Precyzyjne określenie zasad współpracy jeszcze na etapie podpisywania umowy pomoże zwiększyć efektywność świadczeń, dlatego jest ważne zarówno dla kancelarii podatkowej, jak i dla klienta.
Bardzo istotną kwestią jest wyznaczenie przez klienta osoby upoważnionej do kontaktów z kancelarią lub biurem. Dzięki temu w dużym stopniu ograniczamy ryzyko zakłóceń w przepływie informacji oraz problemy z odpowiedzialnością za ewentualne uchybienia bądź opóźnienia. Wyznaczenie takiej osoby pozwala też zdjąć z właściciela firmy ciężar bieżących ustaleń i wymiany informacji z biurem lub kancelarią.
Prowadzenie obsługi podatkowo-księgowej nie jest czynnością jednostronną wykonywana jedynie przez doradcę lub księgową. Niezbędne jest zaangażowanie klienta wykraczające poza comiesięczne dostarczenie dokumentów. Dlatego klient musi wiedzieć, że wszelkie większe inwestycje czy ważne decyzje mające skutki finansowe powinien konsultować z kancelarią lub biurem. Co istotne – powinien to robić przed, a nie po podjęciu decyzji (podpisaniu umowy, wzięciu kredytu, dokonaniu dużego zakupu). Klient zwykle nie ma świadomości, że każda operacja gospodarcza wywołuje określone konsekwencje podatkowe, ale często jest za późno by odwrócić negatywne skutki i pozostaje tylko minimalizacja strat.
Choć to wydaje się oczywiste klient powinien wiedzieć, jak ważne jest terminowe dostarczanie kompletnych dokumentów. Poza tym, że stanowi to warunek dotrzymania określonych przez prawo terminów. Wiele z nich jest nieprzekraczalnych, a ich niedotrzymanie skutkuje sankcjami dla podatnika.
Bardzo korzystnym rozwiązaniem jest organizowanie regularnych spotkań z klientem, w trakcie których są omawiane planowane działania, kwestie organizacyjne, problemy i pomysły na rozwój. Takie spotkania są okazją do bliższego poznania specyfiki działalności klienta i znalezienia najlepszych rozwiązań prawno-podatkowych wspierających jego rozwój. Ponieważ klient nie zawsze dostrzega problemy i szanse związane z prowadzonym biznesem, doradca lub księgowy może wskazać najbardziej optymalną drogę postępowania. Regularny kontakt z klientem pozwala też kancelarii lub biuru trzymać rękę na pulsie i porę reagować w razie ewentualnych zagrożeń.
