Szczegółowe informacje związane z przygotowaniem się do wejścia w życie przepisów o Jednolitym Pliku Kontrolnym przedstawia Tomasz Krywan w komentarzu praktycznym opublikowanym w Vademecum Głównego Księgowego.

Jednolity Plik Kontrolny to format, w jakim przedsiębiorcy – na żądanie organów podatkowych – będą obowiązani przekazywać dane w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych. Wprowadzenie przepisów nakazujących przekazywanie takich danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego ma umożliwić organom podatkowym łatwiejsze kontrolowanie ksiąg podatkowych prowadzonych w formie elektronicznej, a w konsekwencji skrócenie czasu wykonywania kontroli. Obecnie bowiem analiza danych dostarczanych przez podatników w formatach elektronicznych (np. jako pliki PDF) nie może być zautomatyzowana, a w konsekwencji jest pracochłonna.

Obowiązek przekazywania danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego

Obowiązek przekazywania danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego wynikać będzie z dodawanego 1 lipca 2016 r. art. 193a Ordynacji podatkowej – dalej o.p. I tak z art. 193a § 1 o.p. wynikać będzie, że w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 o.p., wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą. Z kolei art. 193a § 2 o.p. stanowić będzie, że struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. To właśnie dane w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 o.p., stanowić będą tzw. Jednolity Plik Kontrolny. Podkreślić należy, że obowiązek przekazywania danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego obciążać będzie wyłącznie podatników, płatników oraz inkasentów prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych.

Skutki dla podmiotów obowiązanych do dostarczania danych w postaci jednolitego pliku kontrolnego

Z punktu widzenia podatników, płatników oraz inkasentów obowiązanych do dostarczania danych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego wejście w życie omawianych przepisów oznacza przede wszystkim konieczność dostosowania stosowanych systemów informatycznych do generowania jednolitych plików kontrolnych. W przypadku dużych przedsiębiorców – zważywszy skalę operacji – może to być dość czasochłonne, jak również wiązać się ze stosunkowo dużymi kosztami. Wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego z oczywistych względów zwiększy skuteczność przeprowadzanych kontroli podatkowych. Będzie tak, między innymi, dlatego, że umożliwi organom podatkowym o wiele szybsze i skuteczniejsze przeprowadzanie tzw. kontroli krzyżowych. Z drugiej strony wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego znacznie przyspieszy kontrole, a w niektórych przypadkach nawet wyłączy konieczność ich przeprowadzania. Przepisy art. 193a o.p. stosowane będą bowiem odpowiednio do czynności sprawdzających, a więc danych przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego organy podatkowe będą mogły żądać bez wszczynania kontroli podatkowej.

Termin powstania obowiązku przekazywania danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego

Przepisy dotyczące obowiązku przekazywania Jednolitego Pliku Kontrolnego wejdą w życie 1 lipca 2016 r. Przez pierwsze dwa lata (do końca czerwca 2018 r.) obowiązek przekazywania organom podatkowym danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego mieć będą wyłącznie:

1) podatnicy, płatnicy oraz inkasenci będący dużymi przedsiębiorcami w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, oraz

2) podatnicy, płatnicy oraz inkasenci niebędący przedsiębiorcami.

Na pozostałych, tj. na podatnikach, płatnikach oraz inkasentach będących mikroprzedsiębiorcami, małymi przedsiębiorcami oraz średnimi przedsiębiorcami, obowiązek ten ciążyć będzie dopiero od 1 lipca 2018 r.

Zobacz: Jednolity Plik Kontrolny - zmiany od 1 lipca 2016 r. >>

Zwrócić należy uwagę, że brak obowiązku przekazywania danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego w przypadku mikroprzedsiębiorców, małych przedsiębiorców oraz średnich przedsiębiorców nie oznacza zakazu przekazywania danych w tym formacie. Przedsiębiorcy tacy w okresie do końca czerwca 2018 r. mogą przekazywać dane w tej formie.

Struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego

Struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, ma być dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Strona ta już działa. Znajdują się na niej siedem struktur logicznych, tj. struktury logiczne:

1) ksiąg rachunkowych,

2) wyciągu bankowego,

3) magazynu,

4) ewidencji zakupu i sprzedaży VAT,

5) faktur VAT,

6) podatkowej księgi przychodów i rozchodów,

7) ewidencji przychodów.

Zwrócić należy uwagę, że jak na razie nie zostały opublikowane struktury logiczne dla raportów kas rejestrujących i paragonów. Mają one zostać opublikowane po zaktualizowaniu rozporządzeń dotyczących warunków technicznych dla kas fiskalnych. Również w przyszłości mają być wprowadzane dalsze struktury ksiąg i dowodów, np. dotyczące rozliczania podatku akcyzowego.

Sankcje za naruszanie obowiązku przekazywania danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego

Na podmioty odmawiające przekazywania danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego będzie mogła być nałożona kara porządkowa, której maksymalna wysokość w 2016 r. wynosi 2800 zł. Na podmioty takie będzie mogła zostać również nałożona kara grzywny za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe polegające na udaremnianiu lub utrudnianiu wykonania czynności przedstawicielom organów podatkowych, a w szczególności za nie okazanie ksiąg podatkowych, dowodów księgowych będących podstawą zapisów w tych księgach w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Maksymalna wysokość takiej kary grzywny w 2016 r. to – w przypadku przestępstwa skarbowego - 17.758.080 zł.

Artykuł pochodzi z programu Vademecum Głównego Księgowego