Będący jednym ze wspólników członek zarządu spółki z o.o., sprawujący tę funkcję na podstawie powołania, zamierza zawrzeć ze spółką umowę o udostępnienie samochodu osobowego do celów działalności spółki (głównie przewóz towarów od dostawcy) w zamian za zwrot kosztów eksploatacji. Osoba ta ma dwa samochody i w zależności od potrzeb udostępniałaby dowolny z nich.
Jak należałoby skonstruować umowę i prowadzić ewidencję pojazdu, aby koszt eksploatacji był podatkowym kosztem uzyskania przychodu spółki?
Spółka nie posiada własnych samochodów.


Należałoby zawrzeć umowę najmu tych samochodów. Oddanie do używania samochodów w zamian za pokrywanie kosztów eksploatacji jest nieodpłatnym użyczeniem. Prowadzi to do powstania przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia po stronie spółki.


Jeśli umowa dotycząca udostępnienia samochodów przewidywałaby tylko zwrot kosztów eksploatacji używanych samochodów, to wówczas mielibyśmy do czynienia z użyczeniem tych samochodów. Samochody byłyby udostępniane bez odpłatności. Zwrot kosztów eksploatacji nie jest wynagrodzeniem za korzystanie z samochodów. Przepis art. 713 zdanie pierwsze ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) - dalej k.c. - stanowi wyraźnie, że biorący do używania ponosi zwykłe koszty utrzymania rzeczy użyczonej.

Oddanie samochodu do nieodpłatnego używania będzie wywoływać niekorzystne skutki dla spółki. Powstanie bowiem po jej stronie przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia (ze strony udziałowca).

Wydaje się w związku z tym, że lepszym rozwiązaniem byłoby oddanie samochodów w najem. Czynsz nie musi być ustalony w wysokiej kwocie. Może wynosić np. 100 zł, czy 200 zł miesięcznie. Chociaż bowiem udziałowiec i firma są podmiotami powiązanymi, to ustalenie czynszu (nawet w niskiej wysokości) nie będzie prowadzić do przerzucania dochodów.
Wówczas w najem oddane byłyby oba samochody. Spółka byłaby zaś obowiązana ponosić samodzielnie koszty eksploatacji tych samochodów. Ewidencja przebiegu pojazdów byłaby prowadzona zgodnie ze wskazaniami zawartymi w przepisach ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p.

Przepis art. 16 ust. 5 u.p.d.o.p. stanowi, że przebieg używanego przez podatnika samochodu osobowego niestanowiącego jego środka trwałego, powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
Należy zatem wpisywać do ewidencji konkretne dane o odbytych wyjazdach tym samochodem. Na podstawie tych danych oraz stawki za kilometr przebiegu można będzie ustalić limit wydatków eksploatacyjnych zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Limit ten ustanawia przepis art. 16 ust. 1 pkt 51 u.p.d.o.p.
Poniesione przez spółkę wydatki eksploatacyjne dotyczące tego samochodu, prawidłowo udokumentowane (fakturami wystawionymi na spółkę) i mieszczące się we wspomnianym limicie będą kosztami uzyskania przychodów.