Pytanie

Na terenie naszej spółki doszło do uszkodzenia mienia naszego pracownika, a mianowicie przy koszeniu trawy doszło do odstrzelenia kamienia, który wybił szybę w samochodzie naszego pracownika.
W jaki sposób najlepiej zrekompensować pracownikowi powstałą szkodę?
Rozważamy opcję wypłaty w postaci odszkodowania dla pracownika.
Czy jeżeli przyjmiemy formę rekompensaty jako odszkodowanie czy stanowić to będzie koszt podatkowy dla spółki?

Odpowiedź

Jeżeli spółka dołożyła należytej staranności, aby uniknąć wystąpienia szkody w mieniu pracownika należałoby moim zdaniem uznać, iż poniesiony wydatek związany jest z ogólnym funkcjonowaniem firmy i jako taki będzie podlegał, moim zdaniem, zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej u.p.d.o.f., kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1.

W art. 23 u.p.d.o.f. wydatki, o których mowa w pytaniu nie zostały wprost wymienione jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. W związku z czym zaliczenie tego rodzaju wydatków następuje w oparciu o ogólną regułę zawartą w art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f.

Jak wynika z treści pytania spółka zamierza zrekompensować pracownikowi szkodę w postaci wybitej szyby w samochodzie, co może nastąpić bądź w postaci wykonania naprawy na koszt pracodawcy bądź też wypłaty pracownikowi kwoty pieniężnej na ten cel. Jak rozumiem samochód nie był objęty ubezpieczeniem AC stąd konieczność pokrycia szkody ze środków pracodawcy.

Co istotne, wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodów muszą być wynikiem racjonalnego i celowego działania podatnika, a nie skutkiem zaniedbań, czy braku staranności w działaniu. Wtedy bowiem należy spodziewać się, iż organ podatkowy będzie kwestionował możliwość zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Jeżeli zatem spółka dołożyła należytej staranności, aby uniknąć wystąpienia szkody w mieniu pracownika należałoby moim zdaniem uznać, iż poniesiony wydatek związany jest z ogólnym funkcjonowaniem firmy i jako taki będzie podlegał moim zdaniem zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.

Zwrócić ponadto należy, że jednym z warunków rozliczenia wydatku jako kosztu uzyskania przychodu jest prawidłowe udokumentowanie takiego wydatku. W sytuacji więc opisanej przez Państwa należałoby sporządzić stosowny protokół na okoliczność zaistniałego zdarzenia szczegółowo opisujący okoliczności uszkodzenia samochodu w wyniku czynności związanych z funkcjonowaniem firmy.

Odpowiedź zi z programu Vademecum Głównego Księgowego