podatnik:
- udowodni związek wydatku z prowadzoną działalnością,
- odpowiednio wydatek udokumentuje.
Ponieważ bilety MZK nie są wymienione w przepisach jako prawidłowy dowód, poniesienie wydatków należałoby udokumentować rachunkiem (fakturą), co w praktyce jest jednak niemożliwe i może prowadzić do nadużyć. Lepiej zatem jest rozliczać poszczególne przejazdy - jeżeli na bilecie byłaby data i godzina oraz numer linii, można dość łatwo wykazać związek z działalnością, a do podważenia kosztu raczej nie powinno dojść.

Uwagi

W taksówce zawsze należy żądać faktury lub rachunku. Paragon nie zawiera danych nabywcy, a tym samym jest wadliwym dokumentem księgowym, wobec czego - w przypadku udokumentowania paragonem - koszt może zostać podważony.

Odpowiedź pochodzi z programu Vademecum Główngo Księgowego