Jakie transakcje należy uwzględniać przy ustalaniu prawa do korzystania ze zwolnienia podmiotowego z obowiązku ewidencjonowania?

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego KsięgowegoJako firma usługowa nie posiadamy kasy fiskalnej i współpracujemy głównie z firmami wystawiając faktury za wykonane usługi. Korzystamy ze zwolnienia podmiotowego, do którego zaliczamy wartość wszystkich czynności wykonywanych dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej typu: faktury na naszych pracowników za odsprzedawane towary i usługi typu telefon komórkowy, monitor, komputer, samochód, czy rozmowy prywatne, nieodpłatne świadczenie usługi medycznej dla prezesa firmy (osoba fizyczna) ze stawka zwolnioną (naliczamy w deklaracjach VAT), a od stycznia 2015 r. także sprzedaż na rzecz osób fizycznych niebędących naszymi pracownikami samochodów służbowych będących własnością firmy (wystawiamy faktury).Czy wszystkie powyższe usługi wchodzą do limitu podmiotowego?Przyjmując, że mamy przekroczony limit podmiotowy w wysokości 42.000 zł wg ewidencji wszystkich powyższych obrotów z czynności wykonywanych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i chcielibyśmy sprzedać osobie fizycznej (niebędącej naszym pracownikiem) np. usługę, która nie wchodzi w limit na np. 100 zł, to musimy mieć kasę fiskalną?

Odpowiedź:
Przynajmniej większość (a być może całość) wskazanej w pytaniu sprzedaży należy uwzględniać przy ustalaniu prawa do korzystania ze zwolnienia podmiotowego z obowiązku ewidencjonowania ze względu na kwotę obrotu zrealizowanego na rzecz osób prywatnych.
Uzasadnienie:
Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób prywatnych (tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych) są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących (zob. art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) – dalej u.p.t.u.).
Istnieją jednak zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, które w latach 2015-2016 określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2014 r. poz. 1544) – dalej r.z.e. Przepisy te, między innymi, zwalniają z obowiązku ewidencjonowania podatników, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli obrót z tego tytułu nie przekroczył, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20 000 zł (zob. § 3 ust. 1 pkt 1 r.z.e.).
Do końca 2014 r. na użytek tego zwolnienia uwzględniana była cała kwota obrotu realizowanego na rzecz osób prywatnych, w tym kwota obrotu zwolnionego przedmiotowo z obowiązku ewidencjonowania (np. kwota obrotu ze sprzedaży na rzecz pracowników). Od 1 stycznia 2015 r. od zasady tej istnieją dwa wyjątki, tj. przy ustalaniu prawa do wskazanego zwolnienia nie uwzględnia się wartości:
1.    dostaw nieruchomości (zob. § 3 ust. 4 w zw. z poz. 36 załącznika do r.z.e.),
2.    dostaw towarów i świadczenia usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji (zob. § 3 ust. 4 w zw. z poz. 49 załącznika do r.z.e.); ze względu na brzmienie § 2 ust. 2 r.z.e. jest kwestią sporną czy warunkiem tego wyłączenia jest udokumentowanie tych czynności w całości fakturami (według mnie nie).
Nie jest wykluczone, że drugie ze wskazanych wyłączeń ma w przedstawionej sytuacji zastosowanie (skoro sprzedawane są komputer czy samochód). Tym niemniej co najmniej większość (a być może całość) wartości wskazanych w pytaniu czynności należy uwzględniać przy ustalaniu prawa do zwolnienia, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 r.z.e. (przy czym pamiętać należy, że wskazane wyłączenie obowiązują od 1 stycznia 2015 r.; podobne wyłączenia nie obowiązywały na gruncie przepisów obowiązujących do końca 2014 r., a więc ustalając prawo do korzystania z tego zwolnienia przed 1 stycznia 2015 r. nie można było pomijać wartości czynności, o których mowa; jest to o tyle istotne, że jeżeli wówczas doszło do utraty prawa do korzystania z tego zwolnienia, nie możecie Państwo obecnie z niego korzystać).
Jednocześnie pragnę wyjaśnić, że jeżeli nie jesteście Państwo zwolnieni podmiotowo na podstawie § 3 ust. 1 pkt 1 r.z.e., jesteście Państwo obowiązani zaewidencjonować za pomocą kasy rejestrującej każdą sprzedaż na rzecz osoby prywatnej, która nie jest zwolniona przedmiotowo z obowiązku ewidencjonowania (a w konsekwencji na moment wystąpienia takiej sprzedaży musicie Państwo posiadać zainstalowaną kasę rejestrującą). Nie oznacza to, że wykonanie usługi na rzecz osoby fizycznej niebędącej pracownikiem zawsze w takim przypadku skutkuje koniecznością zaewidencjonowania, gdyż na podstawie § 2 ust. 1 w zw. z poz. 38 załącznika do r.z.e. zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Tomasz Krywan, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego 
Odpowiedzi udzielono 24.04.2015 r.