Odpowiedź:
Co do zasady koszty wykazuje się w dacie wystawienia faktury, ale w przedstawionej sytuacji należy dopuścić zaksięgowanie kosztu w dacie otrzymania.
Uzasadnienie:
Zgodnie z zasadami wyrażonymi w art. 22 ust. 4 i 6b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
W przypadku zatem prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów koszty księguje się co do zasady w dacie wystawienia faktury. W niektórych przypadkach może to być znacznie utrudnione, a nawet niemożliwe. Będzie tak w przypadku, gdy faktura zostanie otrzymana z opóźnieniem. W przedmiotowej sytuacji faktura została wystawiona w sierpniu, ale podatnik otrzymał ją dopiero we wrześniu. W efekcie znalazł się w sytuacji patowej. Nie miał możliwości zaksięgowania kosztu w dacie poniesienia z uwagi na brak faktury. Otrzymanie faktury w kolejnym miesiącu powoduje, że na pewno dojdzie do naruszenia literalnych zasad księgowania kosztów – zob. § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1037 z późn. zm.) – podatnik będzie musiał dokonać księgowania z datą wsteczną lub z opóźnieniem. Jeżeli sierpień jest już zamknięty i rozliczony, wykazanie kosztu we wrześniu nie będzie podważone.
Dodatkowo w myśl art. 14 ust. 3 pkt 1 u.p.d.o.f. do przychodów nie zalicza się pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, a także otrzymanych lub zwróconych pożyczek (kredytów), w tym również uregulowanych w naturze, z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych pożyczek (kredytów). W związku z tym zapisem bardzo często podnosi się, że przedpłaty (zaliczki), skoro nie są przychodem u sprzedawcy (przychód powstanie w dacie dostawy lub wykonania usługi), to nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania. Zasada ta nie wynika jednak z przepisów, a nawet wynika z nich coś zupełnie innego. Zasada wykazywania kosztów w dacie wystawienia faktury ma charakter ogólny, co w praktyce oznacza, że – od strony literalnej – obowiązuje ona także przy przedpłatach. Mimo wszystko, fakt, że mamy do czynienia z przedpłatą, jest dodatkowym argumentem za wykazaniem kosztu we wrześniu.
Tadeusz Szczupaczyński-Dotryw,
autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono 23.09.2016 r.
Kiedy zaksięgować w koszty fakturę zaliczkową otrzymaną z opóźnieniem?
Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego KsięgowegoJestem na PKPiR, jestem podatnikiem VAT. W dniu 25 sierpnia 2016 r. przelałam zaliczkę 100% na poczet dostawy towaru. Dostawca nie wystawił faktury zaliczkowej tylko fakturę zwykłą VAT na 30 dni przed dostawą towaru. Faktura wystawiona dnia 25 sierpnia 2016 r. Data dostawy 24 września 2016 r. W treści faktury jest wpisana nazwa towaru. W uwagach forma płatności: przedpłata 100%. Termin płatności 25 sierpnia 2016 r. Oryginał faktury wpłynął do mnie 12 września 2016 r. Kiedy mogę zaksięgować wartość netto faktury?
