Jakie zasady dokumentowania przyjąć w spółce dla celów CIT, gdy zarząd i dyrekcja używają służbowych samochodów osobowych również do celów prywatnych?

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Doradcy PodatkowegoW spółce z o.o. zarząd i dyrekcja używają służbowych samochodów osobowych również do celów prywatnych. Mowa tu o samochodach będących środkami trwałymi spółki oraz użytkowanymi w ramach umowy leasingu. Na tę okoliczność został sporządzony regulamin używania pojazdu i na jego podstawie do przychodu użytkownika doliczana jest kwota ryczałtu 400 zł miesięcznie. Dodatkowo każdy użytkownik został zobowiązany do tankowania paliwa w miesiącu w takiej ilości, jaka odpowiada zużyciu paliwa na cele prywatne i przedłożenia paragonów świadczących o takim zakupie. Jednocześnie użytkownik składa co miesiąc oświadczenie, iż korzystał (wtedy załącza paragony prywatne) lub nie korzystał w danym okresie z samochodu w celach prywatnych.Czy takie udokumentowanie korzystania z pojazdu umożliwia spółce zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów: amortyzacji, kosztów napraw, ubezpieczenia, przejazdów autostradą, paliwa oraz części nieodliczonego podatku VAT, itp.?

Odpowiedź:
Jeśli w sytuacji opisanej w pytaniu „liczby się zgadzają” (tzn. kilometry wykazane za oświadczeniu, o którym mowa, współgrają z ilością paliwa zakupionego we własnym zakresie przez użytkowników prywatnych), to wówczas – w moim przekonaniu – przyjęty system prowadzi do wykazania (co najmniej uprawdopodobnienia), że wszystkie koszty eksploatacyjne ponoszone przez spółkę, mimo tego, że samochody te są użytkowanie również do celów prywatnych przez ich użytkowników, są ponoszone tylko w związku z użytkiem służbowym samochodów, a więc – że stanowią koszty uzyskania przychodów.
Takie jest moje zdanie. Nie gwarantuję, że identyczne będzie miał organ podatkowy.

Uzasadnienie:
W odniesieniu do samochodów będących środkami trwałymi oraz samochodów użytkowanych na podstawie umowy leasingu nie obowiązują wprost żadne ograniczenia dotyczące kosztów eksploatacji samochodów osobowych. W szczególności nie mają tutaj zastosowania przepisy wprowadzające oparty o kilometrówkę limit kosztów podatkowych.
Zastosowanie mają tutaj więc ogólne regulacje dotyczące kosztów uzyskania przychodów, a w szczególności stosuje się ogólną definicję kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z nią kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
W sytuacji, w której dane samochody (będące środkami trwałymi, bądź używane na podstawie umowy leasingu) są jednocześnie używane przez inne osoby (pracowników spółki, członków zarządu spółki) do ich celów prywatnych, to wówczas może istotnie powstawać podejrzenie, że nie wszystkie koszty ponoszone przez spółkę w związku z eksploatacją tych samochodów są kosztami ponoszonymi w celu uzyskania przychodów (zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów).
Jeśli jednak spółka jest w stanie wykazać i udowodnić (a przynajmniej uprawdopodobnić), że koszty prywatnego używania samochodów, o których mowa, osoby używające samochody pokrywają samodzielnie (we własnym zakresie) i potrafi przedstawić dowody co najmniej uprawdopodabniające ten fakt, to wówczas można dowodzić, że koszty eksploatacyjne ponoszone przez spółkę są ponoszone tylko w celu uzyskania przychodów, bądź zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (tzn. są ponoszone w celu eksploatacji samochodów do celów służbowych).
Jeśli w sytuacji opisanej w pytaniu „liczby się zgadzają” (tzn. kilometry wykazane za oświadczeniu, o którym mowa, współgrają z ilością paliwa zakupionego we własnym zakresie przez użytkowników prywatnych), to wówczas – w moim przekonaniu – przyjęty system prowadzi do wykazania (co najmniej uprawdopodobnienia), że wszystkie koszty eksploatacyjne ponoszone przez spółkę, mimo tego, że samochody te są użytkowanie również do celów prywatnych przez ich użytkowników, są ponoszone tylko w związku z użytkiem służbowym samochodów, a więc – że stanowią koszty uzyskania przychodów.
Takie jest moje zdanie. Niestety nie gwarantuję, że identyczne będzie miał organ podatkowy.

Adam Bartosiewicz, autor współpracuje z publikacją Vademecum Doradcy Podatkowego
Odpowiedzi udzielono 16.06.2015 r.