Jakimi dokumentami trzeba rozliczyć zwrot kosztów dojazdu, aby uznać je za koszty podatkowe?

Sposób rozliczenia stron umowy zlecenia z poniesionych przez przyjmującego zlecenie wydatków winien wynikać z umowy. W treści umowy strony mogą bowiem przewidzieć, w jaki sposób przyjmujący zlecenie winien udokumentować wydatki poniesione w celu należytej realizacji zlecenia.

Pytanie

W umowie zleceniu jest zawarta informacja, że oprócz wynagrodzenia zostaną zwrócone koszty dojazdu w wysokości 600 zł.
Jakimi dokumentami trzeba to rozliczyć, aby uznać za koszty podatkowe jednostki?

Odpowiedź

Generalnie rzecz ujmując, sposób rozliczenia stron umowy zlecenia z poniesionych przez przyjmującego zlecenie wydatków winien wynikać z umowy. W treści umowy strony mogą bowiem przewidzieć, w jaki sposób przyjmujący zlecenie winien udokumentować wydatki poniesione w celu należytej realizacji zlecenia - czy mają to być faktury VAT, paragon, czy inne dowody.

Uzasadnienie

Rekompensaty wydatków przyznane zleceniobiorcy z tytułu wykonania zlecenia mogą stanowić koszt uzyskania przychodów zleceniodawcy, o ile oczywiści jest to uzasadnione z punktu widzenia osiąganych lub możliwych do uzyskania przez niego przychodów.

Nie ulega raczej wątpliwości, że zaangażowanie zleceniobiorcy ma na celu wspomaganie działalności przedsiębiorcy i tym samym może służyć osiąganiu przychodów. Dotyczy to także zwrotu kosztów dojazdów, z jednym wyjątkiem, a mianowicie dotyczącym kosztów używania samochodu osobowego. Te podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów zleceniodawcy tylko do wysokości wydatków nieprzekraczających wartości wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu. Aby zleceniodawca mógł zaliczyć do kosztów te kwoty, niezbędne jest zatem prowadzenie ewidencji przebiegu danego samochodu - zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46, ust. 5 i ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych .

Jeżeli zatem zwrot kosztów dojazdów dotyczy użytkowania przez zleceniobiorcę samochodu osobowego, aby wydatek ten (w granicach limitu) mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów zleceniobiorcy, użytkownik musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu według zasad przewidzianych w ww. przepisach.

Podstawą ujęcia wypłaty innego rodzaju wydatków na dojazdy powinien być dokument, który spełnia warunki uznania go za dowód księgowy (czyli spełnia wymagania określone w § 12 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a jednocześnie potwierdza to, że wynagrodzenie zostało faktycznie wypłacone lub przynajmniej postawione do dyspozycji.

Dowodem księgowym są natomiast – poza fakturami, rachunkami i dowodami celnymi – również inne (wszelkie) dowody, jeżeli potwierdzają dane zdarzenie gospodarcze zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierają co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
Może to być zatem np. umowa zlecenia wraz z poleceniem przelewu lub inny dowód, na którym zleceniobiorca potwierdził odbiór należności.

Przywołane akty prawne:

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.)