Osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą zarejestrowaną w Polsce. Wykonuje czynności na terenie Polski zatrudniając pracowników. Firma otrzymuje zlecenie wykonania czynności za granicą. ZUS wystawia na okres pobytu za granicą pracownika dokument E101, z którego wynika, że wynagrodzenie pracownika w czasie pobytu za granicą ma wynosić minimum 3200 zł miesięcznie.
Czy taki wyjazd można potraktować jako delegację i co za tym idzie wypłacić należne diety, zapłacić pracownikowi koszty noclegu i dojazdu w postaci biletu lotniczego?
Czy wystawienie formularza E101 i wypłata wyższego wynagrodzenia przesądza o tym, że jest to oddelegowanie a nie delegacja?
Czy wypłacone diety, koszty noclegu i biletu lotniczego będą podlegały opodatkowaniu u pracownika?
Formularz E101 nie przesądza o oddelegowaniu - wciąż możemy mieć do czynienia z delegacją problem jednak w tym, że polskie przepisy nie precyzują, co należy rozumieć przez oddelegowanie.
Pojęcia delegacji i oddelegowania są bardzo do siebie zbliżone. Sięgając do słownika (słownik PWN wersja elektroniczna 2.0 edycja 2004) uzyskamy następujące definicję:
1) delegacja - wyjazd w sprawach służbowych; delegowanie kogoś dla spełnienia jakichś czynności poza siedzibą organu delegującego,
2) oddelegowanie - przeznaczenie kogoś do wykonania jakiegoś zadania służbowego.
Po prawną definicję delegacji należy sięgnąć do ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p. Zgodnie z art. 775 k.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Oznacza to, że aby mieć do czynienia z podróżą służbową musi być spełniony szereg warunków:
1) pracownik musi otrzymać polecenie wyjazdu służbowego,
2) pracownik musi wykonywać w trakcie wyjazdu zadanie służbowe,
3) zadanie powinno być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.
Warto nadmienić, iż żadne przepisy nie precyzują jaki okres może trwać podróż służbowa. Od strony prawa pracy nie ma więc przeszkód aby - jeżeli jest to uzasadnione specyfiką pracy - podróż trwała nawet kilka, czy kilkanaście miesięcy. Osoby zajmujące się prawem pracy dość często wyrażają pogląd, iż delegacja (podróż służbowa) może trwać do 3 miesięcy. Ich zdaniem wynika to z art. 42 § 4 k.p., zgodnie z którym wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Zdaniem autora jednak w przepisie tym jest mowa o pracy innego rodzaju, a nie wykonywanej w innym miejscu. Powoduje to, że pogląd ten budzi uzasadnione wątpliwości.
Specjaliści od podatków są bardziej skłonni uznawać, iż oddelegowanie zaczyna się po pół roku (dokładnie po 183 dniach), po tym bowiem okresie podatek powinien być płacony za granicą.
Należy także wspomnieć, że w sytuacji, gdy pracownik stale świadczy pracę na danym terenie, trudno uznać, iż następuje to w ramach podróży służbowej - takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w uchwale siedmiu sędziów z dnia 19 listopada 2008 r., II PZP 11/08 Biuletyn SN Nr 11/08 z dnia 8 grudnia 2008 r., uzasadnienie: http://www.sn.pl/orzecznictwo/uzasadnienia/ipusisp/II-PZP-0011_08.pdf). Jeżeli zaś nie mielibyśmy do czynienia z podróżą służbową pracownikowi nie przysługują z mocy prawa diety i zwrot kosztów podróży - wypłata tych świadczeń mimo to powoduje, iż należy od nich naliczyć podatek dochodowy i składki ZUS.
Z pytania niestety nie wynika, na jaki okres pracownicy wyjeżdżają za granicę. Jeżeli wyjazdy są krótkie - mamy do czynienia z podróżą służbową, a E101 i podwyżka wynagrodzenia nie ma znaczenia. W przypadku natomiast dłuższych wyjazdów (dla bezpieczeństwa warto przyjąć granicę 3 miesięcy, mimo że jest ona mocno dyskusyjna) należy uznać, iż mamy do czynienia z oddelegowaniem, a w takiej sytuacji zazwyczaj uznaje się, iż diety i zwroty kosztów podlegają opodatkowaniu.
