Czy biegłemu rewidentowi celem przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego powinno być przedłożone sprawozdanie finansowe prawidłowo (kompletnie) podpisane, czy wystarczająca powinna być tzw. pierwsza wersja podpisana przez niektóre osoby – osobę faktycznie prowadzącą księgi i prezesa zarządu (brak podpisu pozostałych członków zarządu)?
Odpowiedź:
Podpisanie sprawozdania finansowego oznacza, że sprawozdanie jest kompletne i przedstawia prawdziwy oraz rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, stosującej przepisy ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.) – dalej u.o.r. Jak wynika z u.o.r., sprawozdanie finansowe podpisuje, podając zarazem datę podpisu, osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu.
Osobą, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, jest zazwyczaj główny księgowy zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Jednostka może jednak zlecić prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzanie sprawozdań finansowych jednostce zajmującej się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych (biuru rachunkowemu).
W takim przypadku sprawozdanie finansowe – oprócz kierownika jednostki – podpisuje też osoba, która jest uprawniona do reprezentowania biura rachunkowego. Podpis składa w miejscu przeznaczonym dla osoby prowadzącej księgi rachunkowe. Dodatkowo, sprawozdanie finansowe może zostać podpisane przez osobę, która je fizycznie sporządziła (ale nie musi, gdyż taka konieczność nie wynika bezpośrednio z przepisów u.o.r.).
Należy dodać, że biura rachunkowe mogą działać w różnej formie prawnej, z czego wynikać może prawo do reprezentowania biura przez jego właściciela, prezesa zarządu spółki, kilku członków zarządu, uprawnionych do łącznej reprezentacji, itp.
Z formalnego punktu widzenia, biegłemu rewidentowi w celu przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego powinno zostać przedłożone sprawozdanie finansowe kompletne i prawidłowo podpisane, zgodnie z art. 52 ust. 2 u.o.r.
Sporządzonego sprawozdania finansowego nie można zatem traktować jako „pierwszej wersji” sprawozdania finansowego. Należy założyć, że może to być i w zasadzie powinna być w większości przypadków wersja ostateczna.
Z drugiej strony jednostka ma prawo, a nawet obowiązek, zmiany sprawozdania nie tylko w wyniku sugestii biegłego rewidenta, ale także w wyniku ujawnienia istotnych informacji mających wpływ na to sprawozdanie – przed jego zatwierdzeniem.
W praktyce, biegli rewidenci przystępując do badania sprawozdań finansowych niekiedy tolerują pewne uchybienia formalne, jak np. brak podpisu jednego z członków zarządu, który akurat jest, z takiego czy innego powodu, niedostępny. Decyzję o rozpoczęciu prac związanych z badaniem sprawozdania finansowego, na którym brak jest jednego czy nawet dwóch podpisów ze strony zarządu jednostki, podejmuje biegły rewident.
W uzasadnionych sytuacjach, sprawozdanie finansowe może nie być podpisane przez wszystkich członków zarządu (wieloosobowego kierownika jednostki), ale należy pamiętać, że każda odmowa złożenia podpisu powinna być uzasadniona na piśmie.
Tadeusz Waślicki, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono 23.06.2017 r.
