Otrzymaliśmy w dniu 2 kwietnia 2008 r. duplikaty czterech faktur VAT, które pierwotnie wystawione były w październiku 2007 r. i nigdy nie dotarły do naszej firmy i nie były zaksięgowane. Dotyczą one kosztów innych niż koszty bezpośrednio związane z przychodami. Naszym zdaniem należy je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (również podatkowych) oraz odliczyć VAT w miesiącu otrzymania duplikatów. Bilans i rachunek zysków i start sporządzono w dniu 20 marca 2008 r.

Duplikaty faktur dotyczących roku 2007, otrzymane po sporządzeniu sprawozdania finansowego, należy ująć w dacie ich otrzymania - a zatem w kwietniu 2008 r. Także w miesiącu otrzymania duplikatów należy dokonać rozliczenia wykazanego w nich podatku od towarów i usług.


Art. 22 ust. 5c-5d ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f., stanowi, że koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Otrzymanie duplikatów faktur w kwietniu 2008 r., już po sporządzeniu sprawozdania finansowego oznacza, że duplikaty te zostały ujęte w księgach rachunkowych kwietnia 2008 r. - a zatem datą poniesienia kosztu będzie kwietniowa data, pod jaką ujęto koszty w księgach rachunkowych.

Duplikaty faktur należy traktować tak, jak faktury pierwotne: obowiązuje ta sama data odliczania podatku VAT w nich wykazanego.

Zgodnie z podstawową zasadą, zapisaną w art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), podatnik ma prawo do odliczenia podatku VAT w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę lub w rozliczeniu za okres następny. Jeśli zatem podatnik otrzymał duplikat faktury w kwietniu, odliczenia podatku VAT z tej faktury będzie mógł dokonać w kwietniu lub w maju.