Jakie skutki dla spółki miałoby zawarcie umowy z pracownikiem na korzystanie z pojazdu służbowego do celów prywatnych?

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego KsięgowegoSpółka zawarła umowę leasingu operacyjnego w lutym 2014 r. na samochód o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, o dopuszczalnej ładowności 620 kg, od którego (na podstawie praw nabytych) przysługiwało 100% odliczenie VAT. Umowa została zarejestrowana w urzędzie skarbowym w terminie. Spółka po wejściu ustawy nowelizującej od 1 kwietnia 2014 r. nie złożyła informacji o wykorzystywaniu tego pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej. Od stycznia 2015 r. pracownik spółki uzyskał prawo do wykorzystywania tego samochodu również do celów prywatnych. Spółka od początku trwania umowy odlicza 100% VAT od rat leasingowych oraz 50% VAT od pozostałych wydatków (paliwo, części zamienne, naprawy). Pracownikowi od stycznia 2015 r. ustalono ryczałtowo wartość nieodpłatnego świadczenia w wysokości 400 zł miesięcznie. Czy w opisanej sytuacji spółka od stycznia 2015 r. ma obowiązek odprowadzać VAT od nieodpłatnego świadczenia na podstawie art. 8 ust. 16? Od jakiej podstawy? Jakie skutki dla spółki miałoby zawarcie umowy z pracownikiem na korzystanie z pojazdu służbowego do celów prywatnych, w tym zobowiązanie pracownika do zapłaty pracodawcy miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 400 zł?

Odpowiedź:
W sytuacji, gdy podatnik przekaże pracownikom na ich cele osobiste pojazd samochodowy wykorzystywany w działalności na podstawie leasingu, z tytułu którego odlicza 100% podatku naliczonego od czynszu leasingowego, jest zobowiązany do naliczenia podatku VAT od czynności użycia ww. pojazdu przez pracowników do ich celów prywatnych.
Uzasadnienie:
Stosownie do art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) – dalej u.p.t.u., za odpłatne świadczenie usług uznaje się m.in. użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych pracowników. Użycie to podlega opodatkowaniu, pod warunkiem, że podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.
Od tej zasady są wyjątki. Jeden z nich wynika z art. 8 ust. 5 u.p.t.u. Zgodnie z tym przepisem podatnik nie ma obowiązku wykazania VAT należnego od używania samochodu do celów prywatnych przez jego pracowników, w sytuacji gdy przysługiwało mu prawo do odliczenia jedynie 50% kwoty VAT z tytułu zakupu tego pojazdu.
Powyższe przepisy mają zastosowanie do pojazdów używanych przez podatnika na podstawie m.in. umowy leasingu (art. 8 ust. 6 u.p.t.u.).
Treść tych przepisów wskazuje, że w sytuacji, gdy podatnik przekaże pracownikom na ich cele osobiste pojazd samochodowy wykorzystywany w działalności na podstawie leasingu, z tytułu którego odlicza 100% podatku naliczonego od czynszu leasingowego, jest zobowiązany do naliczenia podatku VAT od czynności użycia ww. pojazdu przez pracowników do ich celów prywatnych.
W przypadku, gdy używanie samochodu firmowego do celów prywatnych jest opodatkowane, za podstawę opodatkowania należy przyjąć koszt świadczenia tych usług poniesiony przez podatnika (art. 29a ust. 5 u.p.t.u.). Jako koszt ten należy uznać wszystkie poniesione przez podatnika wydatki związane z rzeczą w okresie, w którym była ona używana przez pracownika na cele prywatne.
W sytuacji, gdy pracodawca zawrze z pracownikiem umowę na odpłatne wykorzystywanie używanego w firmie samochodu czynność ta będzie opodatkowana zgodnie z art. 8 ust. 1 u.p.t.u.
W takim przypadku podstawę opodatkowania ustala się na podstawie art. 29a ust. 1 u.p.t.u., który stanowi, że podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.
Zawierając umowę z pracownikiem, w której uzgodnione wynagrodzenie będzie niższe od wartości rynkowej usług, których umowa ta dotyczy, organ podatkowy może zakwestionować wysokość tego wynagrodzenia.
Jak bowiem wynika z art. 32 ust. 1 pkt 1 u.p.t.u. w przypadku, gdy między nabywcą a usługodawcą istnieje związek, o którym mowa w ust. 2, oraz w przypadku, gdy wynagrodzenie jest niższe od wartości rynkowej, a nabywca usług nie ma – zgodnie z art. 86, art. 86a, art. 88 i art. 90 oraz z przepisami wydanymi na podstawie art. 92 ust. 3 – pełnego prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, organ podatkowy określa podstawę opodatkowania zgodnie z wartością rynkową, jeżeli okaże się, że związek ten miał wpływ na ustalenie wynagrodzenia z tytułu świadczenia usług.
Związek, o którym mowa wyżej, istnieje m.in. wtedy, gdy między kontrahentami zachodzą powiązania wynikające ze stosunku pracy (ust. 2 ww. artykułu).
Na podstawie ww. przepisów organ podatkowy zakwestionuje wartość wynagrodzenia za wykonywane usługi, które odbiega od wartości rynkowej, w sytuacji gdy stroną umowy jest pracownik, a świadczeniobiorcy (w tym przypadku – pracownikowi) nie przysługuje prawo do odliczenia VAT z tytułu zakupu ww. usługi.
Oczywiście urząd skarbowy będzie miał prawo do podważenia uzgodnionej przez strony umowy wysokości wynagrodzenia (podstawy opodatkowania), o ile wykaże, że istniejący między stronami związek (tu: pracodawca – pracownik) miał wpływ na ustalenie tego wynagrodzenia.
Marek Jurek, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego 
Odpowiedzi udzielono 13 marca 2015 r.