Jak rozliczyć fakturę za energię cieplną wystawioną w 2014 r. ale dotyczącą roku 2013?

Koszty za energię cieplną na przełomie roku, gdy w ciągu roku wystawiane były faktury zaliczkowe należy rozliczyć w 2014 r. w dacie wystawienia faktury ostatecznej.

Pytanie

Jak rozliczyć koszty za energię cieplną na przełomie roku?
W ciągu roku wystawiane były faktury zaliczkowe na ogrzewanie, VAT był odliczany zgodnie z datą wystawienia faktury zaliczkowej w 2013 r. Na początku 2014 r. zostanie wystawiona faktura rozliczająca te zaliczki.
Jak wygląda ujęcie w koszty takiej faktury?
Czy będzie się to tyczyło kosztów roku 2013 czy roku 2014?

Odpowiedź

Koszty te należy rozliczyć w 2014 r. – w dacie wystawienia faktury ostatecznej.

Uzasadnienie

Faktem jest, że zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f., za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz rozliczających się metodą uproszczoną, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Faktem jest też, że ustawodawca nie ustanowił innych (szczególnych) regulacji przewidujących rozliczanie kosztów wynikających z faktur zaliczkowych.

Należy jednakże zauważyć, że zaliczki nie stanowią tzw. kosztów definitywnych. W oparciu zatem o fakturę zaliczkową nie można stwierdzić, czy koszt wynikający z faktury zaliczkowej został (zostanie) faktycznie poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Tym samym, przy kosztach wynikających z takiej faktury nie zostają spełnione warunki rozpoznania kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. Ponadto, z drugiej strony, tj. z punktu wiedzenia sprzedawcy, zgodnie z art. 14 ust. 3 pkt 1 u.p.d.o.f., pobrane wpłaty na poczet dostaw towarów i usług nie stanowią przychodów.

W związku z ww. okolicznościami, poniesione wydatki na poczet dostaw towarów i usług nie stanowią same w sobie kosztów uzyskania przychodów – należy je rozliczać dopiero po dokonaniu czynności (lub odpowiednio po zakończeniu okresu rozliczeniowego) na podstawie faktur ostatecznych. Stosownie zatem do art. 22 ust. 6b u.p.d.o.f. opisane w pytaniu koszty należy rozliczyć w 2014 r. – w dacie wystawienia faktury ostatecznej (zob. postanowienie Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 4 maja 2011 r., ILPB1/415-188/11-2/AGr). Fakt, że VAT był rozliczany na bieżąco w 2013 r. nie ma tu znaczenia.