Pytanie
Zgodnie z art. 52 ust. 2 u.o.r. sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
Czy księgowy musi podpisać sprawozdanie?
Jakie są skutki, jeśli tego nie zrobi?
Co w przypadku, gdy księgowy został powołany niedawno tylko na okres do zamknięcia roku i nie prowadził na bieżąco ksiąg?
Kto w takiej sytuacji podpisuje sprawozdanie finansowe?
Odpowiedź
Sprawozdanie finansowe podpisuje zgodnie z dyspozycja art. 52 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - dalej u.o.r., podpisują:
- osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i
- kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu.
Dodatkowo osoby podpisujące sprawozdanie finansowe powinny podać datę podpisu, a podpisy powinny zostać złożone na wszystkich dokumentach składających się na sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa, zestawienie zmian w kapitale własnym, rachunek przepływów pieniężnych), a osoby podpisujące powinny podać datę podpisu.
Osoby podpisujące sprawozdanie finansowe określono w przepisach art. 52 ust. 2 u.o.r., natomiast składniki sprawozdania finansowego wymienione są w przepisach art. 45 ust. 2 i 3 u.o.r.
Osobą, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, jest najczęściej główny księgowy. Natomiast przez kierownika jednostki - zgodnie z wyjaśnieniem podanym w art. 3 ust. 1 pkt 6 u.o.r. - rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.
Należy zaznaczyć, że przepisy u.o.r. nie przewidują żadnych wyłączeń z obowiązku podpisywania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i przez kierownika jednostki. Dopuszczają jednak w tym samym art. 52 ust. 2 u.o.r. możliwość odmowy podpisu sprawozdania finansowego, lecz wymagane jest wówczas pisemne uzasadnienie dołączone do tego sprawozdania.
Aby wypełnić obowiązek podpisania sprawozdania finansowego wystarczające jest złożenie przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i przez kierownika jednostki własnoręcznych podpisów (zawierających co najmniej nazwisko osoby oznaczonej) na dokumentach obejmujących jego treść. Podpisy powinny być złożone pod tekstem każdego elementu wchodzącego w skład sprawozdania, tj. pod ostatnią informacją wykazywaną w bilansie, pod ostatnią informacją wykazywaną w rachunku zysków i strat itd. I to niezależnie od tego, na ilu kartkach czy stronach sporządzone zostały te dokumenty.
W sytuacji podniesionej w pytaniu osobą zobowiązaną do podpisania sprawozdania jest osoba, której faktycznie powierzono obowiązki prowadzenia ksiąg. Powstaje pytanie czy wykonywanie czynności polegających na, jak to określono w pytaniu, "zamknięciu ksiąg" nie może być tożsame z pojęciem prowadzenia ksiąg? Naszym zdaniem sprawozdanie o jakim mowa w pytaniu winno być podpisane przez wszystkie osoby z jednoczesnym opisaniem zmian osób, którym powierzono prowadzenie ksiąg. Nie będzie błędem, jeżeli podpis złoży wyłącznie osoba, która aktualnie ma powierzone obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg, bowiem i tak ewentualna odpowiedzialność dotyczy wyłącznie okresu rozpoczynającego się po powierzeniu odpowiedzialności.
Reasumując osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg ma obowiązek złożenia podpisu, a w przypadku odmowy ma ona obowiązek uzasadnienia odmowy na piśmie. Ewentualne sankcje za brak podpisu mogą być egzekwowane na podstawie przepisów prawa pracy - jako naruszenie obowiązków służbowych.
Odpowiedź pochodzi z programu Vademecum Głównego Księgowego