Wystarczy założyć, że informacje z kancelarii będą wysyłane raz w miesiącu w zwykłym mailingu, oznaczonym tylko jako „Informacje z kancelarii podatkowej: czy „Aktualności od Twojego doradcy podatkowego”. Wiadomość powinna być podpisana, najlepiej poprzez umieszczenie stopki z imieniem i nazwiskiem doradcy, nazwą (i logotypem) kancelarii oraz danymi do kontaktu. Taki mailing może zawierać bieżące informacje na temat działalności kancelarii (np. nowe godziny pracy), oferty (np. nowej usługi), ważnych wskazówkach dotyczących współpracy (przypomnienie o terminowym przekazywaniu dokumentów) oraz część „podatkową” (np. najważniejsze zmiany w przepisach, aktualne wskaźniki i stawki, czy linki do interesujących publikacji dla przedsiębiorców). Nawet najprostsza forma newslettera wymaga systematyczności w jego wydawaniu. Lepiej wstrzymać się z wysłaniem pierwszego numeru, jeśli miałaby być on jednocześnie ostatnim, albo jego wydawanie było nieregularne i przypadkowe.
Bogatsza wersja newslettera firmowego wymaga zainwestowania przynajmniej w szablon graficzny, który będzie następnie wypełniany treścią lub skorzystanie z oprogramowania umożliwiającego przygotowanie newslttera (np. typu CMS). W elektronicznej publikacji kierowanej do klientów mogą się znaleźć następujące elementy:
• Wstęp, a w nim krótkie przedstawienie zawartości wydania i ważnych dla klientów informacji,
• W pierwszych numerach pisma warto przedstawić strukturę organizacyjną biura – działy i wszystkich pracowników (najlepiej z aktualnymi zdjęciami).
• Tematykę najlepiej podzielić na działy, np.:
- Aktualności – wchodzące w życie i projektowane akty prawne, które wpłyną na działalność prowadzoną przez klienta. Warto uzupełnić je krótkim komentarzem o tym, co w praktyce zmieni nowe prawo.
- Przypomnienie o terminach składania dokumentów i dokonywania rozliczeń.
- Najważniejsze wskaźniki i stawki.
- Adresy, telefony i godziny otwarcia najważniejszych urzędów i instytucji.
- Krótka porada doradcy z zakresu zagadnień budzących wątpliwości u wielu klientów kancelarii. Zasygnalizowanie problemu ma dać okazję do szczegółowego omówienia tej kwestii bezpośrednio z doradcą.
- Wzory, formularze umów w obrocie gospodarczym oraz w postępowaniu sądowym.
- Rekomendacje ciekawych wydawnictw, publikacji
- Część edukacyjna – np. podanie zakresu usług świadczonych przez doradców podatkowych, przybliżenie profilu jego działalności, informacje o ubezpieczeniu OC czy niebezpieczeństwach płynących z korzystania z szarej strefy.
• W stopce redakcyjnej oprócz dokładnego adresu kancelarii wraz numerami telefonów, adresu e-mail powinny być podane są godziny pracy kancelarii oraz nazwisko osoby odpowiedzialnej za kontakt z odbiorcami newslettera (można spodziewać się zapytań klientów).