Podatkowe e-listy docierają z opóźnieniem, ale nie wiadomo kto winien

Są problemy z odbiorem korespondencji z organów podatkowych za pośrednictwem platformy elektronicznej ePUAP. Pisma wpływają z datą sprzed kilku dni, mimo że we wskazanym terminie nic na skrzynkę odbiorczą pełnomocników nie wpłynęło. Mimo to Ministerstwo Finansów twierdzi, że to nie jego problem i odsyła do Ministerstwa Cyfryzacji.

Centralny Ośrodek Informatyki twierdzi natomiast, że przypadki opóźnień mogą wynikać z problemów z działaniem zintegrowanych z ePUAP zewnętrznych systemów, z których korzystają nadawcy, czyli organy podatkowe. Na przykład z systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). A na to COI nie ma  wpływu.

‒ Czekałem na korespondencję z organu podatkowego i wiele razy w ciągu dnia sprawdzałem swoją skrzynkę odbiorczą na platformie ePUAP. I tak postępowałem każdego następnego dnia. Wreszcie doczekałem się informacji, że mam w skrzynce dokument, który czeka na odbiór. Gdy go wyświetliłem okazało się, że wysłany został trzy dni wcześniej, a ja nie miałem żadnej informacji o tym, że on wpłynął, bo skrzynka odbiorcza była przez cały ten czas pusta ‒ opowiada nam jeden z pełnomocników profesjonalnych z Warszawy. Jak mówi, to były raptem tylko trzy dni, ale woli nawet nie myśleć, co by było, gdyby dokument pojawił się w skrzynce np. po 14 dniach, czyli wtedy, gdy minie już czas jego odbioru. ‒ To byłaby fikcja nieodebrania ‒ mówi krótko.

Problematyczne wysyłanie pism

‒ Tego rodzaju sytuacje z datami nam się nie zdarzały, ale mieliśmy problemy z wysłaniem pism do organów podatkowych za pośrednictwem platformy ePUAP ‒ mówi Dariusz Malinowski, doradca podatkowy, partner, szef zespołu ds. postępowań podatkowych i sądowych KPMG w Polsce. Potwierdza, że obecnie jest problem z odbieraniem korespondencji z organów podatkowych.

Czytaj w LEX: Doręczenia ordynacyjne w przykładach - podatnik >

Ordynacja podatkowa przewiduje możliwość doręczenia pism przez organy podatkowe za urzędowym poświadczeniem odbioru, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (art. 144 par. 1 pkt 2). W tym celu organy państwa uruchomiły nawet Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (czyli ePUAP), która jako ogólnopolska platforma informatyczna służy do komunikacji obywateli z jednostkami administracji publicznej w ujednolicony, standardowy sposób.

Zobacz również:
Uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce - sukces czy wciąż wyzwanie? >>
Firmy nie muszą prowadzić prywatnych kontroli >>
 

Problem jest, czy go nie ma?

O problemy z wymianą korespondencji z organami podatkowymi zapytaliśmy Ministerstwo Cyfryzacji oraz Centralny Ośrodek Informatyki. Pierwszy odpowiedział nam COI. Rzecznik prasowy Igor Ryciak poinformował nas, że wielodniowe opóźnienia w przesyłaniu korespondencji na skrzynkę odbiorczą nie są możliwe ze względu na architekturę informatyczną platformy ePUAP. - Centralny Ośrodek Informatyki, jako administrator systemu, nie miał takich zgłoszeń ‒ zapewnił. Jednocześnie wyjaśnił, że wspomniane przypadki opóźnień mogą natomiast wynikać problemów z działaniem zintegrowanych z ePUAP zewnętrznych systemów, z których korzystają nadawcy (chodzi np. o systemy Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, w skrócie: EZD). - Nie mamy wpływu na takie sytuacje ‒ twierdzi Igor Ryciak. Podkreślił przy tym, że COI nie prowadzi buforowania korespondencji przesyłanej za pośrednictwem platformy. Przypomniał też, że użytkownicy mogą zyskać wsparcie techniczne kontaktując się z dedykowanym Service Desk.