Czy taki wyjazd można potraktować jako delegację i co za tym idzie wypłacić należne diety, zapłacić pracownikowi koszty noclegu i dojazdu w postaci biletu lotniczego?
Czy wystawienie formularza E101 i wypłata wyższego wynagrodzenia przesądza o tym, że jest to oddelegowanie a nie delegacja?
Czy wypłacone diety, koszty noclegu i biletu lotniczego będą podlegały opodatkowaniu u pracownika?
Formularz E101 nie przesądza o oddelegowaniu - wciąż możemy mieć do czynienia z delegacją problem jednak w tym, że polskie przepisy nie precyzują, co należy rozumieć przez oddelegowanie.
Pojęcia delegacji i oddelegowania są bardzo do siebie zbliżone. Sięgając do słownika (słownik PWN wersja elektroniczna 2.0 edycja 2004) uzyskamy następujące definicję:
1) delegacja - wyjazd w sprawach służbowych; delegowanie kogoś dla spełnienia jakichś czynności poza siedzibą organu delegującego,
2) oddelegowanie - przeznaczenie kogoś do wykonania jakiegoś zadania służbowego.
Po prawną definicję delegacji należy sięgnąć do ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p. Zgodnie z art. 775 k.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Oznacza to, że aby mieć do czynienia z podróżą służbową musi być spełniony szereg warunków:
1) pracownik musi otrzymać polecenie wyjazdu służbowego,
2) pracownik musi wykonywać w trakcie wyjazdu zadanie służbowe,
3) zadanie powinno być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.
Warto nadmienić, iż żadne przepisy nie precyzują jaki okres może trwać podróż służbowa. Od strony prawa pracy nie ma więc przeszkód aby - jeżeli jest to uzasadnione specyfiką pracy - podróż trwała nawet kilka, czy kilkanaście miesięcy. Osoby zajmujące się prawem pracy dość często wyrażają pogląd, iż delegacja (podróż służbowa) może trwać do 3 miesięcy. Ich zdaniem wynika to z art. 42 § 4 k.p., zgodnie z którym wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Zdaniem autora jednak w przepisie tym jest mowa o pracy innego rodzaju, a nie wykonywanej w innym miejscu. Powoduje to, że pogląd ten budzi uzasadnione wątpliwości.
Specjaliści od podatków są bardziej skłonni uznawać, iż oddelegowanie zaczyna się po pół roku (dokładnie po 183 dniach), po tym bowiem okresie podatek powinien być płacony za granicą.
Należy także wspomnieć, że w sytuacji, gdy pracownik stale świadczy pracę na danym terenie, trudno uznać, iż następuje to w ramach podróży służbowej - takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w uchwale siedmiu sędziów z dnia 19 listopada 2008 r., II PZP 11/08 Biuletyn SN Nr 11/08 z dnia 8 grudnia 2008 r., uzasadnienie: http://www.sn.pl/orzecznictwo/uzasadnienia/ipusisp/II-PZP-0011_08.pdf). Jeżeli zaś nie mielibyśmy do czynienia z podróżą służbową pracownikowi nie przysługują z mocy prawa diety i zwrot kosztów podróży - wypłata tych świadczeń mimo to powoduje, iż należy od nich naliczyć podatek dochodowy i składki ZUS.
Z pytania niestety nie wynika, na jaki okres pracownicy wyjeżdżają za granicę. Jeżeli wyjazdy są krótkie - mamy do czynienia z podróżą służbową, a E101 i podwyżka wynagrodzenia nie ma znaczenia. W przypadku natomiast dłuższych wyjazdów (dla bezpieczeństwa warto przyjąć granicę 3 miesięcy, mimo że jest ona mocno dyskusyjna) należy uznać, iż mamy do czynienia z oddelegowaniem, a w takiej sytuacji zazwyczaj uznaje się, iż diety i zwroty kosztów podlegają opodatkowaniu.