Dziś wchodzi w życie nowelizacja Ordynacji podatkowej, Kodeksu postępowania administracyjnego oraz stosowne akty wykonawcze dotyczące zakładania tzw. metryk sprawy w postępowaniach podatkowych oraz w postępowaniach administracyjnych.

Poprzedni stan prawny

Przed nowelizacją nie istniał obowiązek tworzenia metryk spraw administracyjnych czy podatkowych, które wskazywałyby kto i w jakim kierunku kształtował treść rozstrzygnięcia administracyjnego lub podatkowego w sprawie. Decyzje podpisywały osoby pełniące funkcję organów lub osoby przezeń upoważnione. W rzeczywiści autorzy lub współautorzy rozstrzygnięcia w sprawie, przygotowujący je do podpisu osobie uprawnionej, nie byli co do zasady wyraźnie ujawnieni. Nie był znany także sposób kształtowania treści rozstrzygnięcia przez poszczególne, nieujawnione osoby. W konsekwencji bardzo trudno było ustalić odpowiedzialność poszczególnych urzędników za szkody spowodowane wydaniem sprzecznych z prawem decyzji administracyjnych, gdyż osoby rzeczywiście kształtujące treść decyzji zwykle pozostawały anonimowe, a założenie o osobistym kształtowaniu treści wszystkich decyzji przez osobę piastującą funkcję piastuna organu administracji było fikcją. Dlatego ustawodawca dodał do k.p.a. oraz do Ordynacji podatkowej przepisy dotyczące zakładania metryk sprawy.

Transparentność, co do tego kto, jak i dlaczego wydał daną decyzję

Metryka sprawy administracyjnej i podatkowej ma dokumentować udział poszczególnych urzędników w procesie wydawania rozstrzygnięcia administracyjnego w ramach organu. Nowa regulacja ma zwiększyć transparentność tego, kto kształtuje treść decyzji. W konsekwencji zwiększyć się ma poczucie odpowiedzialności urzędników, za jakość wydawanych decyzji, a zmniejszyć ryzyko korupcji. Dzięki prowadzeniu na bieżąco metryki sprawy w sprawach administracyjnych i podatkowych będzie można nawet po upływie długiego czasu precyzyjnie ustalić, jacy urzędnicy (oprócz osoby podpisanej pod decyzją) uczestniczyli w przygotowaniu decyzji, przygotowywali jej projekt, udzielali wskazówek co do sposobu załatwienia sprawy i opiniowali lub zatwierdzali decyzję oraz w jaki sposób konkretni urzędnicy wpływali na treść decyzji. Transparentność, co do tego, kto, jak i dlaczego wydał daną decyzję zwiększy poczucie odpowiedzialności urzędników, a w razie wydania decyzji powodującej szkody dla Państwa lub obywateli, ułatwi ustalenie winnych wyrządzenia szkody przez wydanie błędnej decyzji.

Co zawiera metryka sprawy?

Od dziś metryki sprawy wraz z dokumentami, do których odsyłają, stanowią obowiązkową część akt sprawy i będą na bieżąco aktualizowane. Metryki sprawy muszą być zakładane w formie pisemnej lub elektronicznej. W treści metryk spraw wskazywane będą wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym, oraz określone zostaną wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności.

Regulacje przejściowe

Metryki sprawy muszą zostać założone także dla spraw będących w toku 7 marca 2012 r. W przypadku takich spraw metrykę sprawy zakłada się w ciągu 30 dni od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej, a więc w terminie do 6 kwietnia 2012 r. Tu metryki sprawy wskazywać będą osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu, i podejmowane przez nie od 7 marca 2012 r. czynności. Oznacza to, że nie będzie konieczne wskazywanie w metrykach spraw będących w toku 7 marca 2012 r. osób, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności, i czynności podejmowanych przez nie do dnia 6 marca 2012 r.

Wyłączenia

Nowe regulacje nie mają zastosowania do czynności sprawdzających, kontroli podatkowych oraz przy wydawaniu zaświadczeń. Tu organy podatkowe nie będą więc obowiązane do tworzenia metryk sprawy.