Czytaj w LEX: Doręczenie zastępcze w postępowaniu podatkowym >

Można to zrobić na trzy sposoby. Poprzez formularz kontaktowy (wówczas pracownik COI skontaktuje się drogą elektroniczną), drogą telefoniczną (dzwoniąc na numer + 48 (42) 253 54 50, czynny pn. – pt. w godzinach 7:00 – 18:00) lub mailowo (pisząc na adres: [e-mail]). Przy zgłoszeniu należy dokładnie opisać, na czym polega sprawa i najlepiej załączyć print screeny. Dopiero na tej podstawie specjaliści COI mogą dokonać analizy przypadku.

Z kolei odpowiedź Ministerstwa Cyfryzacji ograniczyła się do stwierdzenia, iż COI zapewnia, że wielodniowe opóźnienia w przesyłaniu korespondencji na skrzynkę odbiorczą nie są możliwe ze względu na architekturę informatyczną platformy ePUAP.

Czytaj w LEX: Terminy składania deklaracji przypadające na dni wolne od pracy >

COI, jako administrator systemu, nie miał takich zgłoszeń. Zapytaliśmy więc Ministerstwo Finansów o to, czy zna problem i kiedy można się spodziewać jego rozwiązania. - Kwestie techniczne związane z poprawnością działania usługi ePUAP należą do właściwości Ministerstwa Cyfryzacji ‒ poinformował nas Wydział Komunikacji Krajowej Administracji Skarbowej.

Los podatników w rękach systemu

Niestety sygnalizowany nam przez pełnomocników problem nie ogranicza się tylko do kwestii informatycznych. Data odbioru pisma ma bowiem wpływ na prawa podatników do odwołana się od decyzji czy zaskarżenia jej do sądu.

‒ W takiej sytuacji pełnomocnik będzie musiał złożyć wniosek do organu podatkowego o przywrócenie terminu. Pytanie tylko, czy i jak będzie mógł udowodnić, że pismo z organu podatkowego nie wpłynęło na jego skrzynkę odbiorczą w terminie wysłania i w związku z tym nie mógł odebrać go w wyznaczonym mu czasie odbioru ‒ powiedziała Małgorzata Sobońska-Szylińska, adwokat, partner w spółce doradztwa podatkowego Gekko Taxens.

Czytaj w LEX: Doręczenia w postępowaniu podatkowym – najczęstsze nieprawidłowości >

Problem ma jednak jeszcze drugi wymiar. ‒ Po wprowadzeniu do ordynacji podatkowej przepisu umożliwiającego organowi podatkowemu doręczanie pism za urzędowym poświadczeniem odbioru, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, wiele firm znacząco zredukowało albo wręcz zlikwidowało swoje departamenty zajmujące się odbieraniem i nadawaniem korespondencji. Uznały bowiem, że skoro mamy elektroniczne doręczenia, to nie ma powodu utrzymywać takie zespoły do odbioru korespondencji w formie tradycyjnej. Teraz okazuje się, że trzeba pilnować listonosza i awiza, bo taka poczta w każdej chwili może przyjść z urzędu skarbowego, a terminy biegną ‒ podkreśla Dariusz Malinowski.

Zobacz procedury:

Elektroniczne doręczanie pism podatkowych >

Doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej >

Zwłaszcza, że ‒ jak podkreśla ‒ mało kto pamięta, że jest przepis, który pozwala organowi podatkowemu w przypadku wystąpienia problemów technicznych uniemożliwiających doręczenie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, na doręczenie pisma pocztą za pokwitowaniem. ‒ Tyle, że organ podatkowy nie ma obowiązku informowania o tym, że pismo wyśle zwykłą pocztą. Tymczasem w takim przypadku urzędnik powinien o takiej sytuacji powiadomić podatnika czy jego pełnomocnika telefonicznie ‒ stwierdził Dariusz Malinowski. Dlatego, jego zdaniem, najlepszym rozwiązaniem byłoby albo wprowadzenie obowiązku informowania o zmianie sposobu doręczenia pisma z uwagi na problemy techniczne, albo zlikwidowanie przepisu umożliwiającego doręczanie pism w formie tradycyjnej. ‒ Jeżeli dopuściło się możliwość doręczania pism w formie elektronicznej, przez ePUAP, i wszyscy już się do tego przyzwyczaili, to trzeba być konsekwentnym i tej możliwości się trzymać. System informatyczny może się zepsuć, ale w każdej chwili można go też naprawić ‒ podkreśla Malinowski.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.